Чем занимается отдел кадров?

Отдел кадров — это подразделение компании, отвечающее за эффективное управление человеческими ресурсами компании, то есть ее сотрудниками. Рассказываем, чем занимается отдел кадров и какие роли может занимать сотрудник этого отдела.

Отделу кадров компании поручено обучать и развивать своих работников, которые считаются одними из самых важных ресурсов компании. Миссия отдела кадров, также известного как HR-отдел, состоит в том, чтобы убедиться, что сотрудники компании адекватно управляются, получают соответствующую должности зарплату и эффективно обучаются и развиваются.  Отдел кадров также отвечает за набор, прием на работу, увольнение и управление зарплатой и льготами.

Как работает отдел кадров?

Отдел кадров занимается обеспечением того, чтобы в компании был солидный список сотрудников, которые обучены выполнять свои должностные обязанности. Разумеется, нужно следить за тем, чтобы их документы были в порядке, за своевременной выплатой заработной платы, получением льгот (например, для многодетных родителей), прохождением медосмотров персонала и тд. Отдел кадров обеспечивает эффективную политику, процедуры, а также удобные для людей инструкции и поддержку. Кроме того, функция управления персоналом служит для обеспечения того, чтобы миссия, видение и ценности компании были частью корпоративной культуры.

Кстати, именно отдел кадров занимается и решением вопросов с частичной мобилизацией — повестки для дальнейшего распространения чаще всего вручают именно HR, и уже от их поведения (и политики компании, так как сейчас линия реакции по большей части идет от начальства) будет зависеть, раскроют ли персональные данные коллег, которых могут мобилизовать.

Рекрутинг

Поиск и наем перспективных кандидатов — одна из задач отдела кадров, который использует бизнес-цели компании для управления процессом найма. Обычно HR оценивают должность, на которую нанимаются, чтобы определить ключевые обязанности и желаемую квалификацию, прежде чем писать описания вакансий и размещать объявления. Эйчары (хотя иногда этим тоже занимаются рекрутеры на аутсорсе) направляют квалифицированных кандидатов в компанию и сопровождают потенциальных сотрудников в процессе найма, рассылая резюме и проводя собеседования.

Найм

Отдел кадров расширяет предложения для квалифицированных кандидатов и договаривается о сумме заработной платы, бонусах и льготах.Правильный подбор персонала — важнейшая обязанность отдела кадров, поскольку сотрудники компании важны для ее успеха. Хорошие наймы улучшают бизнес-результаты и эффективность, поэтому очень важна тщательная проверка каждого кандидата на работу, включая достоверность биографических данных, образования и тд. Когда кандидат соглашается принять оффер, отдел кадров отвечает за процесс адаптации нового сотрудника.

Администрирование 

После приема на работу сотрудник может рассчитывать на то, что он будет иметь дело с отделом кадров по всем административным задачам, от заполнения необходимых документов (заявление о приеме на работу, согласие на хранение и передачу персональных данных, в прошлом трудовые книжки, справки из ПФР и многое другое) до навигации по графикам работы сотрудников. Отдел кадров выступает посредником в спорах между сотрудниками и решает любые дисциплинарные вопросы. Сотрудники могут обращаться к эйчарам, когда у них возникают сложности, и кадровики принимают необходимые меры. Например, если у сотрудника есть проблемы в общении с начальником (будь то тимлид или СЕО) или конфликт с другим сотрудником, HR урегулирует ситуацию и найдет решение. HR-отдел также должен убедиться, что компания соблюдает все применимые законы, касающиеся найма и трудоустройства.

Компенсации

Отдел кадров также обычно отвечает за надзор за компенсациями, включая заработную плату и стандартные бонусы, такие как оплачиваемый отпуск, абонемент в фитнес-зал, курсы английского, медицинское страхование. Обеспечение адекватной и своевременной выплаты полагающихся льгот (к ним относятся и премии) важно для поддержания удовлетворенности сотрудников. Кадровики готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника об их льготах по здоровью, времени отпуска, удержании налогов или других проблемах.

Здоровье и безопасность

HR считает здоровье и безопасность сотрудников приоритетом. Этот отдел исследует и разрабатывает процедуры по охране труда и технике безопасности в соответствии с законами и правилами. Отдел кадров может предложить сотрудникам обучение по охране труда и технике безопасности, порекомендовать подходящую одежду и оборудование при необходимости выполнения технических работ.

Обучение и развитие персонала 

Чтобы максимизировать производительность персонала, обычно проводится обучение. Его совместно с тимлидами организует отдел кадров. Иногда сотрудники отдела кадров привлекают сторонних специалистов, если требуется консультация.  HR также следят за тем, чтобы сертификаты или лицензии сотрудников были актуальными, и по возможности организовывают оплату курсов повышения квалификации. В обучение входят и психологические тренинги: они важны, например, для сотрудников технической поддержки, чтобы помогать им справляться с постоянным стрессом при работе с клиентами. Отдел кадров также отвечает за развитие сотрудников, и помогает сфокусироваться на планировании преемственности и развитии карьеры. Подготовка лучших сотрудников к продвижению по службе является частью ответственности отдела кадров.

Дисциплинарные взыскания и увольнение 

В случае неправомерных действий сотрудника отдел кадров должен предпринять определенные действия, чтобы исправить или объявить выговор за нежелательное поведение или работу. Решения могут включать устное или письменное предупреждение, испытательный срок или увольнение. Каждый случай рассматривается в индивидуальном порядке, и тяжесть нарушения диктует административный ответ. В тех случаях, когда сотрудник получает оффер другой компании/ недостаточно компетентен / нарушает корпоративную политику, отдел кадров отвечает за управление увольнениями. В рамках этого процесса HR могут проводить выходные собеседования и организовывать перевод последней зарплаты работника.

Типы карьеры в отделе кадров

Вариантов карьеры в отделе кадров достаточно много.  Должности варьируются от общей работы до руководящих или управленческих ролей и могут включать:

• Кадровый ассистент 
• Специалист по персоналу
• HR-generalist
• HR-менеджер
• HR-директор

Кроме того, в отделах кадров в крупных организациях есть сотрудники, которые организованы вокруг предоставления определенного компонента услуг человеческих ресурсов, таких как развитие организации или безопасность.  У них есть такие должности, как менеджер по обучению, консультант по организационному развитию или координатор по безопасности.

Внутренний HR против аутсорсинга

Как отдел, отвечающий за комплектование и обучение сотрудников, HR играет стратегическую роль, помогая компаниям ориентироваться в постоянно меняющихся условиях. Иногда некоторые обязанности отдела кадров могут быть переданы на аутсорсинг, например, администрирование заработной платы. Это оставляет отделу больше времени для того, чтобы сосредоточиться на функциях более высокого уровня, таких как организационное развитие или стратегия найма. Наличие собственного отдела кадров или решение передать эту функциональность на аутсорсинг зависит от множества факторов, включая размер организации.

Компании, которые выбирают аутсорсинг своего отдела кадров, экономят деньги и время, поскольку они отказываются от ежегодной выплаты заработной платы, чтобы платить небольшой команде несколько раз в год за желаемые услуги, которые им нужны в данный момент. Им не нужно покупать и внедрять систему HRIS, что может быть непросто. Однако аутсорсинг носит менее личный характер, поскольку кадровикам на аутсорсинге труднее чувствовать себя частью команды, и постоянные сотрудники могут возмущаться, когда кто-то извне указывает им, что делать.

Несмотря на то, что содержание собственного отдела кадров может быть значительным вложением, это делает HR-задачи более личными, что может быть выгодно. Отдел кадров внутри компании также контролирует соответствие корпоративной политики с местными, государственными и федеральными законами.

В конечном счете, выбор между внутренним или аутсорсинговым отделом кадров остается за руководителями высшего звена.

Отдел кадров: часто задаваемые вопросы

Вот несколько ответов на распространенные вопросы о человеческих ресурсах:

Что такое кадровые процессы?

1. Общие кадровые процессы включают в себя:
2. Планирование человеческих ресурсов
3. Управление вознаграждениями и льготами сотрудников
4. Управление производительностью
5. Отношения с трудовым коллективом

Каковы основные компетенции человеческих ресурсов?

К основным компетенциям HR относятся:

• Коммуникация: отдел кадров облегчает общение между сотрудниками и руководителями. Этот отдел также управляет разрешением конфликтов.
• Понимание бизнеса: HR-команды должны иметь некоторое представление о бизнесе, чтобы понимать, как кадровая политика способствует достижению целей организации, и разрабатывать стратегии для достижения этих целей.
• Этика: HR должен завоевать доверие внутри организации, чтобы быть эффективным.
• Знание человеческих ресурсов: команда кадровых ресурсов должна быть осведомлена о важности и стратегиях человеческих ресурсов. Каждому из сотрудников отдела кадров нужно постоянно учиться, чтобы оставаться в курсе.

Сколько сотрудников требуется в отделе кадров?

Хотя закон не требует наличия отдела кадров, некоторые предпочитают смотреть на количество сотрудников в компании в качестве показателя. К тому времени, когда штат штатных сотрудников достигнет 40–50 человек, пора подумать о найме преданного своему делу и опытного специалиста по персоналу.

Какие есть должности в отделе кадров?

В отделе кадров существует множество должностей, но есть пять основных функций:

• Кадровый персонал занимается поиском и наймом талантов.
• Представители отдела кадров по развитию принимают на работу новых сотрудников и предоставляют ресурсы для обучения.
• Бухгалтера устанавливают уровни заработной платы и пособий, которые соответствуют рынку.
• Директора по безопасности и охране здоровья обеспечивают соблюдение государственных требований по охране труда и технике безопасности.
• Специалист по работе с персоналом защищает права работников и улаживает разногласия.