Что такое HR-автоматизация Руководство с примерами
Подберём лучших IT-специалистов
Оставьте свои контакты,
и мы обсудим детали поиска

    Ваше имя
    Номер телефона:

    cceptance-929 default:on ] Я согласен на обработку персональных данных [/acceptance]

    Узнайте стоимость подбора вашего персонала
    Оставьте телефон, мы свяжемся
    с вами и проконсультируем

      Ваше имя
      Номер телефона:
      Подберём лучших IT-специалистов
      Оставьте свои контакты,
      и мы обсудим детали поиска

        Ваше имя
        Номер телефона:
        Главная Блог Что такое HR-автоматизация? Руководство с практическими примерами
        Данил Ильин Данил Ильин
        13 сентября
        265 просмотров

        Что такое HR-автоматизация? Руководство с практическими примерами

        Быстрый прогресс в области автоматизации HR позволил отделам кадров оптимизировать и ускорить свои методы работы, автоматизировать многие задачи и уделять больше времени процессам, ориентированным на людей, включая расширение возможностей своих сотрудников. Как ваша команда может применить HR-автоматизацию и работать более эффективно и результативно?

        Нет сомнений в том, что управление человеческими ресурсами и процессы являются важной частью любого бизнеса. HR отвечает за набор, прием на работу и увольнение сотрудников, обучение и развитие, расчет заработной платы и учета рабочего времени, отслеживание отпусков и больничных, а также общее самочувствие сотрудников в организации. Без HR ни одна компания не сможет работать бесперебойно. Однако многие отделы кадров до сих утопают в администрировании и бумажной работе, необходимой для ручной обработки этих задач. Было время, когда альтернативы не было. Теперь на помощь приходит автоматизация HR. Скоро все, что можно автоматизировать в HR, будет автоматизировано. Вот почему важно осуществить переход как можно раньше, чтобы ваш отдел кадров оставался квалифицированным и не остался позади.

        Что такое автоматизация кадрового делопроизводства?

        Автоматизация управления персоналом (HR Automation) использует программное обеспечение для оцифровки и автоматизации повторяющихся и трудоемких задач, включая администрирование адаптации сотрудников, начисление заработной платы, хронометраж и управление льготами. Это позволяет сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на более важных стратегических задачах, представляющих большую ценность для компании. Это также повышает эффективность и безопасность, снижая вероятность человеческой ошибки. HR-автоматизация возникла из-за времени и количества бумажной работы, связанной с повседневными процессами управления персоналом. Если HR-специалисты в вашей команде тратят больше времени на администрирование, а не используют свои ценные навыки в других областях бизнеса, значит, пришло время найти новый способ работы. Однако переход от ручного подхода к автоматизации управления персоналом требует определенного уровня навыков и обучения использованию технологии, чтобы быть эффективным. Но преимущества автоматизации HR для всех ваших сотрудников намного перевешивают время, энергию и деньги, которые вы вкладываете в достижение этой цели.

        Преимущества HR-автоматизации

        Почему стоит инвестировать в автоматизацию HR? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте рассмотрим некоторые ключевые преимущества автоматизации управления персоналом.

        • Повышенная эффективность

        HR во многом зависит от процессов, управляемых документами. Когда это делается вручную, это может занимать много времени, повторяться и быть крайне неэффективным. Бумажная работа может «застрять» в очереди или на столе одного человека, и ошибки случаются часто. Более того, требование, чтобы люди приходили в офис или отправляли факс по подписанным формам, является излишним. Автоматизация управления персоналом оцифровывает все вышеперечисленное и многое другое, повышая производительность и эффективность бизнеса. После этого компания может сосредоточить больше усилий на том, чтобы весь персонал HR был защитником людей. Эйчары могут сосредоточиться на построении культуры, обучению людей, становлению чемпионом на рабочем месте и экспертом по коммуникациям. Все четыре из этих компетенций необходимы для работы любого специалиста по персоналу.

        • Полезная информация

        Автоматизация управления персоналом позволяет отслеживать, собирать и анализировать данные всех видов. Это позволяет вам выявлять закономерности и создавать отчеты о своих выводах. Затем вы можете использовать эти идеи для улучшения процессов, исправления любых сбоев и выполнения других задач, которые работают в рамках всего бизнеса.

        • Уменьшение ошибок

        Ручное заполнение платежной ведомости, табелей учета рабочего времени и проверка отпускных прокладывает путь к человеческим ошибкам. Кроме того, машина может легко выполнять эти задачи быстрее и уменьшить возможность ошибки.

        • Улучшение общения и сотрудничества

        Автоматизация управления персоналом обеспечивает четкое представление обо всех задействованных процессах и этапах. Это помогает всем понять обязанности друг друга, что улучшает общение и командную работу.

        • Снижение затрат на бумажную обработку

        Бумажная обработка требует распечатки документов, а затем их подшивания и хранения где-то в качестве записи. Автоматизация HR снижает затраты, связанные с этим. Это сводит к минимуму потребность в пространстве для хранения и гарантирует, что записи можно легко найти одним нажатием кнопки.

        • Положительный опыт соискателей и сотрудников

        Когда сотрудники HR тонут в административных задачах, у них часто нет времени или они забывают проверить новых кандидатов на работу. Это создает негативный опыт найма, независимо от того, будут ли они в конечном итоге наняты или нет. Автоматизация HR означает, что у HR будет больше времени, чтобы вернуться к кандидатам и улучшить их общее впечатление. Кроме того, сотрудники получают выгоду от самообслуживания. Например, они быстрее утверждают свои заявления на отпуск и отчеты о расходах и могут отслеживать выплаты своим коллегам. Это способствует положительному опыту сотрудников.

        11 примеров автоматизации HR

        Что можно автоматизировать в HR?

        Вот несколько примеров автоматизации HR с примерами того, как компании в настоящее время используют автоматизацию HR и какую пользу она приносит им и их сотрудникам.

        • Рекрутинг

         Рекрутинговые процессы включают в себя:

        • Размещение объявлений о работе;
        • Отслеживание ответов;
        • Проверка резюме;
        • Оценка перед приемом на работу;
        • Сортировка и расстановка приоритетов кандидатов по заданным критериям;
        • Автоматизированные потоки электронной почты.

        Если вы не автоматизируете непродуктивные административные задачи из этих процессов, ваши сотрудники отдела кадров будут тратить на них ненужное время. И это не просто слова! Офис шерифа округа Оцеола раньше использовал бумажный процесс найма. Это означало огромную стопку документов, потерянные формы и отсутствие связи между отделами и соискателями. Столкнувшись с общенациональной нехваткой полицейских, они внедрили автоматизацию управления персоналом в рамках онлайн-оценки перед приемом на работу. В первый год это увеличило количество заявок в 2012 году с 446 до 1305 в следующем году. Формы были заполнены правильно (ни одно поле не должно оставаться пустым, как в бумажных версиях), и фотографии можно было загрузить. В конечном итоге офис шерифа нашел более качественных кандидатов из-за возросшего объема заявок. Процесс автоматизации отдела кадров также позволил им выполнять безбумажную проверку биографических данных и автоматически отправлять электронные письма кандидатам, обновляя их статус их заявок. Кроме того, они сэкономили первоначальные 2000 долларов на канцелярских принадлежностях для новых файлов найма.

        • Адаптация сотрудников

        Адаптация сотрудников требует сбора документов для проверки, подписания форм, предоставления доступа к инструментам новым сотрудникам, подачи запросов на устройства и многого другого.

        Автоматизация управления персоналом может предоставить простой контрольный список в процессе адаптации. Это включает в себя возможность создавать рабочие процессы автоматического уведомления и утверждения, собирать формы с электронной подписью и автоматически создавать официальные документы в формате PDF, быстро доставлять устройства сотрудникам, не дожидаясь ИТ-поддержки, и многое другое. В KPMG (Бельгия) не было процесса предварительной подготовки новых сотрудников, что означало длительный период ожидания между подписанием контракта и их первым рабочим днем. Для решения этой проблемы компания использовала интегрированное и безопасное программное решение для адаптации. Процесс адаптации начинается с момента подписания контракта с новым сотрудником. Новым сотрудникам автоматически отправляется вся практическая информация, которую им нужно знать, из приложения, прежде чем они начнут свой первый рабочий день. После двух лет использования приложения для автоматизации управления персоналом сотрудники KPMG оценили свой опыт найма на 4,45 балла из 5, а свою первую неделю — на 4,12.

        Кстати, примерно так сейчас функционирует «уральский Google» — российская компания СКБ Контур. Адаптация проходит в гибридном формате: новички проходят материал за месяц как оффлайн, так и онлайн с коллегами из других городов. Ко всем материалам есть доступ с помощью персонального офиса, а любые вопросы можно задать коллегам на «Стаффе» — портале новостей, очень похожем на VK по функционалу.

        • Оффбординг

        Процесс оффбординга часто можно упустить из виду, но он так же важен, как и адаптация. При правильном подходе увольнение помогает защитить компанию и произвести хорошее впечатление на бывших сотрудников. Однако ручное увольнение занимает много времени. Существует потенциальный риск потери форм или их неправильного заполнения. Кроме того, существует риск неспособности защитить компанию с точки зрения соблюдения требований и безопасности. Программное обеспечение для автоматизации HR-процессов позволяет создать контрольный список увольнения и:

        • заполнить и загрузить документы в электронном виде;
        • составить расписание выходных интервью,
        • обновить личную информацию;
        • договориться о последней зарплате работника;
        • сформировать заявки на возврат оборудования компании;
        • удалить им доступ к приложениям в выбранную вами дату;
        • удалить их из каталога компании в последний день (чтобы обеспечить их актуальность).
        • Доступ к приложениям и инструментам

        Когда новый сотрудник присоединяется к организации, ему необходимо будет предоставить доступ к соответствующим приложениям, которые им нужны, с нужными уровнями разрешений в первый день их работы. Это часто может привести к потере времени в первый день, когда сотрудник пытается полностью настроиться и получить доступ к центральным системам, необходимым для выполнения его роли. Автоматизация HR-процессов позволяет автоматически предоставлять доступ новым сотрудникам на основе заранее определенных критериев. Со временем сотрудникам также может понадобиться доступ к дополнительным приложениям и инструментам. Автоматизация управления персоналом позволяет любому сотруднику запросить доступ к приложению и принять или отклонить его своим руководителем.

        • Управление оплачиваемыми отпусками

        Ручной расчет и утверждение дней отпуска может быть проблематичным, поскольку он включает в себя множество задач:

        • Проверка остатка отпуска работника
        • Получение одобрения менеджера на запросы на отпуск
        • Учет отпуска для расчета заработной платы

        Кроме того, если это ложится на плечи одного человека, остается много места для человеческой ошибки. Электронные письма забываются, и есть риск сбоев, когда этот человек находится в отпуске или на больничном. Программное обеспечение для HR предлагает автоматизированный процесс управления отпусками, который автоматически рассчитывает все вышеперечисленное.

        • Требования о возмещении расходов

        Знаете ли вы, что 38% сотрудников сообщили, что представлять и обрабатывать расходы скучно, в то время как каждый шестой говорит, что боится этого делать? сообщили, что представлять и обрабатывать расходы скучно, в то время как каждый шестой говорит, что боится этого делать?

        Ненужные ручные задачи, такие как представление расходов, негативно сказываются на удовлетворенности вашего сотрудника работой. Доказано, что это снижает их производительность и производительность. Более высокий уровень удовлетворенности сотрудников приводит к более высокому уровню производительности, что приводит к повышению эффективности компании. Традиционно сотрудники должны отправить квитанцию, заполнить форму со всеми деталями, а затем получить одобрение менеджера. Анкеты ждут на столах людей и начинают накапливаться. Они могут быть заполнены неправильно и потеряться. Примерно каждый пятый отчет о расходах, составленный вручную, заполняется неправильно.

        Автоматизация HR позволяет оцифровать процесс расходов. Сотрудники могут загрузить фото чека со своего телефона, а программное обеспечение для управления расходами автоматически извлечет необходимые данные (сумма, продавец, НДС и т. д.). Как только сотрудник отправляет это, соответствующий менеджер немедленно уведомляется и может одобрить или отклонить его. Затем контроллер проверяет правильность данных и обрабатывает их одним щелчком мыши. Это экономит сотрудникам в среднем до 70% времени обработки, устраняет человеческий фактор и дает компаниям обзор расходов в режиме реального времени.

        • Начисление заработной платы

        Ручной подсчет отработанного времени или дней, наряду с больничными или отпускными днями, оставляет много места для ошибок. Это приводит к тому, что работникам недоплачивают или переплачивают.

        Автоматизация управления персоналом может упростить процесс, автоматически отслеживая и рассчитывая все, упрощая платежи и значительно облегчая поиск данных, если они необходимы для аудита соответствия или чего-то еще.

        • Налоговая декларация

        Существуют разные налоговые законы на разных уровнях (региональном, государственном, международном). Они зависят от размера организации и от того, где она работает. Это означает, что подача налоговых деклараций может быть сложной для вашего отдела кадров, особенно в связи с тем, что законы часто обновляются и изменяются.

        Автоматизация налогообложения заработной платы на основе соответствующих законов гарантирует, что сотрудники и подрядчики будут получать и заполнять правильные формы. Он также предоставляет цифровой файл, который легко найти в случае аудита. Программное обеспечение для налогообложения персонала ускоряет процесс подачи налоговых деклараций и устраняет стресс.

        • Тайм-менеджмент

        Наличие ручного расписания для отслеживания времени и назначение одного человека или команды для его отслеживания крайне неэффективно. Их часто заполняют раз в несколько дней, а уж теряют их практически постоянно. Приложение автоматизированного расписания позволяет хранить в цифровом виде профили сотрудников, записи о посещаемости и другую информацию. Это делает весь процесс более быстрым и точным. При необходимости можно отслеживать, в какое время ваш персонал приходит на работу.

        • Отслеживание эффективности сотрудников

        Автоматизация записей о производительности сотрудников означает, что у компании есть доступные данные для определения повышения, премий, дисциплинарных мер или увольнения. HR может отслеживать эти записи о производительности и предоставлять менеджерам доступ для добавления заметок, подготовки к обзору производительности и обеспечения достижения целей.

        Автоматизированное отслеживание производительности оптимизирует процесс, обеспечивает его беспристрастность, позволяет принимать точные решения и обеспечивает отличный ориентир как для менеджеров, так и для сотрудников.

        Какие инструменты автоматизации HR — лучшие?

        Это не рекламный пост, поэтому мы просто расскажем вам, что вы должны искать в инструменте автоматизации HR.

        Это во многом зависит от проблем, которые вы пытаетесь решить. Инструмент должен легко интегрироваться с решениями, которые у вас уже есть, и быть достаточно простым в использовании при минимальном обучении. Вам также необходимо учитывать бюджет, с которым вы работаете, установить сроки развертывания и учитывать стейкхолдеров.

        Большинство компаний могут иметь до 10-12 систем, задействованных в процессе автоматизации управления персоналом, а это означает, что простота интеграции имеет решающее значение для успеха. Также важно отметить, что автоматизация управления персоналом не исправит плохие процедуры или политики управления персоналом. Кроме того, выбранное вами программное обеспечение для автоматизации управления персоналом может хорошо работать для текущего размера вашей компании, но не масштабироваться по мере роста вашей компании или ее расширения за рубежом. Все эти факторы следует учитывать перед выбором инструмента автоматизации.

        Данил Ильин
        Руководитель агентства
        Закажите консультацию Мы свяжемся с вами в ближайшее время
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель
        Поделиться в соцсетях:
        Рекомендуем

        Моушен дизайнер — найти лучшего специалиста

        Задумываетесь о том, кто такой моушен дизайнер, в чем заключаются его обязанности и как найти этого...

        29 сентября
        29 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Найти менеджера проекта: где, как, на что обратить внимание

        Менеджер проекта, или PM, отвечает за руководство командой профессионалов в завершении проектов к...

        22 сентября
        222 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Найти 3D-дизайнера: где, как, на что обратить внимание?

        Создание изображений мест, людей, предметов и действий может оживить определенные элементы. Процесс...

        20 сентября
        167 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Найти иллюстратора: кого, где и как искать

        Иллюстраторы несут ответственность за создание искусства, которое передает определенное сообщение...

        19 сентября
        245 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Что такое HR-автоматизация? Руководство с практическими примерами

        Быстрый прогресс в области автоматизации HR позволил отделам кадров оптимизировать и ускорить свои...

        13 сентября
        265 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Employee experience — что это и как с этим работать

        Опыт сотрудников или employee experience — это способ целостного осмысления пути сотрудника. От...

        9 сентября
        242 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Аналитик BI: кто это и чем он занимается?

        Аналитики бизнеса работают с данными, создают информационные панели и выполняют другие обязанности....

        6 сентября
        252 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Чем занимается бренд-менеджер

        Каждый бизнес — это бренд, или, по крайней мере, он может им стать при правильном руководстве со...

        5 сентября
        187 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Где найти веб-дизайнера: 9 советов по поиску лучших

        Знаете ли вы, что 38% посетителей перестают взаимодействовать с сайтом, если его содержимое или...

        5 сентября
        274 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель

        Как и где найти графического дизайнера

        Найм дисциплинированного графического дизайнера, способного претворять идеи в жизнь, может стать...

        30 августа
        455 просмотров
        Данил Ильин
        Данил Ильин
        Основатель
        Соц.сети