Как посчитать срок закрытия вакансии

Для того чтобы понимать эффективность инструментов в рекрутинге, необходимо разобраться с этапами, воронкой и сроком закрытия вакансий. Остановимся на последнем пункте: как рассчитывать период работы над вакансией и почему это важно?

Ранее мы рассказывали о стоимости подбора персонала для компании, не менее важная метрика — срок закрытия вакансии.

Что это такое

В целом эта метрика показывает период от момента открытия вакансии до получения и принятия оффера кандидатом. Как только рекрутер берет вакансию в работу — начинается отсчет времени. И каждая компания определяет KPI и зону ответственности рекрутера индивидуально. Например, при расчете может учитываться время проверки анкеты, согласование с руководителем или сложность вакансии.
Также важно учитывать, что день, когда кандидат принял предложение о работе и время до его реального трудоустройства, — это два отдельных показателя. Кандидат может принять оффер, а выйти на работу через 2 недели — в любом случае, поиск по позиции уже прекращен.

Как рассчитать

Для общего понимания достаточно посмотреть результаты одного календарного месяца: разделить количество дней на сумму закрытых вакансий за этот период. Но такой способ больше подходит для массовых и линейных позиций, в ИТ-рекрутменте он не сработает. Потому что многое зависит от сложности вакансии и анализировать их по одинаковым срокам некорректно. Например, Java-разработчика можно найти за 10 дней, а на поиск уверенного DevOps-инженера может уйти больше месяца. Как быть в таком случае? Рассчитывайте срок закрытия вакансии отдельно по направлениям, видам разработчиков и уровню позиции.

Базовая формула

Время закрытия вакансии (ВЗВ) = Средний срок по каждой вакансии/Общее количество закрытых вакансий.

Например, за один месяц вы закрыли 5 вакансий. Сроки закрытия в днях каждой из них выглядят так: 10, 5, 20, 15, 13.

ВЗВ = (10 + 5 + 20 + 15 + 13)/ 5 = 13 дней (средний срок закрытия вакансии).

Важный момент. В расчете учитываются только рабочие дни: выходные и праздники не считаются временем работы над вакансией. Это необходимо донести до заказчика, потому что нередко бизнесу кажется, что время подбора затянулось.

Где вести расчет

У любого рекрутера должна быть отчетность по работе над каждой вакансией. Например, для общих результатов подойдут Google.Таблицы или другие облачные сервисы, а чтобы отследить динамику воронки подбора, используйте специальные HR-платформы: Хантфлоу, Potok и другие.

Чтобы рассчитать срок закрытия вакансии, нужно учитывать такие показатели:

• Название вакансии;
• Дата открытия (с момента получения заявки);
• Количество отправленных резюме;
• Количество одобренных кандидатов;
• Общее время работы над вакансией;
• Дата принятия оффера финалистом;
• Дата закрытия вакансии;
• ФИО финалиста (кандидат, который принял оффер);
• Комментарии (подробности по кандидатам, этапам и взаимодействия с заказчиком).

Такая статистика покажет общую картину и конкретные цифры сроков подбора сотрудника. Самые важные показатели здесь: 

1.Дата открытия.
2.Дата принятия оффера кандидатом.
3.Дата закрытия вакансии.

Остановимся на первом. Например, рекрутер закрыл вакансию PHP-разработчика, а заказчик попросил посмотреть еще несколько кандидатов. При этом заявки на подбор нет, но подбор сотрудника начался. Таких ситуаций допускать не стоит — это смазывает KPI и общую статистику рекрутинга. Полноценный сорсинг нужно начинать тогда, когда есть четкие SLA и понимание того, что новый сотрудник действительно нужен.

Про дату принятия оффера мы уже упоминали — это момент соглашения кандидата о трудоустройстве. А датой закрытия вакансии считается уже выход сотрудника в компанию, то есть его первый рабочий день.

В зависимости от целей, можно брать результаты каждого отдельного рекрутера или всей команды. Тоже самое и с периодом: для анализа общей результативности — средний показатель за год, результаты за меньший период — цифры за квартал или полугодие.

Зачем считать время закрытия вакансии

Узнать стоимость увольнения сотрудника

Чтобы не поддаваться панике в момент увольнения разработчика, неплохо понимать, как быстро вы сможете найти ему замену. Так вы подстрахуете бизнес и сможете сориентировать руководителя по срокам подбора.

Рассчитать сроки проекта 

Как определить сроки реализации проекта без понимания того, сколько потребуется времени на поиск команды? Расчет закрытия напрямую связан с бизнес-планом и темпом развития проекта. При планировании новой команды руководитель опирается на возможности подбора и рынка труда. Этот показатель нужно закладывать сразу, иначе ставить цели проекта будет сложно. 

Результативность рекрутера

Общая статистика показывает нагрузку каждого рекрутера и в зависимости от этого, помогает оптимизировать задачи. На длительный срок закрытия часто влияет количество вакансий в работе, а не компетентность рекрутера.

Распределение вакансий

Несмотря на то, что IT-рекрутер занимается всеми техническими вакансиями, результаты у всех разные. Кому-то проще закрывать Backend-разработчиков, а другой рекрутер с легкостью находит QA инженера. Логично распределять вакансии в зависимости от сильных скилов каждого.

Выстраивание диалога с бизнесом

В IT особенно важна функция HR. И чтобы она не оставалась на уровне одного подбора, необходимо устанавливать связь с руководителями и погружаться в процессы. Изучайте бизнес-стратегию и цели будущего проекта. Какое количество сотрудников необходимо? Как их компетенции помогут реализовать задачи бизнеса? Какой реальный срок закладывать на поиск? SLA организовывает процесс и помогает выйти на новый уровень коммуникации с бизнесом.

В статье мы рассказали о том, как рассчитать реальный срок закрытия позиций. Чтобы увидеть достоверные данные, пробуйте разные схемы и не забывайте про регулярность подсчетов. А если вам нужен классный специалист, оставляйте заявку на  нашем сайте.