Как правильно отказывать кандидатам

Каждый рекрутер сталкивается с моментом, когда нужно отказать кандидату. Это может быть в начале отбора или на финальном этапе — в любом случае момент неприятный. Рассказываем о способах, как это делать. 

Отказываем на разных этапах

Способ отказа кандидату зависит от трех моментов: вакансии, уровня доверия с кандидатом и этапа отбора. 

Первичный отклик

Казалось бы, вы не знакомы с кандидатом и никаких договоренностей нет. Но здесь все зависит от вакансии. В IT, в принципе, лишних кандидатов не бывает, поэтому старайтесь уделить внимание всем. Составьте шаблон письма или воспользуйтесь автоматизированным с hh.ru. В таком виде отказывайте джунам и специалистам без релевантного опыта. С остальными выходите на связь как можно раньше.

Способ отказа: Ответное письмо на джоб-сайте или на e-mail.

Интервью с рекрутером

Как правило, это первоначальный скрининг, на котором рекрутер узнает основную информацию у кандидата. Тут есть два варианта:

1. Если в процессе общения вы понимаете, что у кандидата нет хард скиллов, без которых никак, — скажите ему об этом сразу. Например, вы ищите Java разработчика, но кандидат не работал со Spring Framework. Не берите паузу, а скажите, что не готовы рассмотреть кандидата на эту позицию.

2. По итогу телефонного интервью кандидат подходит, и вы отправляете его резюме руководителю. Затем обозначаете кандидату, что выйдете с ним на связь в течение двух дней. Если тимлид не готов рассматривать дальше, напишите об этом человеку. Укажите причину: недостаточный опыт или выбор в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, соцсети 

Техническое интервью

Самый ответственный этап для IT-специалиста, после которого он точно ждет обратную связь. Нередко бывает так, что руководитель не готов дать окончательный ответ и хочет посмотреть других кандидатов. В итоге HR держит кандидата на холде и не может сказать ему ничего конкретного. В этом случае объясните кандидату текущую ситуацию и спросите, сколько он готов ждать. Ну а если кандидат все-таки слабоват для проекта, дайте ему развернутый ответ.

Способ отказа: После тех скрининга — напишите в мессенджере. Если брали паузу, лучше позвонить и озвучить причину отказа устно. 

Собеседование с тимлидом/руководителем

Причиной отказа может быть не только уровень технических скиллов, но и общее впечатление о кандидате. Например, компании нужен сотрудник, который будет не просто кодить, а предлагать свое видение продукта. Кандидат хорошо знает техническую часть, но проявлять инициативу и быть ментором в команде он не готов. Если тимлид понимает, что такой разработчик не совсем подходит по профилю, отказывать придется все-равно HR-y. В этом случае лучше сказать, что вы определились в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Вакансия стала неактуальной

Такая ситуация случается при оптимизации штата или повышении сотрудника, например. Здесь особенно важно сохранить отношения с кандидатом, чтобы была возможность вернуться к нему при актуальности. Скажите честно о том, что приостановили подбор и с радостью вернетесь к кандидату в дальнейшем. Если он уже и найдет работу, вы сохраните отношения на будущее.

Способ отказа: Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Как смягчить отказ

Особенно важно правильно отказывать финалистам — возможно, вы к ним еще вернетесь. Вот важные правила, о которых стоит помнить:

Обращайтесь к кандидату лично

Шаблонный текст виден сразу, поэтому пишите более живым языком. Если вы перешли с кандидатом на «ты», используйте это в отказе. 

• «Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком».
• «Добрый день, Алексей. Пишу с обратной связью, как и договаривались».
• «Алексей, приятного дня. Хочу сообщить итоги тех интервью».

Обоснуйте решение

Даже если это пара слов, кандидату будет приятно. После технического интервью соберите обратную связь с коллег и кратко обозначьте кандидату, каких скиллов ему не хватило.

• «Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком. К сожалению, он отрицательный, но надеюсь информация от коллег будет полезной» + добавить комментарий по тем знаниям, которые проверяли на собеседовании.
• «Получила обратную связь от коллег по итогам интервью. На данный момент вашего опыта недостаточно для решения наших задач».
• «По итогам интервью, к сожалению, не готовы выходить с предложением о работе. Не хватило знаний сетей, SQL запросов и фреймворков».
• «Алексей, наши потребности на текущий момент несколько отличаются от вашего профиля, поэтому мы продолжим поиск». 

Выделите сильные стороны кандидата

Даже если кандидат вам не подошел, наверняка чем-то он понравился. Напишите об этом пару слов.

• «Коллеги отметили ваш уверенный разговорный английский».
• «Алексей, нам понравилось ваше стремление к развитию. Уверена, что в скором времени вы сможете применить свои знания».
• «Из сильных скиллов хотим отметить…».

Поблагодарите за время

Процесс подбора может занимать больше недели, а это потраченное время и компании, и кандидата.

• «Спасибо, что уделили время нашему проекту».
• «Спасибо за уделенное время. Будем на связи».
• «Благодарю за то, что уделили время нашей компании».

Пожелайте удачи

Пара приятных слов в конце — показатель уважения и внимания к человеку.

• «Желаю вам удачи в поиске проекта по душе».
• «Верю, что вы найдете интересный для себя проект». 
• «Удачи в поисках компании, в которой вы сможете применить свои навыки». 

Оставьте дверь открытой

Это главный принцип при отказе хорошему разработчику. Мир IT тесен и спустя время рекрутеры возвращаются к тем кандидатам, которые не прошли отбор. 

• «Направлю ваше резюме коллегам — они рассмотрят вас на свои направления».
• «Если будут другие вакансии или что-то поменяется, я вам напишу».
• «Я буду рада, если мы будем оставаться на связи». 

Звонок или письмо

Какой бы вариант вы не выбрали, помните, что любой из них — лучше молчаливого отказа. Звоните кандидатам, с которыми был долгий процесс подбора и тем, кого вы рассматривали на топовые позиции.

В других случаях можно написать на e-mail или в мессенджерах, но не делайте сообщение шаблонным. Письменный отказ проще не только для рекрутера, но и для самого кандидата. Потому что это неловкая ситуация — кандидат может растеряться и диалог получиться скомканным. А вот письмо — другая история. Кандидат его прочитает, когда будет готов и спокойно задаст вопросы. Отправьте кандидату развернутый ответ, если он прошел несколько этапов и дошел до финала.

Что писать в письме

Письменный отказ на e-mail — самый официальный из всех. Некоторым кандидатам удобнее общаться именно так и это лучше выяснять сразу. Самое главное — не делайте письмо слишком длинным, официальным и шаблонным. Приведем несколько примеров.

Что говорить по телефону

Если вы решили сообщить отказ в устной форме, постарайтесь, чтобы диалог получился естественным. То есть не стоит выбирать печальный тон и начинать с фразы: «Звоню сообщить неприятную новость». Так же как и в письменном виде, объективно дайте обратную связь кандидату, но будьте готовы ответить на вопросы. Сохраняйте дружелюбный тон и подбодрите человека, обратив внимание на его сильные стороны. Ну и, конечно, не забывайте оставить дверь открытой. Спросите, есть ли другие предложения и пожелайте удачи в поисках проекта.

Как не стоит отказывать

Реагировать слишком эмоционально

Любой рекрутер знает, что важно сохранять лицо компании и не переходить черту. Но бывает так, что кандидат реагирует слишком эмоционально на обратную связь. В этом случае постарайтесь спокойно выслушать, обосновать ответ и поскорее закончить диалог. 

Оценивать личностные качества

Если в кандидате что-то вас смутило, не стоит говорить об этом прямо. Мы оцениваем его профессиональные навыки и знания, все остальное — субъективная оценка. 

Забывать про кандидата

Отказ — это так же важно, как приглашение на собеседование. Помните, что это ваш имидж как рекрутера и компании в целом. 

Отказывать сухо без объяснения

«Вы нам не подходите» — фраза, которая ничего не скажет кандидату. Подумайте о нем как о специалисте, которому важна оценка его скиллов. 

Рассыпаться в извинениях

Не стоит выбирать многосложные формулировки о том, как вам жаль. Кандидаты также отказываются от вакансий и это нормально. Не ставьте себя в позицию жертвы, ведь это партнерские отношения. Лучше объективно объясните причину.