Корпоративная этика

Управление человеческими ресурсами занимается планированием рабочей деятельности и благополучием персонала. Всё это тесно связано с развитием компании. HR это та отрасль управления, где этика действительно имеет значение, поскольку она касается человеческих вопросов, особенно таких, как компенсация, развитие, производственные отношения, а также вопросы здоровья и безопасности. Именно поэтому сегодня специалисты по кадрам несут больше моральных, этических и юридических обязанностей, чем когда-либо прежде.

Помимо компенсаций и льгот, перед HR-командами теперь стоят такие задачи как поощрение разнообразия среди сотрудников, решение проблем неравенства и установление стандартов поведения на рабочем месте. Часто политика этики департамента HR по этим вопросам может напрямую влиять на то, как компания привлекает и удерживает таланты.

Согласно недавнему исследованию, например, 79% американских рабочих заявили, что не согласились бы на работу с более высокой зарплатой в компании, которая не приняла мер в случаях сексуальных домогательств. Хотя разговоры об этике HR, которые бросают вызов статус-кво на рабочем месте, являются признаком прогресса, они требуют от отдела кадров принятия жестких этических решений.

Быть моральным сердцем компании может показаться тяжелой задачей. Но независимо от проблемы, HR-специалисты, которые поддерживают строгие этические стандарты и стремятся к справедливой рабочей среде, будут поддерживать доверие сотрудников и привлекать новых кандидатов. 

Как сделать корпоративную среду комфортной для всех сотрудников компании? 

Это далеко не самая простая задача даже для опытного HR. Добиться комфорта всех коллег и сохранить собственный рассудок — это настоящий челлендж. 

Как помочь себе разобраться? 

• Знать законы

HR-специалисты должны принимать жесткие решения и привлекать сотрудников к ответственности за неправомерные действия, а это непростая задача.  Чтобы сделать это эффективно, требуется уверенность и авторитет.  Знание важных законов о труде и практики их соблюдения поможет решать эти проблемы по мере их возникновения, а не постфактум.

• Отдавать предпочтение профессиональному развитию

 HR — это постоянно меняющаяся область, особенно по мере того, как возникают новые тенденции, а технологии продолжают менять рабочую жизнь.  Чтобы быть в курсе этих изменений, требуется новый набор навыков и знаний.  Участие в тренингах — один из способов оставаться на шаг впереди.

• Быть этичным HR-лидером

Конфликты между коллегами на рабочем месте неизбежны.  Представьте, например, что сотрудник говорит вам, что его начальник, высокопоставленный руководитель, поступил с ним несправедливо.  Подобная ситуация требует от вас участия в жестких разговорах со всеми участниками.  Быть этичным HR-лидером означает быть уверенным в своих моральных решениях и эффективно доносить их до сотрудников.

А теперь к конкретным действиям. Чтобы урегулировать все возможные сложности, вам нужна кадровая политика.

Кадровая политика — это формальные правила и процедуры, которые определяют, как следует решать определенные вопросы на рабочем месте, включая права и обязанности сотрудников. Кадровая политика связана с трудовым законодательством. Чтобы избежать несоблюдения и штрафов со стороны правительства, работодатель должен придерживаться кадровой политики.

Политика HR предназначена для обеспечения структуры организации, в рамках которой могут приниматься последовательные решения. С их помощью можно продвигать справедливое отношение к людям.  

Зачем нужна кадровая политика?

HR-политики — это, по сути, курс действий, принятый бизнесом. Вот причины, по которой они нужны бизнесу:

• Они являются одним из средств связи между работодателем и сотрудником.
• Они передают различные руководящие принципы, которым необходимо следовать внутри компании.
• Создают ориентир, помогающий относиться ко всем сотрудникам одинаково и справедливо.
• Помогают руководству принимать более эффективные решения.
• Делают рабочий процесс более прозрачным.
• Предотвращают недопонимание, которое может возникнуть между работодателем и работником.
• Помогают снизить риски и убытки 
• Дают компании стратегическое направление
• Помогают сотрудникам быть более продуктивными и очерчивают их перспективы развития

Кадровая политика, когда она действует, считается частью контракта между работодателем и сотрудником. Это, впрочем, не обязательство, а своего рода напоминание.

Внедрение строгой кадровой политики может помочь организации продемонстрировать как внутри компании, так и за ее пределами, что она отвечает требованиям разнообразия, этики и обучения, которые требуются на современном рабочем месте. Так показывается, что компания выполняет свои обязательства в отношении регулирования и корпоративного управления сотрудниками. А значит, это вложение в репутацию компании.

Почему важно иметь четкую кадровую политику?

В ходе исследования соответствия малого бизнеса, проведенного Comply в 2018 году, было обнаружено, что, хотя 84% предприятий предлагали руководства для сотрудников и формальные письменные политики, а 85% требовали от своих сотрудников подтверждения получения этих политик, некоторые важные требования не были четко указаны в  рабочее место.  Например, у 47% компаний не было правил о том, что можно или нельзя публиковать сотрудникам в социальных сетях.

На современных рабочих местах не должно быть точечных руководств для сотрудников.  В условиях постоянного изменения и модернизации рабочего места кадровая политика должна быть в состоянии отражать происходящие перемены.  Важность поддержания актуальной, этичной и эффективной кадровой политики можно обозначить следующим образом:

• HR политика гарантирует заботу о каждом сотруднике организации;  их потребности уважаются, и им предоставляются надлежащие льготы за их работу.
• HR политика помогает рассматривать жалобы, проблемы и недовольства сотрудников и намечает, как их решить надлежащим образом.
• HR политика помогает защитить сотрудников от последствий плохого поведения коллег и даже от самой организации.
• HR политика помогает обучать и развивать сотрудников, которые соответствуют потребностям организации.
• HR политика помогает сотрудникам получать адекватную и справедливую компенсацию.
• HR политика помогает поддерживать дисциплину на рабочем месте и предоставляет оплачиваемый отпуск и праздники персоналу.

9 must-have для HR политики: 

• Политика занятости по желанию

Как работодатель, так и работник могут прекратить трудовые отношения в любое время и по любой причине, если это законно.  Это правило стоит разместить на видном месте.

• Политика против домогательств и дискриминации

Эти правила запрещают домогательства и дискриминацию на рабочем месте.  Эта тема как правило регулируется государственными законами, особенно если речь  идет о возможном преступлении, поэтому важно ознакомиться с кодексами и учесть все соответствующие меры защиты при установлении этой политики.

• Политика в отношении сексуальных домогательств

В современном мире сексуальные домогательства — тема для широкой дискуссии. Продемонстрировать, что это недопустимо и неприемлемо — важно. Информирование и обучение сотрудников с помощью актуальной политики в отношении сексуальных домогательств имеет решающее значение, и в некоторых регионах может даже потребоваться, чтобы ваша организация имела такую ​​политику.  Защитите свою компанию, четко сообщая о принципах нулевой терпимости к нежелательным или неприемлемым комментариям или действиям сексуального характера.

• Политика классификации занятости

Четкое определение классификации должностей является передовой практикой отдела кадров.  Это может включать полный рабочий день, неполный рабочий день или другие формы занятости.  Сотрудники могут диктовать право на льготы и оплату сверхурочных, поэтому принципиальной политикой должно быть четкое определение всех категорий сотрудников.

• Политика предоставления отпусков и отгулов

Эти политики должны учитывать правила и процедуры вашей организации в отношении отпусков, отпусков, больничных и всех других видов пособий в свободное время.  Нужно также включить отпуск, требуемый по закону, например, отпуск по семейным обстоятельствам.  Ознакомьтесь с законодательством, чтобы убедиться, что все требования к отпуску включены в ваши кадровые политики.

• Политика относительно перерывов

Работать без перерыва на обед недопустимо. Четкая регламентация наличия и времени на обед и другие перерывы гарантирует, что сотрудники хорошо информированы о частоте и продолжительности указанных перерывов, а также о любых связанных с ними дополнительных правилах или ограничениях.

• Выплата заработной платы

Нужно проинформировать сотрудников о соответствующем методе учета их рабочего времени, а также о важности точного учета их рабочего времени. Политика в отношении периодов оплаты сообщает сотрудникам о частоте выплаты зарплаты, доступных методах получения оплаты и сроках, если день выплаты зарплаты приходится на выходной.

• Охрана труда

Этот раздел описывает меры безопасности и действия в чрезвычайных ситуациях на рабочем месте. Одно из нормальных  требований —  немедленно сообщать о любых производственных травмах, даже если ваш коллега врезался в стеклянную дверь по дороге на мит-ап.  В эпоху пандемии здесь же можно упомянуть об обязательном масочном режиме и необходимости использовать санитайзеры.

• Посещаемость и пунктуальность

Правила посещаемости четко сообщают, когда сотрудники должны быть готовы к работе, оговаривая их запланированное время начала работы каждый день и предусматривая процедуры информирования своих руководителей об отгулах или опозданиях.

5 трендов в HR политике

• Политика использования оружия на рабочем месте (или нулевая терпимость к насилию на рабочем месте)

Работодатели обязаны защищать сотрудников от всех форм насилия на рабочем месте, включая физическое насилие, домогательства, запугивание и даже нарушение порядка.  Политика обращения с оружием и насилием может быть объединена с вашей общей политикой домогательств или безопасности или может быть сообщена отдельно. Можно также ознакомиться с информацией о защите от террористических атак. 

• Правила удаленной работы

Удаленка давно стала признанным трендом.   Однако не все компании лояльно подходят к удаленной работе, поэтому важно уточнить позицию вашей организации в отношении возможности работать из дома.

Вопросы, которые необходимо решить относительно удаленки, включают:

• Кто имеет право на удаленную работу?
• Есть ли ограничения на удаленную работу?
• Как вы будете контролировать удаленных сотрудников?

Ваша политика в отношении удаленных работников должна соответствовать всем законам. Нужно помнить: работать из дома не значит работать сверхурочно или получать меньше. А еще кадровая политика должна предусматривать право прекратить возможность удаленной работы в любое время.

• Политика использования собственных устройств

Поскольку все больше сотрудников начинают использовать свои собственные гаджеты для работы, включая телефоны, ноутбуки и планшеты, необходимо принимать во внимание вопросы конфиденциальности и безопасности.  Есть также опасения, что любые личные устройства будут потеряны или украдены.  Политика в отношении использования персональных устройств должна быть частью любого современного рабочего места.

Вот на что нужно обратить внимание:

• Какие личные устройства вы разрешите использовать сотрудникам?
• Как вы будете контролировать персональные устройства?
• Какие ограничения или функции безопасности вам потребуются?

Ваша политика в отношении персональных устройств должна соответствовать всем законам, устанавливать процедуру увольнения и включать любые применимые риски или обязательства, связанные с использованием личных устройств в деловых целях.

• Политика в отношении социальных сетей

Это может защищать репутацию вашей компании как в Интернете, так и за его пределами.  Несмотря на относительно современный характер этой темы, вам все равно следует разработать правила.

Вопросы, которые необходимо решить относительно социальных сетей, такие:

• Вы хотите регламентировать только рабочие социальные сети? 
• Будете ли вы контролировать, что пишут сотрудники в их личных аккаунтах?
• Какие ориентиры необходимо установить?
• Как вы будете контролировать использование социальных сетей на работе?

Нужно указать, чем конкретно нельзя делиться в социальных сетях и разъяснить дисциплинарные меры за нарушения конфиденциальности.

• Еще о конфиденциальности

Из-за того, как быстро в современном обществе передается информация, важно быть конкретным в вашей политике конфиденциальности. Многие компании запрещают разглашать такие данные как сумму заработной платы и условия труда.

Обдумайте следующее: 

• Что нужно вашей организации для сохранения конфиденциальности?
• Какие параметры конфиденциальности вы хотите установить?
• Каковы последствия для нарушителей?

Ваша политика конфиденциальности должна содержать конкретные примеры рассматриваемых конфиденциальных материалов, перечислять обязанности сотрудников (например, не обсуждать конфиденциальную информацию в незащищенных сетях) и соответствовать любым применимым законам.