Офбординг сотрудников
Подберём лучших IT-специалистов
Оставьте свои контакты,
и мы обсудим детали поиска

    Ваше имя
    Номер телефона:
    English EN Russian RU
    Главная Блог Офбординг сотрудников
    Офбординг сотрудников
    Данил Ильин Данил Ильин
    8 февраля
    352 просмотров

    Офбординг сотрудников

    Текучка кадров неизбежна. Сотрудники переводятся в другие отделы, переезжают, меняют сферу деятельности или принимают оффер другой компании.

    В идеале хочется расстаться с бывшими коллегами мирно.  Но процесс увольнения может быть неприятным для обеих сторон, и сотрудники часто уходят с чувством неудовлетворенности и неуважения к себе. Да и негативного отношения к работодателю из-за недосказанностей тогда не избежать.

    Как улучшить процесс увольнения так, чтобы ваш HR бренд от этого только выиграл? 

    Что такое офбординг? 

    Онбординг и офбординг похожи на морское путешествие — сотрудники присоединяются к организации, двигаются вместе с компанией и однажды уходят. 

    О значимости периода адаптации рассказано достаточно: когда новый сотрудник приходит в компанию, его знакомят с командой, корпоративной культурой, инструментами и базой знаний организации, чтобы он был готов к успеху в своей новой роли. Офбординг нужен для того, чтобы грамотно и вежливо помочь уже бывшему сотруднику компании передать обязанности, дать и получить обратную связь. 

    Не стоит недооценивать офбординг, если только вы не хотите спустя пару недель после увольнения сотрудника писать ему с просьбой составить инструкции для новичка или сдать пропуск.

    Как правильно прощаться с сотрудником

    Зачем нужен офбординг? 

    Точный процесс увольнения будет зависеть от размера вашей компании, положения сотрудника в компании и характера его ухода. Чек-лист офбординга поможет соблюсти все формальности и остаться в выигрыше.

    Офбординг помогает

    — Предотвратить юридические проблемы. Это могут быть  споры по нарушению трудового законодательства, компенсации за неправомерное увольнение.

    Что делать: 

    1. Задокументируйте расторжение контракта: попросите сотрудника подписать официальное заявление об увольнении для вашего учета. Документация важна вне зависимости от того, уходит сотрудник по собственному желанию или нет.
    2. Подготовьте компенсационные, льготные и налоговые документы в бухгалтерии. 
    3. С помощью бухгалтерии сделайте расчет заработной платы. 

    — Снизить риски безопасности. Например, вернуть активы компании и лишить сотрудников доступа к учетным записям компании.

    Что делать: 

    1. Просмотрите контракты и соглашения о неразглашении: проведите окончательную проверку трудового договора сотрудника. Убедитесь, что все в порядке.  
    2. Позаботьтесь о безопасности данных: заблокируйте профиль сотрудника во всех CRM и других внутренних системах.  Закройте доступ к конфиденциальной информации компании. Смените пароли к любым учетным записям, к которым сотрудник имел доступ. 
    3. Настройте доступ так, чтобы письма и звонки от коллег из других отделов или клиентов направлялись новому сотруднику или тому, кто замещает уходящего.
    4. Обновите организационные схемы в базах данных. Не создавайте путаницу для тех сотрудников, которые еще не знают о кадровых перестановках. 
    5. Верните оборудование компании. Это могут быть: 
    • Пропуск
    • Ноутбук
    • Смартфон
    • Ключи от офиса
    • Разрешение на парковку
    • Кредитные карты компании

    — Подстраховать команду на время поиска нового сотрудника.

    Что делать: 

    1. Обсудите процесс передачи обязанностей с сотрудником и тимлидом. 
    2. Сообщите команде: не позволяйте сплетням опередить вас. Следите за реакцией и потребностями коллег — важно, чтобы увольнение одного сотрудника не создало коллапса всей системы! 
    3. Определите, кто будет заменой: кто возьмет на себя роль уходящего сотрудника?  Будет ли работа распределена между несколькими людьми?
    4. Попросите сотрудника собрать любую информацию или файлы, к которым его замене потребуется доступ, включая пароли и учетные записи. Проверьте, не срывается ли спринт из-за увольнения?
    5. Организуйте записи, файлы или учебные материалы: сотрудник должен подготовить и систематизировать любую информацию и документы, которые он будет передавать замещающему лицу.  Посоветуйте четко маркировать файлы: так легче найти нужное.

    — Получить фидбек и улучшить условия труда для актуальных сотрудников;

    Что делать: 

    • Запланируйте exit-интервью: выделите время для встречи с сотрудником перед его уходом. Не пренебрегайте этим — у компании есть уникальный шанс получить обратную связь и понять, с чем связаны причины ухода сотрудника. Разобраться однажды — вполне возможно, предотвратить увольнения других коллег в будущем. 
    • Обсудите с работником его опыт в компании, рассказать о положительных и отрицательных впечатлениях, обсудить карьерные планы и, конечно, пожелать удачи. 

    Грамотный оффбординг помогает сохранять репутацию компании и повышать ценность бренда компании. Бывший сотрудник может порекомендовать вашу компанию для трудоустройства, может вернуться сам — или стать партнером в смежной отрасли. Хорошие отношения с бывшими коллегами — один из самых важных вкладов в человеческие ресурсы, который может сделать компания. 

    Хотя такой процесс увольнения требует дополнительных усилий, награда того стоит.  Aberdeen Group обнаружила, что компании, которые инвестировали в офбординг, продемонстрировали более высокий уровень удержания и вовлеченности сотрудников.

    Что такое и зачем нужен офбординг

    Как правильно попрощаться с сотрудником?

    Если ваш подчиненный уходит добровольно, дело упрощается — увольнение не является для него стрессом. Но если вы приняли решение о увольнении сотрудника по любым причинам, нужно помочь ему адаптироваться к новым условиям.

    • Сообщайте об увольнении лично. Рассылки с информацией о сокращении штата по почте — дурной тон. Да и вероятность того, что разозленные сотрудники выложат такое письмо в сеть, очень велика. 
    • Если это возможно, предложите испытательный срок — определите круг задач, по итогам которых будет приниматься окончательное решение.
    • Не начинайте и не заканчивайте сообщение об увольнении с негатива. Похвалите его за тот вклад, который он принес компании — и только потом сообщите о вашем решении. Обозначьте причины мягко и дайте сотруднику сохранить лицо. Не забывайте — все справляются со стрессом по-разному. 
    • Не распространяйте сплетни о причинах увольнения — этот поступок не только испортит репутацию компании, но и может заставить остальных сотрудников задуматься об увольнении. Но замалчивать факт и причины увольнения — тоже не выход, особенно если речь идет о компаниях с небольшим штатом. Слухи распространяются быстро. 
    • Напишите рекомендационное письмо. Это — хороший способ продемонстрировать свою лояльность к сотруднику. 
    • Дайте возможность попрощаться. Часто напоследок устраивают внутренние мероприятия с пиццей и  добрыми пожеланиями. Если ваш сотрудник проработал несколько лет и уходит без скандала, это более чем уместно.
    Как провести exit-собеседование

    Как провести exit-собеседование? 

    Этап 1. Решите, кто проводит интервью. 

    Бывает по-разному: интервью может проводить руководитель отдела, тимлид или HR. Это зависит от причин увольнения — если сотрудник заявляет, что дело в руководстве, лучше предложить провести выходное интервью человеку с более нейтральной позицией. Но давний коллега, который всегда был на хорошем счету, точно заслуживает внимания тимлида. 

    Этап 2. Подготовка к интервью

    Очевидный факт: все сотрудники разные. Поэтому готовьтесь к каждому exit-интервью:   продумайте список вопросов, просмотрите список задач и последних проектов сотрудника.  Отключите оповещения на смартфоне и, конечно, проводите интервью наедине. 

    До интервью предложите сотруднику письменную анкету. Вопросы в ней должны быть общими; хороший тон — предложить оценить работу, уровень заработной платы, отношения в коллективе и с руководством по шкале. Информация в анкете поможет вам сориентироваться во время общения с сотрудником. 

    Этап 3. О чем важно помнить на самом интервью.

    Дайте понять, что exit-интервью конфиденциально: уточните, можно ли поделиться опытом сотрудника с руководством. Не разглашайте личную информацию, которую вы возможно услышите — уходящий сотрудник может в будущем стать вашим партнером по бизнесу или пожелать вернуться в компанию. 

    Слушайте внимательно. Важно принять опыт человека и воздержаться от оценки — даже субъективное мнение может помочь удержать остальных сотрудников. 

    Примерные вопросы на интервью:  

    1. Почему вы решили покинуть компанию?
    2. Что вы думаете о работе здесь?
    3. Что компания делает правильно?
    4. Что, по вашему мнению, стоит исправить?
    5. Как мы можем это сделать?
    6. Есть ли у вас какие-то конкретные мысли о вашем руководителе или отделе, в котором вы работали?
    7. Есть ли сотрудники, которые чувствуют то же, что и вы?
    8. Как вам кажется, как другие сотрудники относятся к своей работе или компании в целом?
    9. Что вам больше всего нравилось в работе здесь?
    10. Не могли бы вы дать совет человеку, которого мы наняли на вашу должность?
    11. С кем из сотрудников, менеджеров или руководителей было комфортно и продуктивно работать? Почему?

    Не задавайте личных вопросов и не переходите к обвинениям, даже если сталкиваетесь с негативной реакцией. Помогите сохранить лицо сотруднику и, конечно, сохраняйте его сами.

    Данил Ильин
    Руководитель агентства
    Закажите консультацию Мы свяжемся с вами в ближайшее время
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель
    Поделиться в соцсетях:
    Рекомендуем

    Аналитик данных: чем занимается и когда он нужен в команде

    Аналитик данных также важен для проекта как разработчик. На основании его работы компания делает...

    19 мая
    70 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    10 инструментов для управления проектами

    Любой проект нужно систематизировать, чтобы реализовывать его и не отвлекаться на посторонние...

    18 мая
    93 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    Блокчейн-разработчик: чем занимается и где его искать

    За последние пять лет популярность blockchain резко возросла. И все больше компаний рассматривают...

    13 мая
    184 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    33 термина для IT-рекрутера

    Баг в программе, парсить данные, сделать бэкап. Как IT-рекрутеру понять то, о чем говорит...

    11 мая
    121 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    Джуниор в команде: плюсы, минусы и онбординг

    В бесконечной погоне за крутым разработчиком компании не всегда четко понимают кто им конкретно...

    6 мая
    169 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    JavaScript разработчик: чем занимается и где его искать

    JavaScript не менее популярный язык, чем Java. Но в чем отличие этих технологий и как найти...

    4 мая
    128 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    23 канала на YouTube, в Telegram и блоги в Instagram для рекрутера

    Продолжаем рассказывать о том, как прокачать навыки рекрутерам и HR-ам. В этом материале — подборка...

    29 апреля
    214 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    Что нужно знать IT-рекрутеру о фреймворках

    Понимать технологический стек — значит говорить с разработчиком на одном языке. А еще это помогает...

    28 апреля
    170 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    17 блогов и подкастов для HR-ов и рекрутеров

    Сфера HR требует постоянного развития. Особенно это важно для IT-рекрутера: чтобы быть в теме и...

    27 апреля
    142 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель

    Python разработчик: чем занимается и как его найти

    Python набирает популярность у разработчиков: по индексу TIOBE он занимает первое место среди...

    26 апреля
    188 просмотров
    Данил Ильин
    Данил Ильин
    Основатель