Офбординг сотрудников

Текучка кадров неизбежна. Сотрудники переводятся в другие отделы, переезжают, меняют сферу деятельности или принимают оффер другой компании.

В идеале хочется расстаться с бывшими коллегами мирно.  Но процесс увольнения может быть неприятным для обеих сторон, и сотрудники часто уходят с чувством неудовлетворенности и неуважения к себе. Да и негативного отношения к работодателю из-за недосказанностей тогда не избежать.

Как улучшить процесс увольнения так, чтобы ваш HR бренд от этого только выиграл? 

Что такое офбординг? 

Онбординг и офбординг похожи на морское путешествие — сотрудники присоединяются к организации, двигаются вместе с компанией и однажды уходят. 

О значимости периода адаптации рассказано достаточно: когда новый сотрудник приходит в компанию, его знакомят с командой, корпоративной культурой, инструментами и базой знаний организации, чтобы он был готов к успеху в своей новой роли. Офбординг нужен для того, чтобы грамотно и вежливо помочь уже бывшему сотруднику компании передать обязанности, дать и получить обратную связь. 

Не стоит недооценивать офбординг, если только вы не хотите спустя пару недель после увольнения сотрудника писать ему с просьбой составить инструкции для новичка или сдать пропуск.

Зачем нужен офбординг? 

Точный процесс увольнения будет зависеть от размера вашей компании, положения сотрудника в компании и характера его ухода. Чек-лист офбординга поможет соблюсти все формальности и остаться в выигрыше.

Офбординг помогает: 

— Предотвратить юридические проблемы. Это могут быть  споры по нарушению трудового законодательства, компенсации за неправомерное увольнение.

Что делать: 

1. Задокументируйте расторжение контракта: попросите сотрудника подписать официальное заявление об увольнении для вашего учета. Документация важна вне зависимости от того, уходит сотрудник по собственному желанию или нет.
2. Подготовьте компенсационные, льготные и налоговые документы в бухгалтерии. 
3. С помощью бухгалтерии сделайте расчет заработной платы. 

— Снизить риски безопасности. Например, вернуть активы компании и лишить сотрудников доступа к учетным записям компании.

Что делать: 

1. Просмотрите контракты и соглашения о неразглашении: проведите окончательную проверку трудового договора сотрудника. Убедитесь, что все в порядке.  
2. Позаботьтесь о безопасности данных: заблокируйте профиль сотрудника во всех CRM и других внутренних системах.  Закройте доступ к конфиденциальной информации компании. Смените пароли к любым учетным записям, к которым сотрудник имел доступ. 
3. Настройте доступ так, чтобы письма и звонки от коллег из других отделов или клиентов направлялись новому сотруднику или тому, кто замещает уходящего.
4. Обновите организационные схемы в базах данных. Не создавайте путаницу для тех сотрудников, которые еще не знают о кадровых перестановках. 
5. Верните оборудование компании. Это могут быть: 

• Пропуск
• Ноутбук
• Смартфон
• Ключи от офиса
• Разрешение на парковку
• Кредитные карты компании

— Подстраховать команду на время поиска нового сотрудника.

Что делать: 

1. Обсудите процесс передачи обязанностей с сотрудником и тимлидом. 
2. Сообщите команде: не позволяйте сплетням опередить вас. Следите за реакцией и потребностями коллег — важно, чтобы увольнение одного сотрудника не создало коллапса всей системы! 
3. Определите, кто будет заменой: кто возьмет на себя роль уходящего сотрудника?  Будет ли работа распределена между несколькими людьми?
4. Попросите сотрудника собрать любую информацию или файлы, к которым его замене потребуется доступ, включая пароли и учетные записи. Проверьте, не срывается ли спринт из-за увольнения?
5. Организуйте записи, файлы или учебные материалы: сотрудник должен подготовить и систематизировать любую информацию и документы, которые он будет передавать замещающему лицу.  Посоветуйте четко маркировать файлы: так легче найти нужное.

— Получить фидбек и улучшить условия труда для актуальных сотрудников;

Что делать: 

• Запланируйте exit-интервью: выделите время для встречи с сотрудником перед его уходом. Не пренебрегайте этим — у компании есть уникальный шанс получить обратную связь и понять, с чем связаны причины ухода сотрудника. Разобраться однажды — вполне возможно, предотвратить увольнения других коллег в будущем. 
• Обсудите с работником его опыт в компании, рассказать о положительных и отрицательных впечатлениях, обсудить карьерные планы и, конечно, пожелать удачи. 

Грамотный оффбординг помогает сохранять репутацию компании и повышать ценность бренда компании. Бывший сотрудник может порекомендовать вашу компанию для трудоустройства, может вернуться сам — или стать партнером в смежной отрасли. Хорошие отношения с бывшими коллегами — один из самых важных вкладов в человеческие ресурсы, который может сделать компания. 

Хотя такой процесс увольнения требует дополнительных усилий, награда того стоит.  Aberdeen Group обнаружила, что компании, которые инвестировали в офбординг, продемонстрировали более высокий уровень удержания и вовлеченности сотрудников.

Как правильно попрощаться с сотрудником?

Если ваш подчиненный уходит добровольно, дело упрощается — увольнение не является для него стрессом. Но если вы приняли решение о увольнении сотрудника по любым причинам, нужно помочь ему адаптироваться к новым условиям.

• Сообщайте об увольнении лично. Рассылки с информацией о сокращении штата по почте — дурной тон. Да и вероятность того, что разозленные сотрудники выложат такое письмо в сеть, очень велика. 
• Если это возможно, предложите испытательный срок — определите круг задач, по итогам которых будет приниматься окончательное решение.
• Не начинайте и не заканчивайте сообщение об увольнении с негатива. Похвалите его за тот вклад, который он принес компании — и только потом сообщите о вашем решении. Обозначьте причины мягко и дайте сотруднику сохранить лицо. Не забывайте — все справляются со стрессом по-разному. 
• Не распространяйте сплетни о причинах увольнения — этот поступок не только испортит репутацию компании, но и может заставить остальных сотрудников задуматься об увольнении. Но замалчивать факт и причины увольнения — тоже не выход, особенно если речь идет о компаниях с небольшим штатом. Слухи распространяются быстро. 
• Напишите рекомендационное письмо. Это — хороший способ продемонстрировать свою лояльность к сотруднику. 
• Дайте возможность попрощаться. Часто напоследок устраивают внутренние мероприятия с пиццей и  добрыми пожеланиями. Если ваш сотрудник проработал несколько лет и уходит без скандала, это более чем уместно.

Как провести exit-собеседование? 

Этап 1. Решите, кто проводит интервью. 

Бывает по-разному: интервью может проводить руководитель отдела, тимлид или HR. Это зависит от причин увольнения — если сотрудник заявляет, что дело в руководстве, лучше предложить провести выходное интервью человеку с более нейтральной позицией. Но давний коллега, который всегда был на хорошем счету, точно заслуживает внимания тимлида. 

Этап 2. Подготовка к интервью

Очевидный факт: все сотрудники разные. Поэтому готовьтесь к каждому exit-интервью:   продумайте список вопросов, просмотрите список задач и последних проектов сотрудника.  Отключите оповещения на смартфоне и, конечно, проводите интервью наедине. 

До интервью предложите сотруднику письменную анкету. Вопросы в ней должны быть общими; хороший тон — предложить оценить работу, уровень заработной платы, отношения в коллективе и с руководством по шкале. Информация в анкете поможет вам сориентироваться во время общения с сотрудником. 

Этап 3. О чем важно помнить на самом интервью.

Дайте понять, что exit-интервью конфиденциально: уточните, можно ли поделиться опытом сотрудника с руководством. Не разглашайте личную информацию, которую вы возможно услышите — уходящий сотрудник может в будущем стать вашим партнером по бизнесу или пожелать вернуться в компанию. 

Слушайте внимательно. Важно принять опыт человека и воздержаться от оценки — даже субъективное мнение может помочь удержать остальных сотрудников. 

Примерные вопросы на интервью:  

1. Почему вы решили покинуть компанию?
2. Что вы думаете о работе здесь?
3. Что компания делает правильно?
4. Что, по вашему мнению, стоит исправить?
5. Как мы можем это сделать?
6. Есть ли у вас какие-то конкретные мысли о вашем руководителе или отделе, в котором вы работали?
7. Есть ли сотрудники, которые чувствуют то же, что и вы?
8. Как вам кажется, как другие сотрудники относятся к своей работе или компании в целом?
9. Что вам больше всего нравилось в работе здесь?
10. Не могли бы вы дать совет человеку, которого мы наняли на вашу должность?
11. С кем из сотрудников, менеджеров или руководителей было комфортно и продуктивно работать? Почему?

Не задавайте личных вопросов и не переходите к обвинениям, даже если сталкиваетесь с негативной реакцией. Помогите сохранить лицо сотруднику и, конечно, сохраняйте его сами.