Онбординг сотрудников

«Пришел, увидел, победил» — таким в идеале должен быть результат правильно выстроенного онбординга в компании. Но зачастую его заменяют прогулкой по офису «тут — кухня, здесь — туалет» и формальным изучением талмудов с регламентами. А потом новичка забрасывают в море новых задач, чтобы он сам научился там плавать. 

Если в обычной компании такой вариант еще может прокатить, но на it-рынке это верный путь потерять нового сотрудника (и деньги, вложенные в его подбор соответственно). Как показывает аналитика, в случае неправильного онбординга, 50% сотрудников покидают новую компанию меньше чем через полгода после выхода. 

Сам себя онбординг не построит, и в этой статье мы разберемся, как сделать все грамотно.

Онбординг сотрудников на удаленке

Система онбординга — важный процесс, который нужно индивидуально выстраивать под каждую корпоративную культуру, видоизменяя систему под конкретный отдел или функцию. Даже во времена оффлайна настроить этапы онбординга было непросто, а в сегодняшних реалиях это требует дополнительных усилий.

Выстроить процесс при личном контакте в условиях офисной работы было проще, поскольку человек  мог наблюдать за отношениями в команде, присутствовать на встречах, знакомится с людьми и постоянно находится в новой среде без отрыва от коллектива. 

Но что делать на «удаленке»? 

• Поддерживайте связь с новеньким до его выхода и снизьте уровень стресса, предоставив всю информацию. Снимите максимальное количество вопросов до первого рабочего дня — тогда и вам, и ментору будет проще. А новичок скажет «спасибо» за заботу.
• Оперативно реагировать и собирать фидбек чаще, чем в офлайн-мире. На удаленке нельзя просто пройти мимо и спросить как дела. Поэтому hr-куратору или назначенному ментору стоит держать руку на пульсе и почаще сверяться с новичком о его состоянии. 
• Убедитесь, что в документации и презентациях все рассказано максимально понятно. Часто «старички» в компании общаются на своем специфическом языке, употребляя термины и сокращения, которые новому человеку непонятны. Не все могут смело переспрашивать, и в итоге новичок может потратить массу времени, выискивая расшифровки ваших аббревиатур в разных папках. Выход — создать мини-словарик, его можно прикрепить в том же welcome-book.

Onboarding в hr: как это работает

HR часто воспринимаются как многорукие многоноги, но даже самые опытные из них не смогут предусмотреть все вопросы потенциальных сотрудников. Тем не менее, именно на их плечах лежит забота о том, чтобы у нового человека была вся необходимая информация и он быстрее влился в работу. 

HR-куратор выполняет функцию координатора, соединяя между собой блоки IT, АХО, отдела кадров и бухгалтерии, подключая ментора и руководителя нового сотрудника. И все это с одной целью — обеспечить новичку комфортное вхождение в компанию с момента выставления оффера. 

Не все руководители отдают себе отчет, что роль hr-куратора не ограничивается знакомством нового сотрудника с компанией, общая миссия гораздо серьезнее — это база для создания будущей базы талантов. Первое впечатление, как известно, формируется очень быстро и изменить его в лучшую сторону потом очень непросто. Поэтому и мнение новичка о компании в первые дни создает его мотивацию к работе: будет ли он использовать максимум своих ресурсов или делать только то, что от него просят, параллельно просматривая новые вакансии? 

Как мы видим, онбординг давно перестал быть «сухим» представлением нового сотрудника команде объяснением работнику его функционала. Это сложный комплекс мероприятий, который реализуются поэтапно.

Этапы онбординга

Все начинается с пребординга (от принятия оффера до выхода на работу) и продолжается онбордингом (с первого рабочего дня и до окончания испытательного срока). Каждый из этих шагов направлен на приобретение положительного первого опыта, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей.

Пребординг

Чтобы все успеть, начинайте пребординг не позже, чем за 3 дня до выхода новичка. Основная цель — проверить, что все готово и ответственные лица (ментор, руководитель) помнят о выходе нового члена команды. 

• Приветственное письмо и welcome-book.
  Кандидат принял оффер и самое время познакомить его с компанией, командой, процессами и корпоративной культурой. Hr-куратор (чаще всего, это менеджер по адаптации или рекрутер, который вел всю коммуникацию с кандидатом), направляет подготовленные материалы для погружения в процессы. Это может быть короткое видео, презентация или ссылка на отдельный лендинг. Суть этапа — удержать фокус внимания новичка на компании и не дать ему забыть, зачем он дал свое согласие (особенно это важно при двухнедельной отработке на предыдущем месте).
  
• Подготовка рабочего места, учетной записи, установка ПО, запрос пропуска и прочие оргмоменты.
  Ощущение, что вас ждали как дорогого гостя — вот, что должен чувствовать новичок в первый день. А не раздражение и растерянность, когда его «пинают» от сисадмина к менеджеру АХО и вынуждают в первый день самому организовывать себе рабочее место. Если компания забыла про выход нового сотрудника, то что же будет дальше? 

Онбординг

• Новичок приходит в свой первый день на работу: техника уже готова, учетка заведена, пропуск сделан. Ему остается подписать документы и начать полноценное знакомство с ментором и командой. Всё пройдет как по маслу, если вы не пропустили этап пребординга.
• Знакомство с buddy-наставником. Ментор играет значимую роль в онбординге новичка: он знакомит со спецификой работы, поддерживает, отвечает на все вопросы. Ментором может быть сотрудник из команды новичка, например, человек с тем же стеком. Buddy следит за прогрессом новичка в разных задачах и минимизирует своё участие, если сотрудник уже отлично справляется сам. 
• Welcome-встреча — это не повторение того документа, который вы отправляли новичку на этапе пребординга. Это более глубокое погружение, которое в идеале должно быть подготовлено под конкретную функцию. К сожалению, во многих компаниях кс этому подходят формально и заставляют разработчика слушать про показатели продаж, площадь склада или особенности клиентов, а про специфику ПО или детали it-процессов умалчивают.
• Welcome-pack — подарочный набор для новых сотрудников. До сих пор не утихают споры на тему того, стоит ли вкладываться в эти презенты, или вполне можно обойтись без них. Безусловно, любому приятно получить такой приветственный бонус просто за то, что он вышел на работу. Но при ограниченном бюджете лучше сделать акцент не на материальный аспект, а на психологический комфорт новичка.
• Регулярные встречи с обратной связью: можно использовать короткие электронные опросники и анкеты, чат-бота или видео-созвоны. Цель — замотивировать сотрудника, обеспечить психологическую поддержку, погрузить новичка в корпоративную жизнь, а также вовремя среагировать при наличии тревожных сигналов.

Процесс онбординга

• Знакомство с культурой
  Перед тем как сотрудник выйдет на работу, ему нужно объяснить, куда именно он идёт и с чем может столкнуться. Чтобы на разных уровнях коммуникации не возникало противоречий, а сотрудники не чувствовали себя брошенными, нужно отправить им письмо с документом, где будут перечислены основные вводные. «Привет, мы работаем вот так, структура у нас такая, решения принимаются так, сюда мы идём за этим, а туда вообще не идем. Такое мы принимаем, а такое ни в коем случае».
  
• Путь сотрудника
  Вышел, а что дальше? Каждый сотрудник совместно с непосредственным руководителем создает свою личную «дорожную карту» развития — индивидуальный план. Он формируется с учетом потребностей бизнеса и запросов сотрудника развиваться в конкретных областях. Если новичок видит понятную перспективу роста, масштабные возможности для укрепления своего профессионализма — то его будет гораздо сложнее переманить в другое место.
  
• Социальная жизнь
  Это могут быть не только высокобюджетные корпоративы, но и простые вовлекающие мероприятия: конкурсы, челленджи, внутренние конференции, квесты. Основная задача — проявить заботу о сотрудниках и дать им ощущение причастности к компании.
  
• Обратная связь
  Рекрутер часто интересуется у руководителя, насколько новичок справляется с работой. Но далеко не всегда hr-кураторы берут фидбек у самого нового сотрудника. Хотя запросто может быть и так, что сотрудник полностью устраивает работодателя, но сам не чувствует свою нужность и уходит из такой компании. Регулярная обратная связь может сослужить вам хорошую службу: вы будете понимать, как идет «притирка» новичка, есть ли проблемы в процессе онбординга, которые нужно исправить и сможете предотвратить проблемные ситуации.

Чек лист онбординга

Правильный процесс онбординга позволяет новичку быстрее выйти на максимальный рабочий темп. Если новый сотрудник не будет отвлекаться на организационные вопросы работы в компании, то сможет сосредоточиться на своих непосредственных задачах. И тогда от него гораздо быстрее можно ожидать максимальной эффективности. 

Оставляем вам подробный чек-лист, чтобы все этапы онбординга прошли идеально. 

• До выхода на работу направить приветственное письмо и welcome-book для ознакомления с компанией
• Расспросить новичка о его хобби и интересных деталях биографии для будущей рассылки по компании
• Проверить готовность оборудования, нужных настроек и доступов
• Добавить новичка во все нужные рассылки и чатики
• Подготовить команду к приходу нового сотрудника, напомнить руководителю про его часть адаптации и назначить ментора
• Подготовить расписание активностей на первую неделю, составить план введения в должность и направить новичку
• В день выхода на работу организовать подписание документов, представление новичка команде, его ознакомление с компанией, ментором, продуктами
• Поставить напоминание про регулярный сбор обратной связи на протяжении всего периода испытательного срока
• Провести финальную встреча по итогам адаптации.

Пандемия стала драйвером запуска новых процессов в hr-отрасли. И дело не только в дистанционном формате работы. Но удаленка — это дополнительный вызов для HR в процессах адаптации новых сотрудников. 

В статье мы подробно рассказали о процессе и этапах онбординга новичков для ИТ-компаний.

Если у вас возникли сложности с подбором команды, обращайтесь к нам. Оставляйте заявку на нашем сайте — мы поможем найти классного специалиста