Матрица компетенций сотрудника

В отличие от прошлых лет, сейчас начинающим руководителям гораздо проще отслеживать уровень навыков своих сотрудников. Появилось много различных инструментов и методик, которые не только помогают проверять, насколько успешны и эффективны скилы специалистов, но и усиливать их, обнаруживая и исправляя слабые стороны. Один из таких инструментов — матрица компетенций сотрудника.

Для начала разберемся, что такое компетенции — а это навыки, знания и умения определенного человека. И для каждой должности они разные, поэтому матрица, то есть их сборный список, составляется на каждого сотрудника отдельно.

Что такое матрица компетенций сотрудника

Матрица компетенций — таблица, созданная под определенную должность, в которой расписываются «идеальные» значения для нее. Это оценочная шкала, часто в диапазоне от 1 до 5 или от 1 до 10, где 10 — отличное владение навыками, необходимыми для этой должности, а 1 — тотальное незнание. В некоторых случаях используется и процентная шкала оценки, но это не обязательное условие и зависит от удобства читающего матрицу. Если вам куда понятнее проценты — смело используйте именно этот вариант.

Этот инструмент создан для того, чтобы принимать важные решения, например если начальнику необходимо провести сокращение, но он переживает о том, чтобы результативность отдела просела не сильно, ему стоит проверить матрицы сотрудников и вынести решение сократить менее сильного специалиста. Или, если руководитель хочет отправить одного из сотрудников на обучение, чтобы повысить его навыки, он тоже обратится к матрице и отметит, кому из них не помешают такие курсы.

Матрица компетенций — очень полезный и иногда незаменимый инструмент, который набирает популярность прямо сейчас. И если вы хотите использовать ее, самое время научиться правильно составлять и работать с ней.

Для чего нужна матрица оценки компетенций сотрудников

В первую очередь она нужна, как понятно из названия, для оценки этих самых компетенций. Это один из способов объективно оценивать навыки, знания и потенциал сотрудников компании.

Вот несколько причин использовать ее:

• Оценка навыков. Матрица показывает «идеальную» должность и то, насколько какой-либо сотрудник соответствует ей. Например, ваш дизайнер получил 9 баллов по шкале креативности, но всего 5 по умению работать с программами. Теперь вы знаете, где у него слабое место и можете исправить этот недостаток, отправив на соответствующие курсы или попросив разобраться в дизайн-приложениях.
• Планирование стратегии обучения. Обучение персонала — один из этапов бизнеса. Конечно, приятно нанять сразу обученных специалистов, которые все знают и все умеют. Но рынок требований постоянно растет, появляются новые технологии, новые методики и алгоритмы, за всем этим просто невозможно уследить. Поэтому не удивительно, если некоторые сотрудники не успевают обучаться новым техникам продажи или следить за IT-трендами, их придется обучать, а в этом вам очень сильно поможет матрица, показывающая пробелы в знаниях специалистов..
• Переводы и сокращения. Основная задача руководителя — усиливать собственный отдел. Что, если ваш менеджер по продажам лучше всего подходит на должность аналитика? А ваш аналитик прекрасно подойдет на роль начальника отдела, а не рядового сотрудника? Все эти ответы можно и нужно найти в матрице. Помимо этого не стоит и забывать, что иногда приходится сокращать штат, если вы уволите сильного специалиста, компания и проект сразу же пострадают.
• Найм сотрудников. Еще один пункт в списке плюсов матрицы — найм. Найти толкового специалиста на рынке услуг трудно, но если у вас есть примерные ожидания и список необходимых навыков — вы сможете быстро подобрать нужного соискателя, отсеяв неподходящих.
• Развитие. Многие специалисты желают вырасти и подняться по карьерной лестнице. И как же им это сделать, если они не представляют, какие требования у компании для этого? Матрица подскажет им, на что обратить внимание и какие навыки улучшить.

На самом деле у матрицы много вариативности в плане применений, и большая часть крупных компаний давно учитывает их существование.

Какие компетенции входят в матрицу

В основном виды компетенций зависят от должности и компании, которая составляет матрицу, но есть и несколько основных, которые вы можете взять для своей матрицы.

Обычно это:

• Профессиональные навыки. Они разрабатываются по принципу «идеальной должности» — списка компетенций для конкретного рабочего места. Стоит отметить, что не все сотрудники сразу достигнут нужных значений, никто не может работать на 10/10 во всех направлениях. Обращать внимание нужно на низкие числа, например если у специалиста все значения в районе 3 из 10 баллов, вероятно, ему необходимо подтянуть свои навыки хотя бы до половины.
• Общие навыки. Если профессиональные значения характеризуют конкретную должность, общие можно обнаружить во всех. Например, это честность, работа на результат, взаимоотношение с коллегами, поддержание нейтральной или дружелюбной атмосферы в коллективе и т. д.
• Личные навыки. Этот пункт уже относится не к конкретной должности, а к конкретному сотруднику и напрямую влияют на работу специалиста. К примеру, ваш менеджер по работе с клиентами должен иметь высокие значения навыков общения и умения сглаживать конфликты.

Отдельным пунктом стоит упомянуть об управленческих навыках, поскольку они чаще всего применяются к руководителям и начальникам отделов. Если рядовых сотрудников может быть много, руководителей обычно в разы меньше. Поэтому для руководителей отделов создается собственная матрица, направленная именно на руководящие и управляющие способности.

Разработка матрицы компетенций сотрудников

Идеальная матрица охватывает все навыки и личные качества сотрудников. При этом ее можно разработать самостоятельно и специально для вашей компании или взять готовую, если она подойдет вашей организации. Например, одна из таких матриц — модель Ломингера. Кратко разберем каждый способ получения матрицы:

• Готовый шаблон. Плюсы: самый быстрый вариант, может служить базовой структурой или заменой, пока вашу собственную матрицу не подготовят. Минусы: не все шаблоны подходят для конкретных компаний.
• Матрица на заказ. Плюсы: подойдет под специфику вашей организации, поскольку выполнена специально для нее. Минусы: долгое создание.
• Самостоятельная разработка. Плюсы: идеально подстроится под компанию, всегда можно эффективно и быстро изменять матрицу в зависимости от развития компании и ее потребностей. Минусы: еще дольше, чем на заказ, поскольку во втором варианте матрицу создают профильные фирмы, а не вы и не ваши сотрудники.

Допустим, вы решили создать матрицу самостоятельно и не хотите использовать готовые шаблоны.

Вот что вам нужно для этого сделать:

• Определите должности, которые войдут в нее. Начинать большую работу с перечисления всех должностей трудно, для старта выберите от 3 до 8 конкретных должностей из разных отделов. Вы можете создать матрицу компетенций инженера или матрицу компетенций программиста. Обязательно дайте название соответствующей должности каждой матрице, иначе можете запутаться, к кому она относится. Зачастую начинают с руководящих должностей, но это не обязательный пункт, если, например, вам нужно создать матрицу для своего отдела.
• Внесите в документ задачи и функции выбранных должностей. Это требования, навыки и знания для каждого специалиста. Вы можете взять перечень требования к должности у HR-отдела, из трудовой инструкции сотрудника или поговорив с ним лично.
• Внесите дополнительные компетенции. Это больше творческая работа, поэтому внесите в документ все пункты требований к должности, которые вы хотите видеть в идеальном сотруднике. Но помните, что это лишь начальный список, позднее вы будете редактировать его, отбрасывая ненужные. Для удобства не забудьте распределять компетенции по группам: личные, профессиональные, управленческие и т.д.
• Составьте финальный список компетенций. Чтобы не сделать ошибок, обратитесь к сотрудникам или управляющим их отделами и уточните, какие компетенции наиболее важны. В конце у вас должно оказаться от 6 до 12 выбранных компетенций, которые вы будете оценивать.
• Обозначьте шкалу оценки. Как уже говорилось, шкала строится в первую очередь на удобстве пользователей матрицы. Если вам удобнее процентное соотношение — используйте его. Если вы лучше понимаете пятибалльную шкалу оценки, а не десятибалльную — используйте пятибалльную. При этом критерии выставления оценок должны быть прозрачными и понятными, вот за это качество столько-то, а за это — столько-то. Распишите критерии в отдельном документе и прикрепите его к матрице, чтобы не запутаться в шкалах.
• Соберите всю матрицу целиком. Вы можете использовать удобные Excel-таблицы или корпоративные таблицы, чтобы создать изображение шкал, оценок и, главное, внести имена сотрудников в них. Обязательно добавьте в таблицу критерии под основными рабочими показателями или на другую страницу, вы или другой сотрудник вашей компании будете часто обращаться к ним.
• Оценка самой матрицы. Позвольте кому-то взглянуть на получившуюся матрицу и оценить ее. Возможно, с первого раза критерии не будут понятны, поэтому их лучше переписать доступным языком. Прислушивайтесь к советам и отвечайте на появившиеся вопросы, это поможет вам улучшить матрицу и сделать ее доступной для всех.

Чтобы вам было проще и не пришлось придумывать собственные критерии, мы покажем вам пример пятибалльной шкалы:

• 1 балл — компетенция у сотрудника отсутствует.
• 2 балла — компетенция сотрудника присутствует, но не развита.
• 3 балла — сотрудник пользуется компетенцией, решая стандартные задачи.
• 4 балла — сотрудник пользуется компетенцией, решая стандартные и нестандартные задачи.
• 5 баллов — сотрудник всегда пользуется компетенцией.

Вот и все. Ваша матрица компетенций готова к работе, по ней можно оценивать специалистов, проверять их навыки и потенциальное развитие. Но всегда помните главное: плохой руководитель будет использовать матрицу только для сокращений, хороший — для проверки имеющихся навыков, а отличный для того, чтобы оценить и усилить потенциальные способности сотрудников.