Рекомендательное письмо

Чаще всего составить рекомендательное письмо для сотрудника организации — большая роль, так как оно представляет собой ответственность перед коллегой, сотрудником или партнером. Рекомендательное письмо — это документ, который может повлиять на заявление о приеме на работу в любой сфере деятельности. Положительная рекомендация будет не только приятна сотруднику, но и даст возможность оценить его навыки на другом месте работы. Помимо этого во время работы некоторые специалисты просят написать рекомендацию для руководства на повышение квалификации, что тоже важно и требует вдумчивости. Так как же написать ее и на что обратить внимание?

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо сотруднику (сопроводительное письмо от работодателя или директора) — это официальный письменный или электронный документ, подтверждающий для заинтересованного лица чью-либо работу, навыки или успеваемость для нового места работы. Вас могут попросить составить рекомендацию или мотивационное письмо для человека, который претендует на работу, повышение, стажировку, руководящую должность или даже возможность стать волонтером. Наличие кого-то, кто может поручиться за квалификацию, умение, успехи, оценки, личностные качества и характер будущего работника, повышает вероятность благосклонности со стороны потенциальных работодателей и отдела кадров. Большинство заявлений о приеме на работу позволяют перечислить рекомендации или имена бывших коллег или руководителей с предыдущего места работы. Однако рекомендация, как правило, носит несколько формальный характер и содержит больше кадровых деталей и сведений, которые может дать только бывший работодатель или даже непосредственный руководитель.

Прежде чем принять запрос на рекомендацию, задайте себе эти вопросы и учтите ответы на них:

• Вы работали с заявителем или непосредственно наблюдали за ним?
• Знаете ли вы соответствующие сильные стороны и навыки, о которых вы могли бы рассказать лично?
• У вас есть конкретные примеры работы человека?
• Можете ли вы дать положительный отзыв об этом человеке?
• Готовы ли вы поставить подпись под всеми сказанными о работнике фактами?

Важно подумать, можете ли вы составить письмо от компании сотруднику качественно, прежде чем принимать запрос. Если у вас нет достаточного опыта работы с кандидатом или положительных историй, чтобы рассказать о нем, быстро и уважительно сообщите ему, что вы не можете выполнить его просьбу. Таким образом, если бывший коллега или работник хочет получить рекомендации, у него будет достаточно времени, чтобы найти альтернативное решение.

Как выбрать формат для письма

Определение подходящего формата и системы вашего рекомендательного письма включает в себя описание сильных сторон и навыков кандидата, а также предоставление честного обзора его опыта и трудовой этики. Это может быть сложно, но при этом письмо будет выглядеть надежным и квалифицированным. В сети можно найти и скачать образец рекомендательного письма для работника или составить собственное на основе наших подсказок из статьи. Не стесняйтесь в использовании образцов, так вы только улучшите структурную систему документа, а заодно и впечатление нового работодателя от будущего работника.

Проверьте себя по нашему чек-листу, чтобы понять, как правильно оформить письмо и его текст в соответствии с ситуацией кандидата:

• Определите цель.

Прежде чем начать писать, подумайте, с какой целью вы кого-то рекомендуете, речь идет как о причинах для написания рекомендательного письма, так и о том, как нужно составить текст. Например, вы — руководитель организации, и ваше письмо от работодателя сотруднику как рекомендация может отрыть путь на стажировку проекта или обучение. Или, как коллега, вы хотите помочь получить человеку, который проявил себя, заслуженное повышение. По сути, ваша цель может помочь вам при выборе формы, структуры и образца документа.

• Составьте список качеств кандидата.

Затем составьте список рабочих, академических или других требований, которым должен соответствовать человек, которого вы рекомендуете. Используя эти требования, составьте список качеств, навыков и способностей человека, которые соответствуют заявленному.  Например, вы можете рассказать о том, как ваш сотрудник был хорош в траблшутинге — или о том, что весь сайт компании писал именно он.

• Следуйте основным правилам форматирования документов.

Как правило, большинство рекомендаций для работников всегда следуют некоторым общим критериям, у каждого есть система, например размер шрифта, интервал между полями и межстрочный интервал. Вы можете следовать этим основным рекомендациям по форматированию, если они применимы к контексту. Например, может быть более уместно использовать стиль шрифта, такой как Times New Roman или Arial, а не что-то менее профессиональное, например, Comic Sans. Собственно, никогда не используйте Comic Sans вне веселых пятничных рассылок коллегам. Кроме того, базовые фирменные форматы, такие как шаблон делового письма, могут эффективно использоваться для форматирования.

• Напишите приветствие и контактные данные.

Вы можете начать, написав контактную информацию получателя и свою, включая имя, должность и наименование организации. Затем начните с профессионального приветствия. В первом предложении вы должны представить себя и цель вашего письма. Если вы рекомендуете своего сотрудника на работу, обязательно укажите это в первом предложении.

• Напишите основные абзацы.

Укажите свои отношения с соискателем, которого вы рекомендуете, а также то, как долго вы его знаете. Например, если вы рекомендуете бывшего сотрудника для новой работы, включите соответствующую информацию об его роли, а также об их положении в вашей компании. Личная история, в которой подробно рассказывается об одной-двух чертах, которыми обладает соискатель, будет хорошим тоном.

• Завершите рекомендательное письмо и добавьте заключение.

В финале обычно резюмируется, почему сотрудник, для которого вы составляете рекомендации, подходит для этой возможности. Помните, что текст должен быть вежливым и информативным, он дает представление практически всех рабочих качеств сотрудника, который будет использовать его, чтобы устроиться на новую работу. Поэтому вся структура рекомендательного письма, но особенно финал — действительно важная часть. Указывайте честные данные и не забудьте подписаться.

• Включите в текст все необходимые документы.

Не жалейте времени: чем больше подтверждений компетенции сотрудника вы сможете предоставить, тем лучше.

В случае если кандидат не предоставил вам актуальное резюме компании и описание работы, попросите их прислать эти документы. Это поможет вам качественно и подробно составлять рекомендацию. Вы можете использовать резюме, чтобы получить полные или дополнительные представления об опыте и достижениях соискателя, а еще понимать, на какую вакансию теперь претендует бывший сотрудник. В конце концов, если в вашей компании коллега был миддлом, а теперь претендует на сеньора, об этом лучше узнать заранее — и уточнить, как его скиллы развились за время трудоустройства у вас.

По возможности используйте в формулировках и описание новой вакансии, его новых обязанностей, чтобы решить, какие именно качества и навыки сотрудника вы должны включить в рекомендацию. Если вы не уверены в том, как это описать, посмотрите пример рекомендательного письма в интернете.

Почему важно выбрать правильный формат?

Выбор подходящего формата для составления вашего рекомендательного письма может иметь значение для предоставления правильной информации и положительного имиджа человека, которому вы пишете рекомендацию. Кроме того, формат, который вы используете, может повлиять на восприятие кандидата получателем. При написании важно учитывать элементы форматирования. Это размер шрифта, тип шрифта и межстрочный интервал. Такие факторы могут повлиять на читабельность вашего письма, а также на тон. Кроме того, если текст будет написан на фирменном бланке вашей компании, это тоже покажет его весомость.

Советы по написанию рекомендаций

• Будьте позитивны.

Ваше рекомендательное письмо должно быть четким и понятным, его задача — подтвердить, что вы считаете этого человека сильным кандидатом на работу без каких-либо оговорок. Избегайте любых комментариев, которые могут свидетельствовать об обратном.

• Используйте стандартный формат и тон делового письма.  

Вы можете использовать шаблон или стандартный формат, принятый в вашей компании. Ваш тон должен оставаться формальным, информационным и вежливым.

• Сосредоточьтесь на наиболее важных качествах.  

Для достижения наибольшего эффекта от рекомендации обсудите два или три достижения кандидата, которые больше всего соответствуют описанию должности. Обязательно приведите конкретный пример, иллюстрирующий его пригодность для этой роли.

• Следуйте инструкциям запроса сотрудника.  

Спросите кандидата, как вы должны отправить свое рекомендательное письмо. Строго следуйте инструкциям и запросу о крайнем сроке, чтобы избежать негативного влияния на статус письма и рекомендации в целом.

Составление рекомендательного письма — сложное дело. Даже если вы сами вызвались, помните, что это высшая ответственность по отношению к бывшему работнику. Если вы пробуете написать рекомендательное письмо впервые, обратите внимание на нашу статью, она поможет вам разобраться и получить ответы на частые вопросы.