Рекомендательное письмо

Написание рекомендательного письма для сотрудника — это большая ответственность, так как ваше письмо может повлиять на их заявление о приеме на работу.  Так как же написать эффективное рекомендательное письмо, которое произведет впечатление на HR?

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это официальный документ, подтверждающий чью-либо работу, навыки или успеваемость.  Вас могут попросить подготовить рекомендательное письмо для человека, который претендует на работу, стажировку,  руководящую должность или даже возможность стать волонтером.  Наличие кого-то, кто может поручиться за квалификацию и  характер соискателя, повышает вероятность благосклонности со стороны потенциальных работодателей. Большинство заявлений о приеме на работу позволяют перечислить рекомендации или имена бывших коллег или руководителей.  Однако рекомендательное письмо, как правило, носит более формальный характер и содержит больше деталей, чем обычная рекомендация.

В таком письме оценивают личные характеристики, навыки, достижения и качества кандидата. Как правило, указывается, почему именно этот человек лучше всего подходит для должности. А еще письмо раскрывает hard- и soft-скиллы соискателя. 

Честная рекомендация предоставляет новому работодателю фактически отчет о вашем опыте работы с заявителем.  Вы должны иметь хотя бы некоторые знания о том, как человек ведет себя в рабочей среде. 

Прежде чем принять запрос на рекомендацию, учтите следующее:

• Вы работали с заявителем или непосредственно наблюдали за ним?
• Знаете ли вы соответствующие сильные стороны и навыки, о которых вы могли бы рассказать лично?
• У вас есть конкретные примеры работы человека?
• Можете ли вы дать положительный отзыв об этом человеке?

Важно подумать, можете ли вы предоставить рекомендательное письмо по качеству, прежде чем принимать запрос.  Если у вас нет достаточного опыта работы с кандидатом или положительных историй, чтобы рассказать о нем, быстро и уважительно сообщите ему, что вы не можете выполнить его просьбу.  Таким образом, у вашего бывшего коллеги будет достаточно времени, чтобы найти альтернативное решение.

Как выбрать формат письма

Определение подходящего формата вашего рекомендательного письма включает в себя описание сильных сторон и навыков кандидата, а также предоставление честного обзора его опыта и трудовой этики.  Это может быть сложно, но при этом письмо будет выглядеть надежным и квалифицированным.

Проверьте себя по нашему чек-листу, чтобы понять, как правильно отформатировать письмо в соответствии с ситуацией кандидата:

• Определите цель вашего письма;

Прежде чем начать письмо, подумайте, с какой целью вы кого-то рекомендуете.  Например, ваше рекомендательное письмо может дать рекомендацию на стажировку.  По сути, цель вашего письма может помочь вам при выборе формата письма.

• Составьте список качеств кандидата.

Затем составьте список рабочих, академических или других требований, которым должен соответствовать человек, которого вы рекомендуете.  Используя эти требования, составьте список качеств, навыков и способностей человека, которые соответствуют заявленному.  Например, вы можете рассказать о том, как ваш сотрудник был хорош в траблшутинге — или о том, что весь сайт компании писал именно он.

• Следуйте основным правилам форматирования.

Как правило, большинство рекомендательных писем следуют некоторым общим рекомендациям, таким как размер шрифта, интервал между полями и межстрочный интервал.  Вы можете следовать этим основным рекомендациям по форматированию, если они применимы к контексту вашего письма.  Например, может быть более уместно использовать стиль шрифта, такой как Times New Roman или Arial, а не что-то менее профессиональное, например, Comic Sans. Собственно, никогда не используйте Comic Sans вне веселых пятничных рассылок коллегам. Кроме того, базовые форматы писем, такие как шаблон делового письма, могут эффективно использоваться для форматирования рекомендательного письма.

• Напишите приветствие и контактные данные.

Вы можете начать свое письмо, написав контактную информацию получателя и свою.  Затем начните свое письмо с профессионального приветствия.  В первом предложении вы должны представить себя и цель вашего письма.  Если вы рекомендуете кого-то на работу, обязательно укажите это в первом предложении.

• Напишите основные абзацы вашего письма.

Укажите свои отношения с соискателем, которого вы рекомендуете, а также то, как долго вы его знаете.  Например, если вы рекомендуете бывшего сотрудника для новой работы, включите соответствующую информацию об его роли, а также об их положении в вашей компании. Личная история, в которой подробно рассказывается об одной-двух чертах, которыми обладает соискатель, будет хорошим тоном.

• Завершите свое письмо и добавьте заключение.

В финале письма обычно резюмируется, почему человек, которого вы рекомендуете, подходит для этой возможности;

• Включите все необходимые документы.

Не жалейте времени: чем больше подтверждений компетенции сотрудника вы сможете предоставить, тем лучше.

Если кандидат не предоставил вам актуальное резюме и описание работы, попросите их прислать их. Это поможет вам качественно и подробно написать рекомендацию.  Вы можете использовать резюме, чтобы получить полное представление об опыте и достижениях соискателя, а еще понимать, на какую вакансию теперь претендует бывший сотрудник. В конце концов, если в вашей компании коллега был миддлом, а теперь претендует на сеньора, об этом лучше узнать заранее — и уточнить, как его скиллы развились за время трудоустройства у вас.

По возможности используйте и описание новой вакансии, чтобы решить, какие именно качества и навыки сотрудника вы должны включить в рекомендательное письмо. 

Почему важно выбрать правильный формат рекомендательного письма?

Выбор подходящего формата для вашего рекомендательного письма может иметь  значение для предоставления правильной информации и положительного имиджа человека, которому вы пишете рекомендацию.  Кроме того, формат, который вы используете, может повлиять на восприятие кандидата получателем.  При написании рекомендательного письма также  важно учитывать элементы форматирования. Это размер шрифта, тип шрифта и межстрочный интервал. Такие факторы могут повлиять на читабельность вашего письма, а также на тон.

Советы по написанию рекомендательного письма

• Будьте позитивны.

Ваше письмо должно подтвердить, что вы считаете этого человека сильным кандидатом на работу без каких-либо оговорок.  Избегайте любых комментариев, которые могут свидетельствовать об обратном.

• Используйте стандартный формат и тон делового письма.  

Вы можете использовать шаблон или стандартный формат делового письма, принятый в вашей компании.  Ваш тон также должен оставаться формальным и вежливым.

• Сосредоточьтесь на наиболее важных качествах.  

Для достижения наибольшего эффекта обсудите два или три достижения кандидата, которые больше всего соответствуют описанию должности. Обязательно приведите конкретные примеры, иллюстрирующие его пригодность для этой роли.

• Следуйте инструкциям запроса.  

Спросите кандидата, как вы должны отправить свое письмо.  Строго следуйте инструкциям и запросу о крайнем сроке, чтобы избежать негативного влияния на статус письма.