Гибридная команда: как организовать процесс

К удаленке уже почти все привыкли. Но как организовать работу команды, в которой половина сотрудников работает в офисе, а остальные — дома? В статье рассказываем, как организовать процесс, чтобы не пострадала эффективность.

Когда стоит переходить на гибрид

С начала пандемии этот формат стал таким же естественным, как и стандартный офисный. Но внедрять его стоит в тот момент, когда процессы налажены и сотрудникам понятен их функционал.

IT-проекты все больше голосуют за полную удаленку и результативность команды при этом не падает. Но гибридный формат позволяет больше взаимодействовать с коллегами, что крайне важно в небольших проектах.

Также гибридный график может стать хорошей разгрузкой. Пара дней в офисе разнообразит процесс и переключит сотрудника на более деловой формат. Так и задачи решаются быстрее, и атмосфера в коллективе будет теплее. 

С чего начать

Отнеситесь к этому как эксперименту. Даже если что-то пойдет не так, вы сможете посмотреть, как ваша команда работает в новом формате.

Выберите пилотную команду 

Предложите рассмотреть гибридный график особенно лояльным и гибким сотрудникам. Так можно протестировать всю команду целиком или несколько человек. 

Подумайте об информационной безопасности

Тут опирайтесь на внутренние правила компании и секретность информации. Еще один немаловажный момент — возможно ли переместить данные или оборудование в хоум офис. Чтобы все учесть, проанализируйте область задач и роли сотрудников в проекте. 

Проанализируйте бизнес-процессы

Скажется ли отсутствие сотрудника в офисе на показателях эффективности и сроках? Конечно, спрогнозировать этот момент сложно. Можно попробовать гибридный формат в течение месяца и затем обсудить результаты с сотрудниками.

Посчитайте расходы

Какой бюджет заложен на офисных сотрудников, и как гибридный формат повлияет на него? Проанализируйте все пункты:

• аренда офисного помещения;
• канцелярия и расходные материалы;
• компенсация электроэнергии;
• мобильная связь/интернет;
• закупка оборудования.

Выберите инструменты для управления задачами

О них мы подробно писали в этой статье. Сервисы для управления проектами в принципе облегчают жизнь команде. А если она распределенная, не нужно никого подталкивать — о задаче напомнит сам сервис. Например, такая возможность есть в Trello и Active Collab.

На что обратить внимание

Когда сотрудники работают в разном формате, могут возникнуть сложности. Например, долгие переписки, обратная связь, организация рабочего места. Остановимся на основных моментах.

График рабочего дня. Иногда лояльность компании сотрудники воспринимают слишком буквально и не соблюдают договоренности. Конечно, можно приступать к задачам и в 12:00, но важно помнить про общие задачи с коллегами. 

Что делать. Зафиксируйте начало и конец рабочего дня с каждым сотрудником. Чтобы настроить всех на рабочий режим, сделайте утренние митинги на 10–15 минут.

Адаптивное рабочее место. Если это ноутбук, то остается только решить вопрос с доступами. А вот со стационарным компьютером будет сложнее.

Что делать. Распределите задачи так, чтобы их было удобно делать в любом месте. Высоконагруженные проекты оставьте для офиса, а более мелкие задачи можно выполнять дома. 

Планирование времени. У гибридной команды часто размываются сроки выполнения задач. Ответственность перекладывается друг на друга, а конкретные дедлайны не фиксируются.

Что делать. Опять же используйте инструменты для управления задачами. Приучите каждого сотрудника проставлять статусы и сроки по задаче.

Обратная связь. Удаленным сотрудникам не хватает честного фидбэка. Правильно ли он выполнил задачу? Куда двигаться дальше? Что нужно исправить? Хотя об ошибках обычно становится известно сразу, хвалить сотрудника не менее важно.

Что делать. Общайтесь с каждым сотрудником на индивидуальных встречах 1–2 раза в две недели. Напишите или созвонитесь на 30–35 минут, чтобы дать обратную связь, спросить о сложностях и обговорить новые задачи. Для сотрудника это ценно, когда о нем думают и проявляют внимание. 

Важность коммуникации

Пожалуй этот аспект в гибридных командах проседает сильнее остальных. Сотрудники чувствуют себя оторванными от общего процесса и теряют связь с командой. Это вполне нормально, но не пускайте этот процесс на самотек. 

Минимальная коммуникация сказывается и на эмоциональном фоне команды. Когда нет поддержки, кажется, что у одного у тебя завал по задачам и мотивация при этом резко падает. Сотрудники не должны отвыкать от взаимодействия, а наоборот, поддерживать и помогать друг другу.

Важно сделать так, чтобы каждый сотрудник равноправно участвовал в проекте. Вне зависимости от занятости и формата работы. Каждую неделю устраивайте общий call. Это может быть в смешанном формате: половина команды — онлайн, половина — в офисе.

Наблюдайте за сотрудниками и вы поймете, кому какой формат общения больше нравится.
В любом случае важно обсуждать друг с другом результаты и делиться идеями. Вот что еще можно сделать:

• Запустите Telegram-канал — небольшую корпоративную социальную сеть для сотрудников.
• Поощряйте сотрудников к активности: задавать вопросы, высказывать мнение, делиться идеями. 
• Еженедельные митинги, к которым может присоединиться любой сотрудник. На встречу можно подготовить презентацию, а после — ревью с общим доступом для коллег.
• Проводите регулярные опросы по степени удовлетворенности сотрудников.
• Сделайте инструкции с контактами сотрудников, которые помогут решить вопрос. 
• Придерживайтесь регулярности и тайминга онлайн-встреч. 
• Организуйте совместные активности для сотрудников: йога, настольный теннис, зарядка.