Диаграмма Ганта: плюсы и минусы планирования по графикам Ганта

Любое дело начинается с планирования, будь то бизнес или поход в магазин за продуктами. Но если с магазином гораздо проще, открывать бизнес с нуля или планировать различные бизнес-задачи без какой-либо визуализации гораздо труднее. Большая часть людей предпочитает просчитывать этапы продвижения, оценивать промежуточные, выполненные или готовящиеся к выполнению цели зрительно. В этом сильно помогают графики, дорожные карты и диаграммы. Одна из таких — диаграмма Ганта, разработанная Генри Л. Гантом в 1910 году.

Диаграмма Ганта (Gantt chart или график Ганта) — популярный способ визуализации проектов, использующий столбчатые графики (гистограммы). Такие часто можно встретить в любых приложениях, которые помогают планировать. Важно отметить: диаграмма лишь вспомогательная визуальная карта действий. Несмотря на наглядность и определение задач, у нее есть минусы, которые могут затруднить работу по ней. Например, на диаграмме Ганта нет четких временных рамок для заданий, а при сдвиге какой-то задачи, остальные тоже сместятся. Поэтому графики Ганта чаще всего используются для краткосрочного планирования, а не на долгосрочных сложных проектах.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта представляет из себя ленточный график с двумя шкалами: с левой стороны столбец выполняемых задач, а сверху или снизу время, затраченное на них. Диаграмма также включает в себя даты начала и завершения, отметки о выполненных заданиях, исполнителей, контрольные точки проекта и т. д. Каждая организация использует свой удобный вариант диаграммы Ганта, поэтому несмотря на привычный шаблон, она может легко изменяться под нужды организации.

Первую диаграмму создал Генри Гант, человек, который изучал менеджмент на примере постройки кораблей. Его графики давали руководителям четкое понимание того, как продвигается процесс постройки, какие задачи сейчас выполняются, кто из рабочих в них занят и какие цели поставлены на будущее. Схемы отлично выполняли поставленную задачу и вскоре стали прорывом в организации производственных процессов. Их начали применять в разных компаниях, кто-то подстраивал модель диаграммы под себя, но общее название диаграмма Ганта укоренилось. Диаграммы использовались даже при постройке больших и крупных проектов, например при постройке сети автострад между штатами.

Первые схемы были простыми и рисовались от руки. Впоследствии они перешли на экраны компьютеров, стали подробнее и более многозадачными. До сих пор диаграммы Ганта — один из самых популярных инструментов в производстве проектов. Их легкость и доступность чтения всегда актуальна для многих руководителей и сотрудников компаний.

Диаграммы Ганта сегодня

Сейчас диаграммы совершенно не те, какими были раньше. Они подробнее, больше и лучше соответствуют постоянно меняющемуся подходу к планированию процессов. Такие схемы можно часто встретить при составлении дорожных карт проектов — специального инструмента, который отслеживает прогресс и помогает планировать бизнес-задачи на будущее. Диаграммы неотрывно связаны с картами, но могут использоваться и сами по себе, поскольку их свойства в планировании не изменились с момента создания, и они все так же помогают составить правильный, легкочитаемый порядок действий.

При использовании диаграммы Ганта каждый сотрудник видит свою роль, задачи, которые должен выполнить к определенному времени. Руководитель может назначать специалистов, внося изменения, которые также отображаются для всех сотрудников. Это не только согласует действия команды проекта или производства, но и дает четкие инструкции при выполнении задач.

Из причин, по которым схемы Ганта до сих пор актуальны, выделяют несколько основных:

• Удобность. Отслеживание работы и достижения задач на диаграмме хорошо видна для наблюдателя. В бизнесе самое главное — своевременно и четко выполнять поставленные цели, и диаграмма справляется со своим назначением прослеживать прогресс заданий. Когда у какого-то сотрудника или отдела возникли проблемы с временем исполнения, если отметить это в схеме, остальные задачи на диаграмме удобно сдвинутся, и не придется пересчитывать время самостоятельно. Конечно, такой подход не всегда удобен, особенно если задачи выполняются одновременно, и сдвиг одной из них не навредит выполнению другой. Но все это можно указать в настройках приложения, которое используется для планирования с помощью диаграмм Ганта.
• Быстрое создание карты проекта. Разобраться в диаграмме несложно. Это простейший инструмент с интуитивно понятным интерфейсом. Даже если у сотрудников появятся проблемы, обучение не займет много времени. Планирование в диаграмме тоже легкое, как и управление всей схемой проекта, а наглядность позволяет увидеть достигнутые или запланированные на будущее цели.
• Отслеживание диапазона и времени. Диаграмма связана со временем — это одна из ее важнейших шкал. Поскольку задачи размещены вдоль временной шкалы, увидеть временные рамки выполнения процессов нетрудно, а в какой-то мере и важно для проекта и понимания, на какой стадии находится прогресс.

Графики Ганта по популярности не уступают другим планировщикам, поэтому для них выделяют несколько моделей планирования.

Расскажем о двух из них, это каскадная модель и Agile-планирование.

Первый способ — каскадная модель — используется в планировании линейных проектов. Перед началом нового проекта у клиента или заказчика, а также у исполнителей собираются данные. Туда входят задачи, которые необходимо выполнить, затраченное у исполнителей время, промежуточные точки и конечный результат. Менеджер, который составляет график Ганта, вносит эти данные на схему и закрепляет определенные задачи за конкретным сотрудником. Во время выполнения заданий сотрудники делают отметки на диаграмме и таким образом дают информацию менеджеру и заказчику о прогрессе проекта. Наглядное выполнение каждого этапа показывает, как быстро выполняются и достигаются цели проекта. Каскадная модель часто используется в строительстве, где важен процесс и устранение возникающих проблем. Важная часть каскадной модели — ранее планирование.

В свою очередь Agile-планирование базируется на гибкости и изменчивости проектов. Вместо одной большой схемы создается несколько маленьких со своими временными рамками, исполнителями и задачами. Часто время исполнения не превышает двух недель, поскольку задача Agile нацелена на короткие, так называемые, спринты — быстрое выполнение конкретной части проекта. Когда все части будут выполнены, проект завершается и сдается руководителю или клиенту.

Agile-планирование тоже удобно наглядностью. Каждая выполненная часть влияет на весь проект или производство в целом, что отражается на графике Ганта. Поэтому те команды или компании, которые используют именно эту модель планирования, могут просчитать дальнейший путь производства продукта и быстро внести необходимые изменения.

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Популярность методов планирования накладывает на каждый из них определенные обязательства. Поэтому, как и у всех других, у диаграмм Ганта есть как плюсы, так и минусы.

Плюсы графиков Ганта:

• Упрощение. Если команда планирует выполнение сложного проекта, с помощью графиков его всегда можно разбить на несколько частей-спринтов. Особенно это актуально, если команд в проекте несколько, а их работа зависит друг от друга как по производству, так и по времени.
• Наглядность. Мы несколько раз упоминали о ней, и она все еще остается одним из важнейших преимуществ диаграмм. Визуальность и отслеживание прогресса не только мотивирует, но и дает представление о этапах выполнения запланированных задач.
• Временные рамки. Диаграммы Ганта показывают начало и завершения задачи, контрольные точки и промежуточные цели. Чем точнее и нагляднее сроки, тем проще работать с этими данными.

Минусы:

• Базовость. К сожалению, графики используют простые базовые модели планирования. Малое количество шкал и граф в диаграмме может привести к невозможности вписать всю информацию о проекте. Поэтому для сложных проектов можно либо использовать Agile-планирование с разбивкой целей на несколько частей, либо привлечь к планированию другие инструменты.
• Сдвиг. Когда одно задание двигается по временной шкале, остальные тоже сдвинутся. Для некоторых задач диаграммы не подходят, так что лучше всего воспользоваться каким-то другим способом отслеживания прогресса.
• Долгие проекты. Поскольку графики Ганта обычно используются для быстрых и краткосрочных целей, для долгосрочных проектов они часто не подходят. Чем больше временные рамки, тем больше задач в них нужно вписать, а это может усложнить схему и сделать ее нечитаемой.

Заключение

Популярность диаграмм Ганта показывает, как даже спустя целый век схема Генри Ганта не потеряла актуальности. Она использовала ранее и использует сейчас самые базовые принципы планирования, на которых строятся другие инструменты и планировщики задач. Естественно, такие графики не подходят для абсолютно всех проектов или производств. Но любой инструмент планирования всегда имеет и плюсы, и минусы. Это не значит, что он плохой или не выполняет поставленные цели по планированию. Поэтому на руководителе или менеджере проекта лежит основная задача — выбрать инструмент, который подходит под конкретные нужды команды. И если для вашего проекта подходит именно диаграмма Ганта, вы можете смело воспользоваться ей без каких-либо ограничений.