Должностная инструкция: необходимость или необязательное требование

И крупные, и малые компании часто пользуются одним из незаменимых рабочих инструментов, который помогает точно определить обязанности сотрудника, ограничить, расширить и четко распланировать его рабочие задачи, а именно — должностной инструкцией. И, как это зачастую бывает, у работодателей возникает вопрос — как оформить должностную инструкцию правильно?

Зачем нужна должностная инструкция

Согласитесь, всем — и начальникам, и сотрудникам удобно, когда рабочие обязанности специалиста не просто безлико указаны в договоре об устройстве на работу, но и полноценно прописаны. Это помогает определить сегмент ответственности сотрудника, найти того, кто занимается именно этой конкретной обязанностью. В бизнесе у инструкций куда больше плюсов, чем минусов, поскольку это позволяет четко знать рабочие обязанности и избежать различных недопониманий, начиная от споров и заканчивая отказом выполнять какую-либо работу.

Представим ситуацию, когда специалист отказывается выполнять какую-то рабочую задачу или поручение управляющего компанией или отделом. Работодатель вправе наказать сотрудника, но лучше всего обосновать причины поможет должностная инструкция. Если задача относится к рабочим обязанностям специалиста, а он протестует и не выполняет ее, работодатель может выписать штраф или сделать пометку в личном деле на основании инструкции.

Помимо этого документ, который регламентирует обязанности сотрудника помогает в полной мере определить зону ответственности конкретного специалиста. Например, сотрудник IT-отдела компании, занимающийся проверкой сетевого оборудования, обычно не привлекается к набору в маркетинговый или рекламный отделы, это задача HR-специалистов. Но при этом HR-отдел может попросить помощи у IT-подразделения в том случае, если нанимает сотрудников в отдел технологий. В свою очередь работодатель, оформляя и принимая должностную инструкцию IT-отдела, может указать в обязанностях сотрудников оказание консультаций для соседним подразделений организации.

Стоит отметить, не все компании утруждают себя составлением инструкций, и это тоже нормально. Некоторые из них предпочитают работать без оформления договора обязанностей, другие используют шаблоны в интернете, а есть и те, кто хочет лично придумать и составить план обязанностей специалиста. При этом в Трудовом кодексе РФ шаблона должностной инструкции нет, поэтому любая организация вправе составить свой вариант с условием, что он не будет нарушать кодекс.

Даже если в вашей компании нет должностных инструкций — это не нарушение, поскольку за отсутствие документации по обязанностям сотрудника привлечь даже к административной ответственности невозможно. Но если вы захотите сделать инструкцию, чтобы помочь сотрудникам определить степень вовлечения и порядок рабочей иерархии — никто не сможет остановить вас.

Кто должен составлять должностные инструкции

Ответа на вопрос, кто составляет инструкции для сотрудников, нет. Это может быть HR-специалист, юрист компании, сам владелец организации. Главная задача стоит лишь в утверждении свода правил. Как вы помните: он не должен нарушать трудовое законодательство той страны, в которой работает компания. Если фирма нанимает специалистов из разных стран, следует внимательно изучить трудовые законы каждой отдельной страны, особенно если вы принимаете на работе сотрудников в филиалы, расположенные в его родной местности.

Утверждает инструкцию руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Без подписи генерального директора, владельца компании, а также сотрудников, которые работают по ней, должностная инструкция применяться не должна. Сотрудник может отказаться принимать или подписывать инструкцию, в таком случае работодатель обязан составить акт отказа.

Как оформить должностную инструкцию

Составить инструкцию несложно, но как же оформлять ее?

Сначала разберемся, в каком виде может существовать инструкция:

• Отдельным документом. Обычно в нем прописываются все обязанности специалиста. Важно сделать это в полной мере и максимально указать все рабочие задачи.
• Приложением к трудовому договору. Если работодателю потребуется изменить рабочие обязанности сотрудника или внести корректировки, даже если они не связаны с трудовым законодательством, потребуется получить согласие от всех специалистов, которые оформили трудовой договор с действующим приложением.

Нельзя точно сказать, какой из вариантов удобнее. Если вы часто меняете и вносите изменения в должностную инструкцию — лучше оформлять ее отдельным документом, чтобы не заморачиваться с бумажной волокитой.

Создание и прописывание должностной инструкции не указано в Трудовом кодексе РФ, в то время как в законодательстве других стран может быть по-другому. В первую очередь стоит выяснить, на территории какой страны будет действовать компания, и оформить инструкцию согласно трудовому законодательству. После этого можно приступить непосредственно к составлению самой инструкции.

Какие условия прописываются в должностной инструкции

Работодатель не ограничен в создании должностных инструкций, но очень важно, чтобы трудовые обязанности специалиста не противоречили Трудовому кодексу.

В инструкции могут быть прописаны:

• Требования к должности. Сюда входит образование, стаж работы, знание конкретных языков, квалификация специалиста, владение определенными навыками и т. д.;
• Перечень должностных обязанностей;
• Зону ответственности сотрудника;
• Функционал и порядок подчиненности. Кому подчиняется специалист, кто может назначать его на проекты, давать рабочие задачи. Если вы оформляете инструкцию для руководящих должностей — какие отделы и подразделения компании находятся под ответственностью руководителя, кто обязан выполнять приказы и т. д.

Работодатель может как расширять обязанности штатных сотрудников, так и уменьшать их. При каждом изменении инструкции работнику выдается специальный документ для ознакомления с действующей инструкцией, который он должен подписать. Затем в течение трех дней компания обязана выдать копию должностной инструкции на руки специалисту.

Плюсы и минусы должностных инструкций

Естественно, при составлении инструкций плюсов куда больше, но начнем с минусов:

• Много «бумажной» работы. Объем бумажной работы, связанной с составлением свода инструкций, действительно может напугать. Поэтому работодатели зачастую поручают составление должностных инструкций компетентным и квалифицированным специалистам, например сотрудникам юридического отдела.
• Учитывание требований налогового и трудового законодательства. Этот минус связан больше с разработкой и внедрением инструкции. Необходимо помнить, что рабочие обязанности сотрудников не должны нарушать ТК и другие нормы законодательства.
• Отсутствие знаний специфики компании или конкретных должностных обязанностей специалиста. Бывает и такое, в этом случае работодатель может попросить помощи у сотрудников отдела, для которых и составляется инструкция.
• Несоответствие регламентации структурных подразделений.
• Частые изменения профиля компании.

Все минусы в основном относятся к бумажной работе и изучению законодательства страны. Это не значит, что компании, которые не используют должностные инструкции, обязательно нарушают законы. Но в некоторых случаях отсутствие инструкции и регламентированных обязанностей специалиста может оттолкнуть кандидатов, которые хотят работать в вашей фирме.

Плюсов у инструкций, конечно же, больше. Это:

• Регламентация обязанностей и функций, в том числе оценку качества работы и выполняемых рабочих задач, график и расписания работ, деятельность каждого отдела и т. д.;
• Возможность дисциплинарно воздействовать на сотрудника;
• Помощь и адаптация новых специалистов за более короткий срок;
• Четкое обозначение трудовых процессов, определение обязанностей и полномочий;
• Составление профиля должности для кандидатов при найме;
• Формирование кадрового резерва данных;
• Обоснование и учет размера оплаты труда;
• Помощь при проверке контролирующих трудовые взаимодействия органов.

Это лишь небольшой список того, в чем помогает должностная инструкция. Ее наличие полезно как владельцам компании, так и сотрудникам. Поэтому, если у вас есть возможность составить план рабочих обязанностей конкретного специалиста, не пренебрегайте ей. Возможно, потребуется потратить дополнительное время самостоятельно или привлечь других сотрудников, в том числе юридический и HR отделы, но в результате у вас будет точный свод правил и обязанностей, который поможет вам правильно выстроить работу в фирме.