Организация работы в команде

Помимо планирования, один из важнейших факторов любого труда — организация работы. При этом не так важно, организует ли руководитель свою работу, работу команды или отдела. Важно то, как сделать это быстро и эффективно.

Специалистов в команду подбирает не только HR-отдел, но и сам руководитель. Однако важнейшая задача начальника — наладить и проконтролировать взаимодействие между сотрудниками. И несмотря на профессионализм, некоторые руководители нередко не обращают внимания на так называемые «красные флаги» и конфликтные ситуации, возникающие между специалистами. В этой статье мы расскажем, как проверить совместимость команды и избежать типичных ошибок при создании группы для проекта.

Что такое организация работы

Организация работы — это метод эффективного распределения рабочих обязанностей, процессов и взаимодействия сотрудников друг с другом, соседними отделами и непосредственным начальством. Она особенно важна для только что сформированных команд, поскольку от их взаимодействия зависит быстрое выполнение рабочих задач и сдача проектов в срок.

Для решения каких-либо проектных задач требуется команда единомышленников, а точнее специалистов, которые работают над одним общим делом. В нее могут войти как сотрудники на похожих должностях, так и выполняющие различные задачи. Например, при запуске рекламы в маркетинговый проект входят маркетологи, дизайнеры, арт-художник, специалист по запуску рекламы и т. д. Самое важное для руководителя — наладить между ними связь и обеспечить четкое взаимодействие.

На что следует обратить внимание при налаживании связи в команде:

• Понимание. Каждый человек в силу своего опыта, знаний и навыком может понять задачу по-своему. Руководителю необходимо убедиться в том, что специалисты понимают свою зону ответственности и компетентно выполняют задания. Для облегчения понимания внутри команды можно разработать специальные шаблоны и примеры действий.
• Мотивация. Даже в одной команде мотивация у специалистов может быть разной. К примеру, кто-то хочет попробовать новый подход к решению задачи, а другие просто сдать ее в срок, не дожидаясь окончания дедлайна. Функция руководителя в этом случае проконтролировать подходы и время на выполнение проекта.
• Коммуникация. Настраивать коммуникацию в команде трудно, особенно если у вас совещательный тип проекта, где каждый может высказать свои идеи. Некоторые люди предпочитают отмалчиваться или не высказывать мысли, даже если они улучшат проект и помогут быстрее достичь определенных целей.

На самом деле критериев больше, но мы привели три основных, которым прежде всего стоит уделить время и внимание. Минимизировав и наладив их, руководитель сможет добиться от команды единения и комфортной работы для всех сотрудников.

Как организовать работу в команде

Всегда стоит начинать с цели проекта. В другой статье мы рассказывали о видах планирования и правильной постановке целей. Они могут быть краткосрочными, долгосрочными, проектными. Несмотря на то, насколько долго планируется цель, у нее есть общие критерии для всей команды.

В первую очередь цель должна быть понятна для всех. Хорошо подойдет визуализация цели с помощью графиков и диаграмм, на которым можно отследить прогресс, выделить и проанализировать промежуточные итоге.

Второй критерий цели — выполнимость. Конечно, амбициозные и сложные цели достижимы при высоких результатах и слаженности, но на первых порах куда проще поставить менее трудные. Если команда удачно выполнит небольшие задания, руководителю будет гораздо проще перейти к трудным и требующим большего вовлечения. Для сработавшейся группы специалистов этот пункт можно опустить, поскольку они давно работают вместе и могут решать деловые задачи быстрее, чем только что набранная команда.

После того, как цель сформирована, а каждый член команды проинформирован, следующим действием будет распределение ролей. Специалистам необходимо узнать свою зону ответственности, распределить задачи для более быстрого выполнения. Важно, чтобы руководитель точно знал, какой сотрудник чем занимается. Иногда начальники не разбираются в тонкостях работы и делегируют задания не тем подчиненным, из-за чего проект может затормозить или вовсе остановиться.

Третий шаг — планирование текущих и будущих процессов. Планирование помогает во всех сферах жизни, но в бизнесе на нем завязано многое. Начиная от постановки цели и заканчивая финальным результатом, не говоря уже о промежуточных этапах. Здесь тоже потребуются различные диаграммы, таблицы и графики.

Следующий критерий хорошей организации — комфортные рабочие места. Они должны подходить каждому сотруднику и быть удобными в использовании. Некоторые специалисты предпочитают работать из дома на удаленке, и если у компании есть такая возможность, ее лучше предоставить. Другие сотрудники, наоборот, показывают отличные результаты в офисе, и это тоже нужно учитывать. Помимо этого места для работы должны быть снабжены всеми необходимыми материалами, программами и комплектацией.

Кроме этих пунктов, есть еще несколько неочевидных, и это:

• Правила. Работать с разными людьми сложно, поэтому каждой команде нужны свои правила, которые сотрудники будут выполнять на рабочих местах. В правилах можно указать практически все, что касается рабочих моментов. Например, отсутствие телефонов на совещании, чтобы сотрудники не отвлекались и не залипали в экран во время того, как другие обсуждают выполненные этапы и достигнутые цели проекта.
• Динамика. Чтобы достичь наиболее эффективных результатов при работе в команде, требуется отслеживать динамику между сотрудниками. Для этого подойдут оценочные системы KPI.
• Численность. Управляться с большим количеством подчиненных сложно, но в зависимости от численности команды — цели могут быть достигнуты в ближайший срок. В этом случае большую команду, например, из двадцати сотрудников, можно разделить на подгруппы по 10 или 5 человек. Естественно, каждой подгруппе понадобится лидер, который будет отслеживать прогресс группы и предоставлять руководству отчеты о выполненной работе.
• Отдых. Ни один человек не может работать постоянно. Концентрация теряется, уровень возможного выгорания повышается. Поэтому в офисах устанавливают комнаты отдыха, где каждый сотрудник может заняться своими делами во время перерыва, чтобы восстановить силы и работоспособность. Не пренебрегайте отдыхом даже в том случае, если дедлайн уже наступает. От выгоревших и уставших специалистов в вашей команде можно добиться результата, но он будет лучше, если они хотя бы немного отдохнут.
• Одинаковая комплектация рабочих мест. Когда в команду собираются разные специалисты, они приносят с собой различные способы взаимодействия и выполнения рабочих заданий. Кто-то связывается с коллегами через WhatsApp, кто-то с помощью электронной почты. Одни предпочитают вести таблицы в Excel, а другие используют сторонние программы. Убедитесь, что все члены команды получили одинаковую комплектацию и понимают, как работать в одних и тех же программах. Это сократит время на коммуникацию между специалистами и уберет проблемы с обменом документами.
• Корпоративные и неофициальные мероприятия. Тимбилдинг сейчас набирает обороты, практически все компании используют его для построения взаимоотношений в коллективах. Сплоченность группы дает положительный результат и хорошо сказывается на совместной работе.

Какие ошибки допускаются при организации работы в команде

От ошибок никто не застрахован, особенно руководители команд. Проблемы возникают на разных этапах, и главное решить их вовремя или не допустить появления.

Вот что вы можете сделать, чтобы минимизировать ошибки:

• Подобрать специалистов по уровню. Если вы наберете одну команду из джунов, а в другую отправите сеньор-специалистов, разрыв в прогрессе будет заметен. Поэтому лучше всего равномерно распределять уровни для каждой из команд. Опытные сотрудники помогут новичкам, а это увеличит продуктивность всей группы в целом.
• Правильно распределять задачи. Грамотное распределение задач и делегирование полномочий важно в работе руководителя. Конечно, проще отдать легкую задачу специалисту, который «собаку на них съел», чем ожидать быстрых и высоких результатов от новичка. Но в таком случае уровень команды и отдельных сотрудников застопорится. Если задача не предполагает срочности, ее лучше передать сотруднику, который вынесет из нее пользу и подтянет уровень. А кроме того, может случиться так, что вы делегировали задачи опытному специалисту, затем пришла новая посложнее и срочнее, а сотрудник уже занят и не может бросить первое задание.
• Обозначить правильную мотивацию. Для этого руководителю потребуется индивидуальный подход к каждому специалисту. Несмотря на то, что люди обычно приходят работать за деньги, когда эта потребность закрыта, им понадобится нечто большее, например, признание от коллег или карьерный рост. Найдите мотивацию для любого специалиста в своей команде, и продуктивность всей группы вырастет.
• Не экономить на обучении. Повышение квалификации, повторная аттестация и обучение — то, что поможет вашей команде быстро развиваться. Если есть возможность, всегда отправляйте сотрудников на различные конференции, мероприятия и обучения.
• Давать обратную связь. Критика в пределах нормы — хорошо, но и положительная обратная связь важна. Чтобы специалист не думал, что вы про него забыли или не интересуетесь его достижениями, похвалите его за выполненные задачи, положительно оцените его трудоспособность и трудозатраты. Это даст сотруднику знание, что руководитель заботится не только о промахах, но и отмечает хорошо сделанную работу.

Одна из важных ошибок, которую могут допустить все управляющие — полный контроль. Тотальное контролирование помогает избежать многих проблем, но при этом не учит сотрудников ответственности за свою работу. Одно дело обозначить направление в работе, и другое постоянно контролировать каждый шаг. Естественно, не стоит делегировать задачи без проверки, но и наблюдать за каждым действием тоже ошибочно. Многие люди способны выполнять задачи без надзора со стороны, и опытный руководитель это понимает.

Заключение

Организовывать работу начинающей или уже сформированной команде с самого начала всегда трудно. Главная цель руководителя — правильно определить цели проекта, проследить за взаимодействиями сотрудников, эффективно распределить обязанности и снизить риски провала и ошибок. Помимо этого важно выявить мотивацию специалистов и наладить коммуникацию не только в своем отделе, но и с соседними подразделениями. Лучше потратить чуть больше времени на формирование комфортной обстановки, чем налаживать процессы во время работы над проектом.

Важно помнить, что вы работаете с людьми, и каждый из них понимает и делает в силу своих возможностей. Чтобы команда четко достигала поставленных целей, уделите время на общение с каждым специалистом, отметьте сильные и слабые стороны, квалификацию, опыт и найдите подход к сотрудникам. Это сделает вашу команду сильнее, повысит ее работоспособность и принесет хорошие результаты в долгосрочной перспективе.

Стремитесь не просто управлять командой, а наладьте взаимопонимание. Цените разный подход сотрудников к выполнению одной и той же задачи, определите лучший из них и сформулируйте свою мысль, чтобы донести до специалистов. Чем лучше руководитель понимает не только свои обязанности, но и подходы к действиям всей команды, тем успешнее она выполняет задачи и быстрее достигает прогресса в работе. Высокие результаты в группе достигаются с помощью всех членов команды, в том числе и руководителя.