Виды планирования

Содержание статьи

Самый лучший способ достигнуть нужного результата — планирование. Использовать его можно в любых сферах жизни, начиная от составления списка покупок и заканчивая ведением бизнеса. Планирование помогает точно определить сроки, выявить необходимые условия и варианты для развития той или иной идеи. К планированию прибегают как маленькие бизнес-проекты, так и крупные компании, чья деятельность уже поставлена на поток и приносит прибыль.

Планирование — это составление плана по пунктам на будущее. Например, вы хотите запустить стартап. Все начинается с плана: какой это стартап, в какой сфере деятельности он будет работать, что потребуется для начала и какого результата потребуется достичь. Бизнес-планирование очень важно и становится первостепенной задачей еще до того, как сам бизнес начнет работать.

Видов планирования несколько, каждый из них помогает достичь определенной цели, которую вы ставите перед собой в начале создания плана.

В основные виды планирования входят:

Краткосрочное планирование. Такой вид понадобится для завершения быстрых целей. Допустим, вы хотите выйти на новый рынок за пару недель. Для этого потребуется не только составить план, но и придерживаться его, отмечая уже выполненные и готовые выполниться цели.
Долгосрочное планирование. Здесь время рассчитывается на годы, а то и десятилетия вперед. При этом в зависимости от поставленной цели, ее можно достичь и в более краткие сроки.
Стратегическое планирование. Планы развития для бизнеса важны, как и подход к нему через стратегические цели.
Оперативное планирование. Зачастую тесно связано с предыдущим пунктом стратегического развития. По сути оперативное планирование — это контроль над всеми операционными процессами, происходящими в организации. В него входят отчетность, производственные планы, нормы выработки отделов или отдельных сотрудников.

Для каждого из этих видов потребуется составить свой план и придерживаться его выполнения. В большинстве компаний используются сразу все виды планирования для различных целей, они могут пересекаться или задаваться отдельно друг от друга.

Помимо основных видов выделяют и несколько других, например:

Общее планирование. Выделяется одна цель для всей организации или компании, которая затем подразделяется на несколько небольших и делегируется различным отделам. При этом каждый отдел может использовать свой вид планирования, чтобы выполнить поставленные задачи в срок.
Частичное планирование. Как понятно из названия, этот вид затрагивает лишь часть отделов и подразделений.
Целевое и нецелевое планирование. Часто связано с ростом продаж, повышением прибыли от производства.
Бюджетное планирование. Относится непосредственно к финансам организации и их распределению.
Программное или проектное планирование. Компания или отдел работают над определенной программой, проектом или другой задачей, которая требует отдельного планирования для выполнения основных целей.

Кроме того, планирование может быть последовательным, одновременным, жестким или гибким, внеочередным или относиться к любой другой категории. К примеру, упорядоченное планирование достигается выполнением этапов в указанном порядке, а скользящее предусматривает возможность продления на время. В зависимости от категории, каждый вид имеет как плюсы, так и минусы, и выполняется в своем темпе.

Методы планирования

Существует множество различных методик планирования, в том числе и календарный метод, диаграмма Ганта и дорожная карта. Все они разработаны для того, чтобы быстро и эффективно достигать поставленных целей. Мы расскажем о нескольких из них.

Календарный метод

Один из самых простых методов планирования, строящийся на выполнении задач в определенных рамках времени. Календарный метод успешно используется как в крупных, так и в мелких фирмах, а его основная функция — достижение целей за четко очерченный период:

Неделю;
Месяц;
Год или несколько лет.

Важно отметить: при использовании календарного метода задачи удобнее разбивать по неделям, даже если долгосрочная цель отделена от выполнения несколькими годами. Например, вы хотите сформировать новый отдел в компании. До того, как он начнет приносить прибыль, могут пройти месяцы. Но начинать нужно с маленьких задач. Определите, что войдет в обязанности сотрудников, сформируйте корпоративную иерархию, подберите анкеты специалистов по нужному профилю, выделите бюджет на создание отдела. Когда отдел будет сформирован, начните налаживать процессы внутри него. Все это, естественно, не делается за один день, а может потребовать недели и месяцы.

Диаграмма Ганта

Многие руководители любят визуальные графики и диаграммы, по которым можно легко отследить выполненные и оставшиеся задачи. Один из таких графиков — диаграмма Ганта. На ней отражены основные задачи, этапы, которые проходит проект как по срокам, так и результатам. Зачастую этот метод используется в связке с дорожной картой или другими вариантами визуального оформления планирования.

Дорожная карта

Как и диаграмма Ганта, метод дорожной карты нацелен на визуализацию задач. По сути, это буквально карта, по которой можно добраться из точки A в точку B. Визуализация — лучший способ быстро оценить расположение проекта, выполненные задачи и предстоящие для достижения цели.

Для этих методик есть множество вспомогательных сервисов и сайтов, с которыми удобно работать даже тем, кто никогда не составлял диаграммы или дорожные карты. Достаточно зайти на один из них, потратить немного времени на интерфейс и начать составлять план для своего бизнес-проекта.

Дополнительные методы планирования

Во время составления планов и выявления основных задач не стоит забывать и о других мелочах, их обязательно нужно учесть при планировании. К таким можно отнести приоритизацию. Любые цели подразделяются на важные, которые необходимо выполнить за короткий срок, и незначительные, которые можно отложить.

В этом помогут четыре категории:

Важно и срочно. Дела и цели, которые никак нельзя отложить.
Важно и не срочно. Цели все еще важны, но не требуют немедленного исполнения.
Неважно и срочно. С одной стороны цель требует быстрого выполнения, с другой не является важно, и если есть более важные — они будут в приоритете.
Неважно и не срочно. Цели, которыми можно пренебречь, чтобы уделить внимание приоритетным задачам.

Стоит понимать, что на разных этапах задачи в категориях могут меняться. Если на первом какая-либо цель оказалась в списке «неважно и не срочно», на следующих этапах она может подняться до «важно, но не срочно» или даже «важно и срочно». Основная функция категорий не просто распределение задач, но и расстановка постоянно меняющихся приоритетов.

Как эффективно планировать

Любому человеку, занимающемуся бизнесом или просто составляющему планы на будущее, хочется знать, как сделать это эффективно и с минимальными затратами. Недостаточно просто наметить цель, важно расписать ключевые моменты и закрывать их по мере выполнения и достижения определенных результатов.

Вот один из примеров эффективного планирования:

Определите цель. Краткосрочную или долгосрочную — не имеет значения, важно, чтобы цель могла быть достижима.
Определить пункты достижения цели и промежуточные планы.
Подумать над оптимизацией процессов. Некоторые из них можно выполнить быстрее, другие потребуют больше времени.
Составить список, график или диаграмму с отметками на промежуточных и конечных целях.

Задачи на составлении плана не заканчиваются. Чтобы планирование стало эффективным, план должен содержать необходимую информацию. В нее входят: пояснения для целей и основных задач, указание последовательности, средств и ресурсов, временных рамок, методов выполнения. Сюда же относятся предполагаемые риски и способы их предотвращения или минимизации. Помимо этого в план можно внести ожидаемые результаты, чтобы при выполнении отметить, получилось ли достичь нужных результатов или нет.

После достижения целей вы можете проанализировать свои действия, затраченные ресурсы, материалы и финансы. Распишите моменты, где у вас не получилось или возникли какие-то трудности, подумайте, как можно было их решить более эффективно. Анализ пройденного пути поможет вам понять ошибки или, наоборот, выявить удачные варианты и способы достижения целей. После их можно применить в следующем проекте.

Ошибки при планировании

Никто не застрахован от ошибок, особенно в таком важном деле, как планирование. Нужно приготовиться к тому, что ошибки и неудачи на каких-то этапах могут возникнуть всегда. Но их можно минимизировать или заложить в риски.

Одни из самых распространенных ошибок:

Неправильная оценка времени. Лучший вариант избавиться от этой ошибки — указать дополнительное время. Допустим, вы или ваши сотрудники выполнили какую-то задачу в определенный срок и зафиксировали его. В следующий раз накиньте 10-20% времени для следующей. Так у вас не будет ощущения спешки и желания вписаться в строгие рамки выполнения.
Не использовать приоритизацию. Выполнять все задачи по мере поступления — хорошая идея. Но некоторые из них могут потребовать куда больше внимания, которое будет рассеяно из-за большого количества целей. Обязательно выделите приоритетные, которые требуется выполнить быстро, и те, которые можно отложить на какой-то срок.
Отсутствие анализа прогресса. Даже если план еще не выполнен, некоторые цели уже достигнуты. Проанализируйте их, отметьте допущенные ошибки, неверные моменты. Это поможет в следующий раз избежать тех же проблем.
Отсутствие подведения промежуточных итогов. Конечно, хочется сразу выполнить основную цель и забыть о плане. Но один из самых хороших способов мотивации — подведение промежуточных итогов.
Отсутствие времени на отдых. Работать над достижением цели постоянно сложно и нервно, это может привести к быстрому выгоранию. Дайте себе время отдохнуть и расслабиться, чтобы восстановить силы.

Но самая главная ошибка в планировании — неправильно сформированная цель. Размытые описания никогда не приводят к нужному, ожидание всегда сталкивается с реальностью. Поставьте четкую цель, которая может быть выполнена. Например, человек хочет научиться рисовать и стать художником. Это цель, но она размытая и сложно достигается. Художественных стилей и техник множество: минимализм, реализм, современный арт и т. д. Помимо этого материалы для работ тоже отличаются: краски, карандаши, цифровые инструменты. Одного желания научиться рисовать в таком случае мало. Поэтому будущему художнику нужна четкая цель, которая будет звучать, как «я хочу научиться рисовать в определенном стиле». Точно то же используется и для бизнес-проектов. Не «хочу просто открыть стартап», а «хочу открыть стартап в конкретной нише с конкретными результатами».

Результаты в планировании

Результат — главное в любом плане. То, чего вы хотите достичь, расписывая диаграммы и строя дорожные карты. Результат может отличаться от того, что вы запланировали, к этому тоже нужно приготовиться. Однако, если вы правильно задали цель, отметили пути достижения и выполнили все задачи, чаще всего результат минимально отличается от запланированного.

Пути к цели могут быть как короткими и быстрыми, так и долгими и сложными. Поэтому оценка промежуточных результатов важна. Она позволяет не терять мотивации, оценить то, что уже выполнено, и то, что только предстоит закончить. В некоторых случаях промежуточный анализ может и вовсе поменять финальную цель на более удачную или лучше подходящую для вас и вашего проекта. Но все это зависит от планирования. Хорошее планирование выявит недостатки, укажет на проблемы, с которыми вы столкнетесь, и поможет предугадать ошибки до того, как они произойдут, чтобы минимизировать риски и последствия для проекта.