Взаимодействие между отделами: методы налаживания связи и подводные камни

Любой управляющий знает — гармония и комфортное взаимодействие важны не только в коллективе, но и между отделами компании. Это повышает продуктивность внутренних процессов фирмы, дает сотрудникам проще, быстрее и эффективнее выполнять работу, даже повышает мотивацию. Но, как и в любом обществе, людям психологически проще общаться в своем коллективе с друзьями и коллегами. Поэтому не удивительно, что в некоторых случаях у директоров и руководителей появляется вопрос — как наладить взаимодействие между отделами?

Зачем нужно налаживать взаимодействие

Когда отдела разобщены, сотрудники соседних подразделений редко сталкиваются друг с другом или нехотя общаются — это приводит к трудным для компании последствиям. Производительность падает, коллеги не понимают друг друга, появляется ощущение дискомфорта. Эффективность такого сотрудничества снижается, а реализация проектов стопорится. В результате процессы организации приостанавливаются, следовательно, и прибыль компании падает.

Конечно, не все подразделения работают вместе. Иногда взаимодействия и вовсе не требуется, но есть отделы, которые буквально не могут не сотрудничать. Например, маркетинговый отдел тесно связан с продажным, а тот в свою очередь с финансовым. Если сотрудники не будут общаться или не смогут взаимодействовать между собой — пострадает компания.

Эффективный руководитель должен не только отслеживать эти рабочие моменты, но и уметь правильно выстроить общение между подразделениями. А для этого существуют различные инструменты, которые помогают в налаживании связи.

Инструменты налаживания взаимодействия

В арсенале любого руководителя можно найти несколько методик, направленных на повышение взаимного сотрудничества подразделений компании. Каждый из них может быть эффективен сразу, со временем или не дать нужного результата. И если у вас не получилось с первого раза, вы всегда можете использовать другой инструмент или методику и попробовать снова.

Несмотря на эффективность методов, в первую очередь руководитель должен решить, зачем он пытается наладить взаимодействие. Когда командная работа отделов нужна, а в каких случаях она не требуется. Не нужно связывать подразделения, которые никак не пересекаются. Очень приятно, когда вся компания работает как единый организм, но всегда есть отделы, отношения между которыми приоритетны. В основном это отделы, чья задача поддерживать командные проекты и повышать уровень компании на рынке. Как уже говорилось выше, такими примерами являются маркетинг, продажи и финансы.

Совещания

Один из популярных инструментов налаживания взаимодействия, как ни странно, совещания руководителей. Генеральный директор или управляющий компанией созывает собрания руководителей, на котором обсуждается результативность деятельности организации, текущие проекты, планируются этапы будущих стратегий развития. Руководители делятся опытом, рассказывают об удачности бизнес-проектов или, наоборот, предостерегают об использовании неэффективных процессах.

Этот инструмент всегда присутствует в любой компании, нацеленной на развитие и увеличение прибыли. Невозможно руководить целой фирмой без совещания с главами отделов. В свою очередь директора передают полученную информацию дальше по подразделениям, и в итоге практически каждый сотрудник окажется информированным о тех или иных данных.

Каждая компания устанавливает свои временные рамки совещаний. Например, быстро развивающаяся фирма может устраивать собрания каждую неделю, а более крупным рыночным игрокам хватит и одного в месяц.

Проектные работы

Помимо совместной работы руководителей и глав отделов, конечно, стоит заняться и налаживаем взаимодействия между линейными сотрудниками. Сделать это помогают совместные проекты. На каждый такой проект руководители могут назначать конкретных специалистов или дать возможность поучаствовать всем желающим.

Встречи с руководителями

Помимо самих проектных работ, приветствуются и встречи с непосредственными директорами отделов, где работают специалисты. Этот подход улучшает взаимодействие по схеме «начальник — подчинённый». Сотрудники на таких встречах задают вопросы, получать информацию о внутренних процессах компании, результатах, а руководители лучше узнают подчиненных.

Политика «открытых дверей»

Этот инструмент позволяет сотрудникам разных уровней свободно общаться между собой, в том числе и подчиненным с руководителями. Политика «открытых дверей» подразумевает, что каждый специалист может обратиться к руководителю с любым вопросом. Как и других инструментов налаживания взаимодействия, у «открытых дверей» есть свои плюсы и минусы. Перед тем, как использовать подобный метод, стоит внимательнее их изучить.

Внутренняя связь

А точнее — внутренний информационный портал. Та самая сетевая карточка компании, в которой каждый сотрудник организации может увидеть, кто работает в других отделах, чем занимается и какую работу выполняет. Чем больше специалисты обращают внимание на соседние подразделения и коллег по компании, тем проще взаимодействие между ними.

Ротация персонала

Нередко в компаниях бывают случаи, когда сотрудник в одном отделе качественно выполняет свою работу, но мечтает о другой должности в соседнем подразделении. При этом у него есть и навыки, и знания, и компетенции, однако перейти в другой отдел нет возможности. В этом случае помогает ротация персонала — практика перехода из одного департамента в другой, так называемая горизонтальное карьерное развитие.

Если у компании есть регламенты, позволяющие подать заявку на перевод на другую должность в соседний отдел, у сотрудников появляется больше мотивации изучить подразделения и запланировать успешную карьеру.

Развлекательные мероприятия

Работа несомненно сплачивает людей, но лучше всего взаимодействие устанавливают различные веселые мероприятия. Например, в некоторых американских компаниях между отделами проводятся матчи по футболу. Так сотрудники не только проводят время с коллегами в одной команде, но и знакомятся с «соперниками». Но на спорте все не заканчивается, помимо него руководители придумывают и другие развлекательные собрания, тот же самый новогодний корпоратив.

Причины, по которым взаимодействие может затрудниться

Налаживание связей не работает сразу, может потребоваться несколько разных инструментов перед тем, как получится установит шаткий мир или крепкие отношения между подразделениями.

И на то есть несколько причин:

• Разница поколений. Сейчас она сглаживается, но до сих пор бывают моменты, когда сотрудники старшего возраста стараются не обращаться к более молодым коллегам. В свою очередь молодые новички могут раздражать желанием коммуникации и общения.
• Соперничество. Некоторые компании активно поощряют соперничество между отделами и подливают масла в огонь конкурсными мероприятиями, системами оценок и т.д. В результате сотрудники не просто не хотят взаимодействовать друг с другом, а иногда даже ненавидят соседние отделы.
• Ревностное отношение к работе. Да, случается и такое. Специалисты просто отказываются взаимодействовать, чтобы не раскрыть «секреты» своего отдела и не делиться информацией о работе подразделения. Они не желают обмениваться опытом, вместе работать над командными проектами или хоть как-то взаимодействовать с соседними департаментами.

Задача опытного руководителя компании — выявить эти причины и постараться решить их.

Заключение

Наладить связь между отделами — хорошее и важное решение, но всегда стоит помнить: не все получается с первого раза. Конфликты и проблемы могут возникнуть на каждом этапе и при выборе любого из связующих инструментов. Главное — быстро решить проблемы, а не уклоняться от них. Руководители должны понимать подчиненных, а те в свою очередь своих непосредственных начальников. Если мы работаем в одной организации, у нас должны быть общие цели.