Инструменты управления бизнесом: какие бывают и для чего нужны

В современном мире многие люди мечтают открыть свой бизнес, приносящий доход. Но это не так просто, как кажется на первый взгляд. И тогда на помощь начинающим предпринимателям приходят инструменты управления бизнесом. Методы и виды у них разные, и постоянно меняются. Те инструменты, которые работали когда-то давно, уже не так успешны, как другие виды. Например, излишняя бюрократия отходит на второй план, а авторитарный режим управления постепенно сменяется на демократический.

Бизнесменам приходится подстраиваться под быстро меняющиеся тенденции, поэтому у них может возникнуть вопрос — а какие вообще инструменты существуют, и как правильно их применять? В этой статье мы кратко расскажем о самых популярных.

Основные виды инструментов управления бизнесом

Любая компания, будь то маленькая или большая, всегда использует инструменты управления. Применять их на практике не сложно, в некоторых случаях это даже получается неосознанно. Поэтому, прочитав статью, вы узнаете об основных инструментах и том, как их можно применить.

Всего выделяют несколько самых популярных, это:

• Стратегическое планирование;
• Финансовая модель;
• Финансовое планирование;
• Организующая схема компании;
• Должностные инструкции;
• Регламенты бизнес-процессов;
• Система быстрого найма и ввода в должность;
• Планирование и координация;
• Автоматизация процессов;
• Система мотиваций.

Как уже говорилось выше, все инструменты рано или поздно применяются в любой организации. Но важно понимать, что даже они не гарантируют бизнес-успех дела. Задача руководителя компании не только знать, как и где использовать какой-либо инструмент управления, но и правильно оценивать его применение. Управление требует постоянной поддержки, анализа и актуализации. Постоянное улучшение системного управления — вот ключ к повышению прибыльности бизнеса.

Стратегическое планирование

Каждое дело требует планирование, в том числе стратегий развития бизнеса. Без направления компания либо закроется, либо перестанет расти и повышать прибыль. Поэтому в первую очередь руководителям необходимо привлечь такой инструмент, как стратегическое планирование. Наличие стратегии развития четко определит путь направления, очертит границы, в которых действует бизнес, и покажет, как правильно принимать решения для улучшения дел организации.

Планирование может быть как долгосрочным, на несколько лет, так и краткосрочным, на месяц или неделю. Глобальные планы — это хорошо, но руководству важно ставить и небольшие четкие задачи, которые сотрудники смогут выполнить за указанный срок. Это помогает не терять мотивацию, показывает уровень развития компании и приближает фирму к глобальным целям.

В зависимости от длительности цели, руководству компании потребуется анализ данных, рынка услуг, целевой аудитории клиентов, цен поставщиков и многие другие данные, которые помогут составить стратегии развития бизнеса. Стратегии можно вести в приложениях, программах или на бумаге. Важно четко указать основную цель цель, несколько промежуточных и распланировать, как компания собирается достигнуть их. Когда вы достигнете промежуточных целей, можно провести анализ и понять, отклоняетесь ли вы от выбранного пути развития и нужно ли скорректировать дальнейшие процессы. 

Финансовая модель

Ни одно управление компанией не проходит без определения финансов. Это и закладываемый бюджет, и прибыль, полученная от продаж или выполнения услуг, и финансовые риски. Прибыльная финансовая модель дает возможность упорядочить все данные, заложить бюджет на риски и оценить уровень прибыли организации. Как и стратегическое планирование, финансовая модель — один из самых важных инструментов бизнеса, которым необходимо владеть каждому человеку, который решает открыть свое дело, компанию или запустить стартап.

Лучшая финансовая модель — разделить бюджет на несколько независимых фондов. Например, если компания испытывает трудные времена, у нее должен быть резервный фонд, откуда можно взять финансы без вложения и покрыть затраты. Размер фонда определяется размером организации, но обычно денежных средств должно хватить на полгода работы фирмы без получения дохода. Резервный фонд зачастую создают в самом начале и постепенно пополняют от процента выручки за определенный период.

Помимо закладывания рисков понадобится и фонд для развития организации. Если компания хочет открыть новую точку, дочернюю компанию, закупить оборудование или инструменты, она не станет брать средства из прибыли, а возьмет их из фонда развития. Так компания сократит расходы на закупку из прибыли и сможет быстро развиваться в своей сфере деятельности.

Фонды могут предназначаться для различных целей, например, инвестиций или увеличений оборотных средств. Компания сама решает, на какой фонд выделить средства, за какой период и какую сумму. Наличие фондов дает возможность не только не терять доход, но и правильно управлять финансовыми вложениями, выстроить денежную схему без потери дохода и прибыли.

Финансовое планирование

Финансовое планирование объединяет финансовую модель и стратегическое планирование в один мощный инструмент. Для потребностей организации требуются денежные средства, поэтому бюджет, выделяемый на доходы и расходы, бизнесу жизненно необходим. Правильное обращение с денежными средствами приносит прибыль компании и, соответственно, ее руководителям.

Организующая схема компании

В любой организации существует оргсхема — документ, который определяет основной продукт компании и все бизнес-процессы. Сюда же относятся подразделения организации, список должностей и ключевые обязанности сотрудников, организационные отношения, деятельность предприятия и каждого отдела. Задача организующей схемы — правильное распределение внутренних процессов.

В результате правильно построенной оргсхемы все сотрудники четко знают свои обязанности, соблюдают рабочий режим, выполняют задачи в указанные сроки. Контроль отделов и подразделений повышается, а бизнес-процессы становятся понятнее и эффективнее.

Должностные инструкции

Работать без инструкций очень сложно: сотрудники не понимают, что входит в их обязанности, постоянно путаются или выполняют не те задачи. Чтобы не допустить беспорядка и хаоса в компании, потребуются должностные инструкции для каждого работника.

Обычно в них прописано:

• Название и цель должности;
• Порядок подчинения (иерархия);
• Обязанности сотрудника;
• Ответственность;
• Примеры типовых ошибок.

Помимо этого в должностную инструкцию можно ввести порядок действий того или иного сотрудника на рабочем месте, систему наказаний (выговоры, штрафы, лишение премий), обязательные знания на требуемой должности. Должностные инструкции меняются от компании к компании, поэтому четкого стандарта нет. Шаблоны можно посмотреть в интернете и воспользоваться ими или написать свою инструкцию.

Регламенты бизнес-процессов

Если есть должностные инструкции, конечно, должны быть и регламенты. Их задача быть простыми и понятными для каждого работника. В регламентах указывают требования к процессам, нормам, результатам труда специалистов. Задача руководителя — написать правила, задача сотрудников — выполнять их. Если у компании нет регламентов, ее деятельность может быть затруднена, поскольку сотрудники не знают, как правильно выполнять обязанности и какие нормы соблюдать. В этом случае организация может понести ущерб от неправильно организованных процессов.

В регламентах обычно прописываются стандарты компании, нормы выработки, последствия для ошибочных или неэффективных действий. Регламенты — это строгие шаблоны, с помощью которых удобно руководить как маленькими, так и большими фирмами, не стоит пренебрегать ими.

Система быстрого найма и ввода в должность

Любая организация строится на сотрудниках, поэтому недостаточно просто нанять необходимых специалистов. Кандидаты не могут подписать трудовой договор и сразу выйти на должность, выполняя нормы, указанные в регламентах. Потребуется период адаптации, обучение, ввод в должность. В больших крупных компаниях этим занимается HR-отдел, в более маленьких фирмах руководители отделов или непосредственный владелец бизнеса.

Обычно компании предлагают новым сотрудникам посмотреть видео с инструкциями или прочитать бумажный и цифровой варианты регламентов. Также в качестве преподавателя выделяется сотрудник на похожей должности, чья задача ввести новичка в курс дела и помочь ему в первые недели работы. Зачастую такой подход успешен и нацелен на быструю адаптацию.

Многие компании нанимают специалистов на оплачиваемую стажировку или испытательный срок. За время прохождения стажировки и ИС, а также за период адаптации сотрудник понимает свои обязанности и начинает выполнять основные нормы организации, что приводит к быстрому росту прибыли без потери средств компании на расходы.

Планирование и координация

Нельзя открыть бизнес без планирования и тем более координации отделов и подразделений. Компания должна работать как единый организм, а для этого понадобится потратить время на систему координации. Например, если вы проводите совещания с обсуждением ключевых стратегий развития, вам нужно уведомить сотрудников о том, где оно проводится, в какое время, какую дату, кто присутствует и т. д. Без координации и связи с подразделениями это сделать не получится.

Помимо совещаний отделы каждую неделю передают отчеты о выполненной работе, анализируют текущие данные и предлагают способы ускорить процессы. Для этого опять же необходима координация всех подразделений, в том числе и руководства.

Автоматизация процессов

Следующий инструмент для развития бизнеса — автоматизация процессов. Чтобы внедрить ее, понадобятся многие из уже упомянутых инструментов: планирование, финансовая модель, должностные инструкции, регламенты и координация. Задача автоматизации — ускорить и поставить на поток все процессы в компании. Но перед тем, как вводить автоматизацию, вам потребуется создать их, направить и отладить. Это занимает время, зато потом отлаженные процессы принесут только пользу.

Система мотиваций

Один из последних инструментов для развития бизнеса — система мотиваций. Она направлена на улучшение и повышение результата всех бизнес-процессов организации. Вводить ее нужно в последнюю очередь, когда все остальные процессы отлажены и четко работают на благо компании.

Руководству организации важно понять, что заработная плата сотрудника — это сочетание оклада и премий за хорошо выполненную работу и достижения каких-либо результатов, зачастую сверх нормы. Однако не все сотрудники работают исключительно за деньги. Для некоторых мотивацией будет карьерный рост, получение плюшек и бонусов от фирмы или признание коллег. Опытные руководители знают, как мотивировать каждого специалиста и какие условия предложить.

Зачем нужны инструменты развития бизнеса

Для бизнеса самый главный враг, помимо расходов — стагнация. Если дело застряло на одном месте, не развивается, не приводит новую целевую аудиторию, не расширяется на рынке, прибыль компании постепенно снижается. Бизнес удерживается на плаву и повышает прибыльность за счет постоянного развития.

Если вы запланировали открытие дела или уже имеете доходный бизнес, вам потребуется постоянно расширять его, привлекать клиентов и удерживать конкуренцию на рынке. Большая часть бизнес-людей и предпринимателей хотят видеть свои компании успешными, а это невозможно без развития. Инструменты в свою очередь помогают сделать развитие эффективным, быстрым и минимально рискованным.

Для руководителей и владельцев бизнеса важно помнить: на каждом этапе помогают свои инструменты. Некоторые из них могут стать неэффективными со временем, поэтому зацикливаться на чем-то одном нет смысла. Однако стоит попробовать каждый из них и определить, какой лучше подходит для конкретно вашего дела.