Как вежливо отказать соискателю после встречи

Как вежливо отклонить кандидата на работу и общаться профессионально?

Отказываете ли вы своим кандидатам на работу профессионально и надлежащим образом в процессе найма? Судя по отзывам, полученным от соискателей работы, кажется, что немногие работодатели профессионально и должным образом сообщают о том, что кандидат больше не рассматривается. Вот шаги, рекомендуемые, когда вам нужно отклонить кандидатов на работу на каждом из четырех этапов процесса найма. Любой компании, заботящейся о своем имидже и бренде, нужно поддерживать репутацию — и для этого важно общаться с кандидатами и сотрудниками вежливо и корректно, особенно если речь об отказах и увольнениях.

Когда отклонять кандидата на работу

Кандидаты на любую работу тратят значительное время на обновление своих резюме и на написание сопроводительных писем, когда обращаются к вам по поводу опубликованной вами вакансии. Независимо от того, подают ли они заявку онлайн или отправляют свои учетные данные по почте, что становится все реже, они заслуживают рассмотрения вашего ответа. Вы должны подтвердить, что вы получили их письмо или отклик с резюме. Этот процесс легко автоматизируется в мире онлайн-приложений, в Headhunter, например, все происходит автоматически.

Кандидаты также как правило понимают следующие шаги в процессе найма. Значит, им нужно ваше уведомление о том, были ли они отобраны для собеседования. Вы можете уведомить кандидатов о том, что они не были выбраны для собеседования, в том же письме, в котором вы подтверждаете получение их заявления, если ваш процесс отбора продвигается быстро.

Важно: кандидаты заслуживают того, чтобы знать, какое место они занимают в вашем процессе, даже если вы в конечном итоге отклоните их кандидатуру.

Ваш процесс отказа начинается с вашей первой встречи с вашими кандидатами на работу. Будь то в сообщениях, звонком или на первом собеседовании, одна из целей встречи — объяснить каждому кандидату процесс вашего отбора. Однако, если ваша продвигается с типичной скоростью многих работодателей, вам нужно будет отправить как уведомление, что резюме рассматривается, так и второе письмо, в котором соискателю отказывают в собеседовании. Когда работодатели предоставляют эту информацию, соискатели чувствуют себя менее неуверенно и более позитивно относятся к вашему процессу найма. В этом разговоре вы также должны сообщить кандидату, в какие моменты вы будете общаться с ним о его заявке на должность.

Когда звонить и отказывать соискателю

Либо менеджер по найму, либо сотрудники отдела кадров должны звонить кандидатам, которых вы отклоняете, так же, как вы звоните кандидату, которому хотите сделать предложение о работе, если не раньше. Можно, впрочем, написать и электронное письмо на почту.

Важно: вы точно хотите, чтобы у каждого кандидата сложилось положительное мнение о вашей организации, чего можно добиться благодаря простому и своевременному сообщению. Это впечатление может повлиять на будущее желание кандидата вообще откликаться на ваши вакансии или рекомендовать вас знакомым.

Когда нужно отклонить кандидата

Многие работодатели не согласны, но рекомендуется звонить каждому соискателю, как только вы определяете, что он или она не подходит для этой работы. Многие работодатели ждут до последнего, даже если новый сотрудник приступит к работе, прежде чем они уведомят неудачных кандидатов. Это неуважение к кандидатам и несовместимо с действиями выбранного работодателя. Сообщите соискателям, как только узнаете, на чьей кандидатуре остановился руководитель. Это единственный справедливый подход к отказу в приеме на работу.

В противном случае кандидаты ждут, волнуются и чувствуют, что их заявка или даже резюме исчезли в темной дыре. Поверьте, что их хорошее отношение к вам как к потенциальному работодателю растворилось тоже. Прошли те времена, когда недовольный соискатель просто рассказывал десяти друзьям о своем неудачном опыте работы с вашей фирмой. Сегодня о вас напишут на Фейсбуке или в Твиттере вместе с демонстрацией скриншотов переписки или записью звонков, и поверьте, вы точно не хотите попасть под многомиллионное осуждение.

Институт человеческого капитала сообщает следующую статистику о том, что происходит, когда к соискателю плохо относятся.

• 60% соискателей сообщают о негативном опыте работы кандидатов с работодателями, которых они нанимают.
• 72% соискателей сообщают, что делятся своим негативным опытом работы с кандидатами в Интернете.
• 55% соискателей сообщают, что избегают определенных компаний после прочтения негативных отзывов в Интернете.

Добро пожаловать в мир социальных сетей и таких сайтов, как Glassdoor и Indeed.com, где люди рассказывают о своем опыте найма и трудоустройства.

Не соглашайтесь на не самого лучшего сотрудника

Кроме того, если вы решили, что кандидат не подходит для этой работы, удержание хоть какого-то соискателя соблазняет вас согласиться на недостаточно квалифицированного или менее квалифицированного сотрудника, чем вы надеялись. Это явно не входит в принципы успешного процесса отбора.

Одно предостережение: если вы определили, что человек обладает высокой квалификацией и культурным соответствием, позвоните кандидату, чтобы сообщить ему о статусе его заявки. Расскажите соискателю, что вы все еще рассматриваете его на эту должность, но у вас также есть несколько других подходящих кандидатов, которых нужно проинтервьюировать.

Таким образом, вы не отвергли в целом приемлемого кандидата, и кандидат не остался в неведении, пока вы рассматриваете другие варианты. Это вежливо и уважительно, и это может помочь вам избежать повторного запуска набора.

Кандидат, который не в курсе вашего процесса, может принять позицию в другом месте. Оставаясь на связи, вы продолжаете строить позитивные отношения с потенциальным сотрудником и его личной и деловой сетью знакомств.

Чего не следует делать, когда вы отклоняете резюме

Первое соображение, когда вы отклоняете кандидата на работу, заключается в том, что вы не отвергаете соискателя как отдельного человека. Итак, вы хотите озвучить отказ в помягче. Не используйте слова «отказывать», «отвергать» и тд. Вместо этого скажите: «Отборочная группа решила, что больше не будет рассматривать вашу кандидатуру. Мы сохраним вашу заявку и рассмотрим ее, когда появятся дополнительные вакансии». (Если это так, в противном случае пропустите второе предложение.)

• Вы можете отказывать кандидатам по электронной почте до тех пор, пока они не придут в вашу компанию на собеседование. После собеседования лучше позвонить соискателю. И уж точно нельзя просто написать в мессенджере или прислать голосовое сообщение. Будьте вежливы: найм и отбор кандидатов это деловые процессы.
• Убедитесь, что соискатель не может неправильно истолковать используемые вами слова или найти доказательства незаконной дискриминации. Например, у вас может возникнуть соблазн сообщить соискателю, что вы решили, что у вас есть кандидаты, более подходящие для этой работы. Кандидат в ответ может попросить вас детализировать различия. Зачем вообще начинать этот неприятный диалог?
• Позаботьтесь о том, чтобы вы были осторожны с любой критикой или советом, который вы предлагаете, даже когда соискатель запрашивает обратную связь. Это можно использовать против вас.

Отклонение кандидата работодателями

И последнее замечание: лица, ищущие работу, часто спрашивают, что им следует делать в отношении последующих работодателей, с которыми они беседовали. Проходили дни, недели, а иногда и месяцы, а от работодателя не было ни слова, хотя очевидно, что он был достаточно заинтересован, чтобы пригласить кандидата на собеседование. Эти кандидаты предполагают, что они не прошли отбор, но никогда не знаешь наверняка. Как и большинство нормальных людей, они ищут определенности, чтобы спокойно рассматривать новые вакансии.

Важно: Работодателю ни в коем случае нельзя не ответить кандидату, с которым работодатель контактировал. Скажите «да» или скажите «нет», но скажите что-нибудь — своевременно, на каждом этапе процесса найма и отбора.