Релокационный пакет

Даже в наши насыщенные технологиями времена не все работодатели готовы предоставить сотрудникам возможность работать удаленно. Локация может иметь значение, и это только приблизительный список причин, почему: 

• Важно, чтобы сотрудник присутствовал на мит-апах очно
• Нужно видеть непосредственный процесс работы 
• Не окупаются дополнительные логистические усилия
• Управлять сотрудниками, работающими из дома, сложнее

Вот только не всех так уж легко найти в пределах одного города, особенно если речь идет о редких специалистах. Ведь искать программиста микроконтроллеров или сеньора golang-разработчика не так легко, как может показаться. А некоторые сотрудники, по мнению работодателя, могут стать продуктивнее (и получить повышение), если окажутся в городе, где расположен головной офис компании. И вот тогда в дело вступает релокационный пакет. 

Опрос, проведенный DSJ Global, показал тенденцию к переезду квалифицированных сотрудников в более крупные города. Карьерный рост является самым большим мотиватором: 69% сотрудников заявили, что они переедут из-за подходящей должности.

Одно можно сказать точно о миллениалах: они любят двигаться дальше и ожидают, что работодатели будут признавать не только их вклад в компанию, но и потребность в гибкости и хорошем балансе между работой и личной жизнью. В исследовании Urban Bound 71% миллениалов выразили желание работать за границей в какой-то момент своей карьеры — это тот факт, который нельзя упускать из вида.

Пакеты релокации все чаще используются не только как способ сделать штатных сотрудников счастливее, но и как эффективный инструмент найма, особенно для миллениалов, путешествующих по миру. Однако, если компании обнаруживают, что теряют таланты — особенно в рамках процесса перевода — потребуется пересмотр политик и стратегий релокации.

И наличие мощного, привлекательного пакета услуг по переезду имеет большое значение для бизнеса и брендинга, а значит, становится реальностью для обеспечения конкурентоспособности на современном рынке. 

Что такое релокационный пакет?

Не все сотрудники хотят менять свою жизнь радикально. А переезд в другой город как правило знаменует начало новой жизни: с нуля, с минимумом знакомых, с необходимостью искать новое жилье — а иногда и детский сад / школу для детей. И все это требует денег.

Откуда их взять?

Когда компания предлагает сотруднику долгосрочную работу на расстоянии более 50 километров от текущего места работы, компенсацией затрат выступает релокационный пакет. Обычно это покрывает разумные расходы сотрудника на переезд и другие связанные с работой расходы, чтобы избавить сотрудника и его семью от дорогостоящего бремени переезда. Хорошо продуманный пакет релокации обеспечивает душевное спокойствие и стимулирует принять предложение о работе, а также положительно отражается на репутации компании в плане привлечения лучших специалистов.

Кто одобряет переезд?

Все запросы о перемещении сотрудников должны быть одобрены следующими:

• Супервайзер и/или тимлид
• Заместитель директора компании
• Департамент HR 

Одобрение нужно получить до фактического переезда или передачи работника. Кроме того, любые нюансы, оговорки и дополнительные условия требуют предварительного письменного одобрения отдела кадров. Форма оценки расходов на переезд должна быть утверждена до того, как деньги будут выплачены сотруднику.

Что такое помощь при переезде?

Компания, заинтересованная в релокации, помогает новым или уже проверенным сотрудникам переехать для работы из одного места в другое, будь то новый город, регион или даже страна. Помощь при переезде может охватывать многие области, включая услуги по упаковке и распаковке, расходы на транспорт и переезд, временное проживание, распоряжение жильем, приобретение нового жилья, помощь в ипотеке, культурное обучение и языковую подготовку.

Пособие на переезд это, как правило, деньги, предоставляемые в рамках политики компании в отношении переезда. Такие выплаты могут быть предоставлены единовременно, либо компания возмещает расходы после представления чеков и квитанций. Это пособие призвано облегчить финансовое бремя переезда и помочь сотруднику как можно быстрее приступить к работе на новой должности.

Какие расходы покрываются политикой релокации?

• Поездки для поиска жилья

Возмещение будет произведено за разумные и фактические расходы: это расходы, понесенные работником, а также членами его семьи в связи с проездом на новое место для поиска жилого помещения. Эта компенсация включает в себя питание, проживание, а также транспорт. Нужно учитывать, что поиск квартиры с детьми и, возможно, домашними животными занимает больше времени — в то же время абсурдно и в корне неверно просить, чтобы ваш сотрудник оставил любимого кота на попечении друзей и близких.

• Перемещение предметов домашнего обихода

Обычно Компания заключает договор с транспортными компаниями для предоставления вам услуг по сниженной цене.

Расходы транспортной компании/перевозка бытовых товаров

Профессиональные грузчики, услуги по упаковке и распаковке и другие расходы, связанные с переездом, такие как коробки и скотч, часто являются частью пакета услуг по переезду.

• Путешествие к конечному пункту назначения

Компании часто оплачивают транспортные расходы до нового места, включая авиабилеты, стоимость бензина или билеты на поезд.

• Временное жилье

Компании обычно покрывают расходы на 30, 60 или 90 дней краткосрочного проживания; пока сотрудник ищет более постоянное жилье. Это может включать проживание в отеле, временное проживание или корпоративную квартиру.

Вы также должны указать, планируете ли вы покрыть всю стоимость переезда или просто хотите помочь с некоторыми расходами. Однако фактическая стоимость переезда сотрудника зависит от ряда различных факторов, таких как:

• Как далеко пункт конечного назначения? 
• У сотрудника есть семья? 
• Сколько человек переезжает?
• Сколько у них багажа? 
• Каков вес всего этого багажа?

• Медицинские расходы

Если ваш сотрудник переезжает в другую страну, нужно помочь ему получить прививку от коронавируса, которая принимается в новой стране проживания.

Что еще может входить в релокационный пакет?

• Аренда автомобиля, услуги прачечной, телефон и другие непредвиденные расходы, понесенные во время временного проживания.
• Стоимость установки интернета
• Расходы на уборку квартиры
• Ремонт
• Размещение детей в детских садах и школах
• Промежуточные расходы на проживание на новом месте, включая питание и проживание, до тех пор, пока не найдется подходящая квартира.

Работодатели могут адаптировать свои программы переселения, чтобы предложить наиболее конкурентоспособные пакеты для привлечения и удержания талантов. Многие организации назначают штатного менеджера по переезду, который помогает контролировать переезд от начала до конца, или все чаще передают эту сложную работу профессиональной компании по управлению переездом.

Успешные назначения и переводы зависят от привлекательных комплексных пакетов услуг по переезду. Они должны соответствовать целям и задачам организации. Независимо от типа и количества компонентов релокационного пакета наиболее эффективными будут те, которые отвечают потребностям как работодателя, так и работника.

Как используются и выплачиваются пособия на переезд?

Существуют некоторые различия в том, как распределяются, рассчитываются и расходуются пакеты на переселение. Некоторые компании могут просто предложить деньги, которые потребуются для переезда. Хотя это может показаться привлекательным, так как не требует ни времени, ни опыта для расчета и управления релокационным пакетом, у такой схемы есть серьезные минусы. 

Это может быть очень неэффективным с точки зрения налогообложения. А еще перекладывать всю организационную работу на коллегу значит создать стресс, который закономерно влияет на эффективность и производительность труда. Мало того, разовый характер денежных бонусов часто приводит к разногласиям. В конце концов, сотрудники отлично понимают, что сумма выплат у всех разная.

Какая часть расходов на переезд подлежит налогообложению?

Если вы предоставляете перемещающемуся сотруднику какие-либо льготы при переезде, будь то деньги, возмещение расходов на переезд или бронирование билетов на самолет или трансфер, эти деньги и услуги считаются налогооблагаемым доходом.

Какова роль HR в политике релокации сотрудников?

У отдела кадров есть бесчисленное множество задач, когда дело доходит до организации переезда; от утверждения заявок на релокацию до помощи сотруднику в переезде. Именно от работы этого департамента зависит, будет у сотрудника гладкий переезд или повод уволиться сразу же после покупки обратного билета.

Когда дело доходит до переезда сотрудников, HR должен позаботиться о том, чтобы коллега чувствовал себя максимально комфортно. Это касается и HR из города, откуда уезжает сотрудник, и HR города, в который сотрудник приезжает.

Важные нюансы для HR.  Нужно: 

• Разработать пакет услуг по переезду, направленный на устранение и минимизацию нагрузки на сотрудников и персонал отдела кадров.

Релокация должна быть привлекательной для сотрудников!

• Связать работника с персоналом, ознакомленным с необходимостью переезда.

Решение бытовых вопросов снимает большую часть потенциального негатива от переезжающих.

• Как HR может убедить сотрудника переехать?

Это не самая легкая задача. Редко получается легко убедить ваших сотрудников переехать, даже если преимущества кажутся вам очевидными. Открываете ли вы новый офис, набираете персонал в удаленное место или перемещаете всю свою компанию, неважно — переезд может быть сложной задачей даже для самых лояльных сотрудников.

Однако это не значит, что это невозможно. Кроме того, предложение повышения заработной платы или льгот — не единственный рычаг, который у вас есть.

• Выслушайте опасения ваших сотрудников по поводу переезда. Это должно быть первым, что вы сделаете после того, как поднимете тему. Еще до того, как вы расскажете им обо всех преимуществах переезда. Это не значит, что вы также должны с ними соглашаться. Это означает, что вы должны прислушиваться к их опасениям.

• Сообщите своим сотрудникам, что это сложное решение и трудный процесс; также дайте им понять, что это решение стоит принять.

• Вы обнаружите, что они примут решение, которое вы от них хотите, легче и быстрее, если вы сначала выслушаете их страхи и опасения и обговорите их.

• Пакеты релокации хороши как для работодателя, так и для работника?

Большинство компаний хотят сэкономить как можно больше денег в ходе релокации, при этом обеспечивая комфорт сотрудников и их семей. Для компании, конечно, важнее всего готовность приступить к работе как можно быстрее. И, если замотивировать сотрудников, их продуктивность не только не снизится, но и повысится.

А если речь идет о новичках, то многие готовы к переезду, особенно если речь идет о релокации в Москву или Питер.

Советы по составлению политики релокации: 

Определите следующие пункты

• Как ваша компания доводит информацию о преимуществах переезда до сотрудников? 
• Вы предоставляете информацию по электронной почте? Устно? В письме-предложении?

Политика перемещения также помогает стандартизировать процесс перемещения для ваших внутренних команд и перемещаемых сотрудников. Это помогает вашим переезжающим сотрудникам подготовиться к переезду, установить внутренние процессы для распределения льгот; и может даже уменьшить количество вопросов к вам и вашей команде.

• Начните заранее с создания политики релокации

Разработка политики переселения — это не то, что вы можете сделать за одну ночь. Переезд — это мероприятие, которое также включает в себя ряд различных ролей. Написание политики — это только часть процесса.

Вы должны:

1. Получить одобрение от различных групп.
2. Убедиться, что ваши бухгалтера, занимающиеся расчетом заработной платы и/или финансами, готовы распределять преимущества.
3. Сообщить о новой политике HR по найму.
4. Заранее начать выстраивать свою политику релокацию. Прежде, чем вы начнете предлагать сотрудникам переезд, важно убедиться, что ваша компания готова с этим справиться.

• Установите четкие ожидания относительно того, что, когда и кто должен учитывать в политике релокации

Релокация должна рассматриваться как расширение вашей организации. Проработайте стиль письма, которым вы сообщаете эту информацию коллегам. Говорите ясно, понятно и просто.

Политика релокации должна четко сформулировать следующее:

1. Какие льготы предлагаются.
2. Когда сотрудник получит эти льготы.
3. К кому они могут обратиться за помощью.

• Планируйте будущее

Наконец, имейте в виду, что ваша политика релокации может измениться по мере роста вашей компании. Схема, которая работает сейчас, для ваших новых сотрудников может быть неактуальна, особенно когда речь идет о переезде тимлида или одного из руководителей. Будьте гибкими!

Если вы планируете предлагать единовременную выплату, подумайте о том, чтобы установить разные суммы выплат для разных групп ваших сотрудников. То, что новый сотрудник и старший менеджер получают пособие единовременно, не означает, что сумма должна быть одинаковой.