Как пригласить кандидата на собеседование

Содержание статьи

Даже на «горячем» рынке труда найм на открытую вакансию может занять много времени. Среднее время найма на должность инженера составляло 49 дней, а в среднем на работу в сфере ИТ — 41 день в период с июня 2020 года по март 2021 года, согласно исследованию LinkedIn, в котором приняли участие 400 000 человек, нанятых на его платформу. Чтобы быстрее находить лучших кандидатов на открытые должности, рекрутеры должны обеспечить безупречную работу каждой детали найма — от первого контакта до окончательного письма с оффером.

Использование шаблонов электронной почты для найма может значительно сократить время, затрачиваемое на переписку с кандидатами, и улучшить качество общения. Хотя электронное письмо с приглашением на собеседование не совсем сложное, оно является ключевым шагом в привлечении кандидатов и повышении интереса как к вашей открытой должности, так и к компании как потенциальному работодателю.

В этой статье вы найдете обязательные элементы успешного электронного письма с приглашением на собеседование и объясните, как вы можете использовать наши образцы для улучшения опыта кандидата. При использовании шаблона скопируйте и вставьте текст в пустое электронное письмо, замените текст-заполнитель правильными данными и тщательно проверьте его.

Что включить в электронное письмо с приглашением на собеседование

Как правило, рекрутеры выбирают ультраформальное электронное письмо с приглашением на собеседование, в котором просто говорится, что они ознакомились с резюме и портфолио кандидата и хотели бы назначить собеседование. Хотя важно быть ясным и кратким в приглашениях на собеседование, это также отличная возможность создать выдающийся опыт хорошего интервью для кандидата.

Используйте электронное письмо с приглашением на собеседование, чтобы выразить свой интерес к кандидату, подчеркнуть культуру вашей компании и отметить потенциальную ценность соискателя. Предстоящее собеседование — по телефону, онлайн или лично — может стать источником стресса для соискателей, поэтому сделайте все возможное, чтобы они чувствовали себя комфортно и уверенно. Кроме того, не забудьте включить всю информацию, которая может понадобиться для подготовки. Это заставит кандидатов почувствовать, что их ценят, и они увидят в вас действительно заботливого работодателя.

Тема

Укажите, что это приглашение на собеседование в строке темы, чтобы привлечь внимание кандидата, когда он просматривает свой почтовый ящик. Это гарантирует, что ваша электронная почта не будет случайно пропущена и получит быстрый ответ. Если вы работаете с вакансиями через Headhunter, настройка «приглашение на интервью» будет автоматической. А вот в сообщениях в мессенджерах или в LinkedIn лучше все же выделить тему.

Детали

Повторите название должности заранее, даже в теме письма. Соискатели могут претендовать на несколько открытых вакансий в компании, поэтому сообщите им об открытой позиции. Кроме того, еще раз укажите название вашей компании. Это рынок соискателей, и лучшие кандидаты могут выбирать из нескольких элитных работодателей; напомните им, кто вы.

Формат интервью

Объясните, в каком формате будет проходить собеседование, будь то лично, по телефону, посредством видеоконференции или в рамках группового интервью.

Место проведения интервью

Если собеседование проводится лично, укажите адрес своего офиса и либо скриншот его местоположения на карте, либо ссылку на карту с уже вставленным адресом. Для интервью по телефону или видеоконференции укажите номер телефона или ссылку на конференц-зал и код доступа, если это необходимо.

Приблизительная продолжительность интервью

Это особенно важно для интервью с соискателями, которые в настоящее время работают в другом месте и должны планировать собеседование с учетом своего рабочего графика. Дайте кандидату оценку того, сколько времени должно занять собеседование, и подтвердите время начала и окончания, когда запланировано официальное собеседование.

Несколько вариантов даты и времени

Опять же, некоторые из ваших кандидатов, вероятно, в настоящее время работают, а это означает, что им нужно несколько вариантов и уведомление как минимум за несколько дней, чтобы назначить собеседование. Предложение нескольких вариантов даты и времени помогает кандидатам чувствовать себя увереннее при планировании встречи. Еще лучше сделать страничку, где кандидаты могут бронировать желаемое время собеседования. Укажите часовые пояса при обсуждении возможного времени: если речь об удаленке или кандидат недавно перебрался в ваш город, возможно, у него джетлаг.

Сведения об интервьюере

Скажите, с кем будет проходить собеседование и какова их должность — вы даже можете указать ссылку на их профиль в LinkedIn, чтобы помочь кандидатам лучше подготовиться. Кроме того, укажите отношение интервьюера к роли, будь то HR или член команды.

Ваша электронная подпись

Электронное письмо с приглашением на собеседование — важный шаг в продаже роли, пока вы оцениваете пригодность кандидата. По этой причине включите свою профессиональную подпись электронной почты с названием вашей должности и логотипом компании в каждое электронное письмо с рекрутингом, чтобы подчеркнуть свои учетные данные.

Как выделиться с помощью письма с приглашением на собеседование

Предстоящее собеседование может быть стрессовым и источником беспокойства для соискателей. Предоставление дополнительной информации исключительно в интересах кандидата создает впечатление сердобольного работодателя, который ценит своих людей. Это может показаться простым, но именно мелкие детали создают выдающийся бренд работодателя. Включите следующую информацию в электронное письмо с приглашением на собеседование, чтобы привлечь и заинтересовать потенциальных сотрудников:

Укажите, что надеть

Когда дело доходит до личных собеседований, кандидаты хотят выглядеть соответствующе. Кандидату не обязательно носить костюм, если вы айтишники, но требования бывают разные, особенно если дело происходит очень жарким летом. Сообщите им, что уместно с точки зрения вашего офисного дресс-кода, это поможет снять напряжение с решения, что надеть. Отсутствие необходимости беспокоиться о том, как они выглядят, позволяет кандидатам сосредоточиться на разговоре и подчеркнуть свою квалификацию.

Подскажите, как добраться

Кандидаты могут приехать со всей округи для личного собеседования. Не думайте, что они смогут поймать такси. Справочные линии метро, вокзалы, автобусные маршруты, места для велосипедов и парковки в непосредственной близости от вашего офиса — очень важные детали. Предупредить, где можно припарковаться, если ваш офис в центре — серьезный бонус.

Перечислите, что нужно взять с собой

В идеале ваши лучшие кандидаты придут полностью подготовленными к собеседованию на месте. Однако, если есть какие-либо неочевидные вещи, сообщите заранее. Паспорт, для удаленщиков заранее отправленное портфолио, в некоторых случаях документы об образовании — все считается. И да, если интервью проходит онлайн, а вам потребуется что-то документальное от кандидата, тоже скажите заранее.

Темы для обсуждения

Оптимизируйте беседу и помогите интервьюеру найти нужную информацию, предоставив кандидату список тем, которые нужно поднять или подготовить к обсуждению. Укажите, о чем собеседование, например, о том, чтобы лучше узнать кандидата или обсудить недавний запуск продукта. Опять же, ваша цель — просто успокоить кандидатов, чтобы они чувствовали себя уверенно, входя в ваш офис.

Следующие 11 шаблонов помогут вам отправлять безупречные и привлекательные электронные письма с приглашением на собеседование кандидатам на каждом этапе процесса найма.

Электронное письмо с официальным приглашением на собеседование

Каждое отправляемое вами электронное письмо с целью рекрутинга должно соответствовать голосу и тону вашего бренда работодателя. Если случайные разговоры не в вашем стиле или вы переписываетесь с более опытными кандидатами на руководящие должности, используйте следующий шаблон, чтобы официально пригласить кандидата на собеседование.

Тема сообщения: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Приглашение на собеседование
Уважаемый [ИМЯ],
Спасибо за вашу заявку на должность [ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Мы хотели бы пригласить вас на собеседование на роль [ВАКАНСИЯ]. Всего интервью продлится [ДЛИТЕЛЬНОСТЬ ИНТЕРВЬЮ].
Пожалуйста, ответьте на это письмо напрямую, сообщив о своей доступности в следующие даты и время:
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами.
Искренне,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ]

Обычное приглашение на собеседование по электронной почте

Если вы молодая компания, которая может похвастаться культурой стартапов, продемонстрируйте это, выбрав более неформальное приглашение на собеседование. Каждый этап собеседования — это возможность продемонстрировать свою культуру и основные ценности, так что не стесняйтесь. Опять же, ваш голос и тон должны быть одинаковыми во всех аспектах — от страницы с карьерой до шаблонов электронной почты для рекрутинга. Для менее формальных электронных писем с приглашением на собеседование используйте следующий шаблон.

Строка темы: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Доступность интервью
Привет, [ИМЯ],
Спасибо, что подали заявку на вакансию [ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы внимательно рассмотрели материалы вашей заявки и рады пригласить вас на собеседование на эту роль!
Ваше интервью будет проводиться [ФОРМАТ] и продлится примерно [ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ИНТЕРВЬЮ]. Вы будете говорить с [ИНТЕРВЬЮЕРОМ], нашим / нашей [ДОЛЖНОСТЬ ИНТЕРВЬЮЕРА] здесь, в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
Пожалуйста, сообщите нам, какой временной слот удобнее:
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
Еще раз спасибо за ваш интерес присоединиться к команде [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]! Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами.
До встречи,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

Холодное письмо на электронную почту

Если вы столкнулись с действительно отличным потенциальным сотрудником при поиске кандидатов, вы можете немедленно поговорить с ним, особенно если он занимает востребованную должность, например, инженера-программиста или разработчика. Используйте следующий шаблон, когда впервые обращаетесь к кандидату, чтобы пригласить его на собеседование.

Тема сообщения: [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ] Вакансия в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ],
Мы нашли ваш профиль на [ВЕБ-САЙТ/ИСТОЧНИК] и заинтересовались вашей недавней работой в [СФЕРА]. Я рекрутер в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и мы ищем [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ], на которую, я думаю, вы бы хорошо подошли.
Я хотел/а бы услышать больше о вас и рассказать вам о роли. Вы свободны на этой неделе для быстрого 15-минутного звонка? Я доступен/на в следующее время:
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
Пожалуйста, дайте мне знать, если вам подходит время.
С нетерпением жду Вашего ответа,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ]

Письмо с приглашением на интервью с помощью видеоконференции

Запрашивая видеоинтервью, отправьте приглашение на собеседование заблаговременно, чтобы кандидат мог планировать соответствующим образом без лишнего стресса.

Используйте следующий шаблон, чтобы отправить приглашение на видеоинтервью. После того, как вы подтвердите дату и время, не забудьте указать ссылку на конференц-зал и любую информацию о доступе, которая потребуется для участия в интервью.

Строка темы: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Доступность видеоинтервью
Привет, [ИМЯ],
Спасибо, что подали заявку на вакансию [ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].
После рассмотрения вашей заявки мы хотели бы пригласить вас на собеседование с [ИНТЕРВЬЮЕРОМ], нашим [ДОЛЖНОСТЬ ИНТЕРВЬЮЕРА].
Чтобы мы могли лучше узнать вас, интервью будет проводиться по видео с использованием [ПЛАТФОРМА ВИДЕОКОНФЕРЕНЦИЙ] и продлится в общей сложности около [ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ИНТЕРВЬЮ].
Мы хотим, чтобы вы могли планировать соответствующим образом, поэтому мы предоставили список вариантов даты и времени на следующей неделе. Пожалуйста, посмотрите и дайте нам знать, какая дата лучше для вас.
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
[ДЕНЬ, ДАТА – ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС]
Мы с нетерпением ждем продолжения разговора.
Успехов,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ]

Электронное письмо с приглашением на собеседование с рекомендованным кандидатом

Направленные кандидаты — это мечта технического рекрутера — они проверены, квалифицированы и, скорее всего, знают о вашей компании. То, как вы приглашаете рекомендованного кандидата на собеседование, должно следовать структуре, аналогичной любому из предыдущих шаблонов, но с большей персонализацией. Используйте следующий шаблон электронной почты при использовании реферальной программы для сотрудников, чтобы отправить приглашение на собеседование.

Строка темы: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: [ДОЛЖНОСТЬ] Возможность пройти собеседование
Привет, [ИМЯ],
Я [ВАША ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и в настоящее время мы ищем [ОТКРЫТАЯ ДОЛЖНОСТЬ], чтобы присоединиться к нашей команде. [КОНТАКТНОЕ ИМЯ] очень высоко оценил ваши [НАВЫКИ] и порекомендовал вас на эту роль.
Я ознакомился/лась с некоторыми вашими работами в Интернете, и, учитывая ваш опыт, я думаю, что вы отлично подходите на эту роль. Это отличная возможность узнать больше о [ВАШЕЙ ОТРАСЛИ] вместе с амбициозной командой.
Я хотел/а бы услышать больше о вас и поговорить с вами о роли. Свободны ли вы для 15-минутного телефонного звонка завтра?
Дай мне знать!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ]