Управление IT персоналом

Текучка кадров на рынке труда неизбежна. Сотрудники переводятся в другие отделы, переезжают, меняют сферу деятельности или принимают оффер другой компании, потому что им интереснее другие проекты, программа мотивации, развитие либо возможность обучения. У каждого сотрудника должна быть возможность развиваться, пусть и не в этой компании.

В идеале хочется расстаться мирно. Кандидатов и сотрудников нужно беречь. Но процесс увольнения, особенно первый, может быть неприятным для обеих сторон, и люди часто покидают компанию с чувством неудовлетворенности и неуважения к себе. Нематериальной службы на рынке труда недостаточно, это ошибки предприятия, недостаточно мотивации. Да и негативного отношения к работодателю из-за недосказанностей тогда не избежать, а впереди — управление персоналом, найм новых кандидатов и развитие бизнеса, что лучше не основывать на черном пиаре. Соответственно, главное определение такое — это процесс расторжения договора, в который входят пакет документов, построение новых информационных и корпоративных схем работы и их тестирование, проведение выходного интервью. В этой статье рассказываем, как улучшить первый офбординг и управление персоналом.

Offbording management

Процесс трудоустройства и его объем, как и управление персоналом, похожи на морское путешествие — сотрудники присоединяются к организации, развиваются вместе с компанией несколько лет и однажды увольняются. Кому-то не хватает знаний, кому-то сложно со списком требований, кого-то выдавливает система, у кого-то отсутствует мотивация продолжать работу. На рынке труда происходит разное развитие бизнеса.

О значимости периода адаптации рассказано достаточно: когда новенький приходит в компанию, его знакомят с командой, корпоративной культурой, инструментами и базой знаний организации, чтобы он был готов к успеху в своей новой роли. Обучение может пройти быстро, может занять какое-либо время, и вот начинаются трудовые будни. Дальше — рано или поздно это происходит — вам приносят заявление «по собственному желанию» или по мнению работодателя компании с коллегой больше не по пути. Здесь и вступает HR-отдел и их технологии. Нужно грамотно и вежливо помочь уже бывшему сотруднику передать задачи, дать и получить обратную связь. Мотивация ясна — вы же не хотите спустя пару лет после увольнения специалиста писать ему с просьбой провести обучение для новичка или сдать пропуск. Подумайте, какой это вред для информационных бизнес-процессов на рынке труда и в корпоративной среде! Это и дорого, деньги, результат непредсказуем, а уж развитие бизнеса.

Зачем нужно разобраться в этом?

Точный процесс того, как и когда увольнять сотрудника, будет зависеть от размера вашей компании, должности бывшего подчиненного и характера его ухода. Наш основной чек-лист поможет соблюсти все формальности, убедиться в эффективности управления персоналом и остаться в выигрыше.

Offbording помогает:

— Пункт первый. Предотвратить юридические проблемы. В этой области шутки плохи. Это могут быть споры по нарушению трудового законодательства, компенсации за неправомерное увольнение. Конкуренция в IT велика — желательно разобраться с документами заранее, чем потом просчитывать возможность потенциальных рисков и затрат.

Что делать:

Задокументируйте расторжение контракта: попросите подписать официальное заявление для вашего учета. Документация это гарант безопасности как бизнеса, так и управления командой.
Обратитесь к юристу и бухгалтеру, чтобы сформировать компенсационные, льготные и налоговые документы.
С помощью бухгалтерии сделайте расчет заработной платы. Уточните, не возникало ли у вашей компании финансовых проблем с выплатами? Этот фактор может повышать конфликты и в целом имеет место быть. Пока востребованы менеджмент и маркетинг на рынке самых разных вакансий, следует повышать, например, бюджет.
Желательно облегчить себе и кадровикам жизнь и, например, автоматизировать документооборот, но если вы еще не готовы, хотя бы внимательно проверяйте журнал отдела кадров.

— Снизить риски безопасности и защитить разработанные вами технологии. Нужно вернуть активы компании и лишить бывших сотрудников доступа к учетным записям компании.

Что делать:

Просмотрите контракты и соглашения о неразглашении: проведите окончательную проверку трудового договора. Убедитесь, что все в порядке.
Позаботьтесь о безопасности данных: заблокируйте профиль сотрудника во всех CRM и других внутренних системах. Закройте доступ к конфиденциальной информации компании. Смените пароли к любым значимым учетным записям.
Настройте доступ так, чтобы письма и звонки коллег из других отделов или клиентов направлялись новому сотруднику или тому, кто на время взял на себя задачи.
Обновите организационные схемы в документообороте и бизнес-процессах. Не создавайте путаницу для тех, кто еще не знает о самых кадровых перестановках. Помните, делопроизводство функционирует медленно, программ много. У кадрового отдела есть минусы. А вы руководитель программ и компании.
Создайте новый график смен и отпусков.
Верните оборудование компании, проверьте список требований с работника. Это могут быть:

Пропуск
Ноутбук
Смартфон
Ключи от офиса
Разрешение на парковку
Кредитные карты компании
soft
Agile

— Подстраховать команду на время поиска кандидата.

Что делать:

Как руководитель обсудите процесс передачи корпоративных обязанностей коллеги с тимлидом. Продумайте, будет ли увольняющийся специалист участвовать в процессе обучения и развития новенького. Дефицит наставничества плохо скажется на соискателях и стратегии рекрутмента в айти. Кому-то нужно учить и учиться.
Сообщите корпоративной команде: не позволяйте сплетням опередить вас. Следите за реакцией и потребностями персонала — важно, чтобы уход одного человека не создал коллапса всей системы! Карьера бывает разная, если вы выгнали топ-менеджера, без последствий не обойтись.
Определите, кто будет заменой: кто возьмет на себя чужие задачи? Как будет происходить управление новыми тасками программ — будет ли работа распределена между несколькими людьми? Были ли у специалиста уникальные навыки, особенности и компетенции, которых не хватает у остальной корпоративной команды?
Попросите собрать любую информацию или файлы, к которым потребуется доступ, включая пароли и учетные записи. Проверьте, не срывается ли спринт? Уточните, сколько увольняющийся сможет доработать — две недели или чуть больше? Это важные темы для обсуждения, от них зависит результат сотрудничества с покидающим вас разработчиком.
Организуйте записи, файлы и профессиональные материалы для обучения: сотрудник должен подготовить и систематизировать любую корпоративную информацию по бизнесу и документы, которые он будет передавать замещающему лицу. Посоветуйте четко маркировать файлы: так легче найти нужное.
Опросите персонал: как им развитие в вашей компании? Проходят ли они курсы повышения квалификации, Онлайн-обучение? Достаточны ли их знания? Все ли в порядке с точки зрения управления человеческими ресурсами? Нужно уметь управлять персоналом в ИТ, без понимания специфики сферы никуда.

— Получить оценку и улучшить условия труда для персонала;

Что делать:

Запланируйте exit-интервью: выделите время для корпоративной встречи с сотрудником. Вы сможете понимать, как эффективно управлять IT-персоналом, добавить мотивации данной корпоративной команде и развить как их, так и свои навыки и компетенции. Ведь это один из современных skills эйчара.
Обсудите как руководитель со специалистом его опыт в компании. Оценка труда важна и развитие и подкрепление корпоративного опыта тоже — потрудитесь рассказать о положительных и отрицательных впечатлениях, обсудить карьерные планы и, конечно, пожелать удачи. Взаимодействие с персоналом — залог успешной работы как кадрового отдела, так и компании.
Предложите найти онлайн-курсы ИТ рекрутинга.

Важно сохранить репутацию компаний и повысить ценность бренда и бизнеса. Бывший первый коллега может порекомендовать вашу организацию для трудоустройства программистов и других айтишников, может вернуться сам — или стать потенциальным партнером в смежной или данной сфере. Умение выстраивать хорошие отношения и вкладываться в их развитие в любых обстоятельствах — один из самых эффективных вкладов в человеческие ресурсы, который может сделать бизнес-компания. Еще, конечно, продукт, но при данной консалтинговой теории эта версия нерелевантна. Нужно уметь этим пользоваться, тогда мир придет в движение. Будет развитие корпоративной культуры.

Хотя это требует дополнительных усилий и первый переход к оптимизации э сотрудничества выглядит сложно, вознаграждение того стоит. Аналитика и исследование в Aberdeen Group обнаружили, что компании, которые инвестировали в offbording, продемонстрировали высокий уровень удержания и вовлеченности специалистов. Принципы HR-процессов должны развиваться. Объем процессов не так и велик — нужно лишь формировать бюджет и учиться развивать мышление лидерства. Это не просто, но необходимо. Человек, который прислушается, сможет устроиться в ИТ и сделать карьеру. Возможно, не хватает обучения и мотивации, но мотивации можно добавить, есть соответствующая программа и новые проекты, мои рекрутеры уже идут ответ. Мы расскажем об этом в следующей статье.

Как правильно попрощаться с сотрудником?

Если расторжение контракта добровольное, дело упрощается. Но если компания решила расторгнуть трудовой договор, нужно помочь подчиненному адаптироваться к новым условиям.

Сообщайте об увольнении лично. Рассылки с информацией о сокращении штата по e-mail — дурной тон. Да и средняя вероятность того, что кто-то из персонала выложит такое письмо в сеть, очень велика.
Если это возможно, предложите испытательный срок — определите круг задач, по итогам которых будет приниматься окончательное решение.
Не начинайте и не заканчивайте сообщение об увольнении с негатива. Похвалите за тот вклад, который сотрудник принес компании — и только потом сообщите о вашем решении. Скажите комментарий мягко. Не забывайте — все справляются со стрессом по-разному.
Не распространяйте сплетни о причинах увольнения — этот поступок не только испортит репутацию компании, но и может заставить оставшийся персонал задуматься о вашей этичности. Но замалчивать факт ухода — тоже не выход, особенно если речь идет о компаниях с небольшим штатом. Слухи распространяются быстро.
Напишите рекомендационное письмо. Это — хороший способ продемонстрировать свою лояльность.
Дайте возможность попрощаться. Часто напоследок устраивают внутренние мероприятия с пиццей и добрыми пожеланиями. Если первый специалист проработал несколько лет и уходит без скандала, это более чем уместно.

Как провести exit-собеседование?

Этап 1. Решите, кто проводит интервью.

Есть тенденция забыть про интервью или сделать его коротким — это плохая идея в it-сфере. А если надо проводить, то как? Надо выстроить схему: кто и как будет проводить условное собрание.

Бывает по-разному: интервью может проводить начальник, тимлид, HR-специалист, рекрутер или первый тренер. Если, к примеру, сотрудник заявляет, что дело в тимлиде, лучше предложить провести выходное интервью человеку с более нейтральной позицией как персонал. Но проверенный разработчик, который всегда был на хорошем счету, точно заслуживает внимания начальства. Если, к примеру, атмосфера очень некомфортная или у вас удаленная работа, проведите интервью онлайн. Важно, чтобы любая ситуация шла на пользу управлению персоналом, а персоналу важно, чтобы было финансирование и комфорт.

Этап 2. Подготовка к интервью

Очевидный факт: все сотрудники разные. Поэтому готовьтесь к каждому exit-интервью: продумайте список вопросов, просмотрите задачи и последние проекты подчиненного. Важна оценка трудового опыта — проверьте его KPI и другие показатели, выполнялись ли они? К примеру, было ли у разработчика понимание бизнеса и продукта? Если все было замечательно, вы можете попробовать нанять его снова в перспективе. Это не слишком редкий случай, хотя и не системный. Возможно, ему просто нужно предложить дополнительные бонусы и льготы. Еще стоит отслеживать дальнейшую судьбу программиста. Карьера, успехи, методы работы. Мои рекрутеры советуют делать так.

Отключите оповещения на смартфоне и проводите интервью наедине.

До интервью предложите сотруднику письменную анкету, используя HR-аналитики. Вопросы должны быть общими; хороший тон — предложить оценить работу, задачи, уровень заработной платы, отношения в коллективе айтишников. Можно говорить о нейтральных вещах, например, не вспоминая косяки с работы. Должен быть комфорт в диалоге.

Этап 3. О чем важно помнить на самом интервью.

Дайте понять, что exit-интервью конфиденциально: уточните, можно ли поделиться опытом с руководством. Не разглашайте личную информацию, которую вы услышите — этот сотрудник может в будущем стать вашим партнером или пожелать вернуться в бизнес в другом качестве. В IT-рекрутинге случается всякое. Вдруг это будет внезапный рост внутри компании. Карьера — вещь сложная, проблемы могут возникнуть у каждого. HR как никто другой должен быть понимающим.

Слушайте внимательно. Важно принять первый опыт человека и воздержаться от оценки.

Ключевые вопросы на интервью:

Почему вы решили покинуть компанию?
Что вы думаете о нашем бизнесе? Вам кажется перспективным его развитие?
Как вы представляете грамотное управление персоналом?
Что, по вашему мнению, стоит исправить для большей эффективности работы команды и эйчаров?
Как мы можем добавить мотивации работать именно с нами?
Возникали ли проблемы адаптации в компании?
Как работает наша система наставничества?
Как вы оцениваете развитие в команде?
Что вам больше всего нравилось в работе здесь?
Достаточно ли вам было знаний, навыков и информационных компетенций во время работы?
Развивались ли ваши скиллы за время работы с нами?
Предоставлялись ли курсы повышения квалификации?
Не могли бы вы дать совет кандидату, которого мы наймем на вашу должность?
Что о вашей должности нужно знать IT-рекрутеру?
Как сейчас поживает ваша карьера?
Как вы оцениваете работу HR-аналитика, HR-менеджера, HR-директора, HRD, топ-менеджеров и кадрового отдела?
Можем ли мы оставить ваше резюме в резерве?

Не задавайте личных вопросов и не переходите к обвинениям, даже если сталкиваетесь со слишком негативной реакцией. Помогите сохранить лицо во время неприятной ситуации и, конечно, сохраняйте его сами.